Wpisy w kategorii: Wiedza

Internacjonalizacja to skuteczny sposób na przyspieszenie rozwoju firmy. Rozszerzenie działalności na rynki zagraniczne wiąże się jednak z licznymi wyzwaniami, dlatego przed przystąpieniem do sprzedaży za granicą konieczne jest dokładne przeanalizowanie wielu kwestii i opracowanie rzetelnego planu eksportu.

Aby skutecznie wejść na nowy rynek, należy m.in.:

• zidentyfikować najbardziej efektywne kierunków ekspansji z punktu widzenia potencjału firmy i posiadanej oferty produktowej,
• przeanalizować sytuację na rynku i potencjalne bariery wejścia,
• stworzyć indywidualną koncepcję marketingową, uwzględniającą optymalne kanały dystrybucji i promocji,
• zaplanować budżet i harmonogram działań.

Przygotowanie do eksportu obejmuje, więc szereg czynności, których przebieg i efekty mogą zadecydować o sukcesie bądź porażce przedsięwzięcia. Wskazane wyżej aspekty powinny zostać szczegółowo sprecyzowane w ramach planu eksportu, który w maksymalnym uproszczeniu możemy sprowadzić do trzech obszarów: badania rynku, opracowania strategii marketingowej oraz przygotowania harmonogramu działań.

Badanie rynku

Pierwszym krokiem powinno być dogłębne zweryfikowanie rynku i potencjału biznesowego – po to, by sprawdzić, czy nasze wyobrażenia o kierunku ekspansji pokrywają się z rzeczywistością. Zacznijmy od uwarunkowań makroekonomicznych występujących na danym rynku geograficznym, w tym również uwarunkowań prawnych i administracyjnych dotyczących eksportu danego typu towaru. W ramach tego etapu przeanalizujmy też dynamikę rozwoju branży i występujące na rynku trendy.

Następnie zdefiniujmy grupę docelową i segment rynkowy (tzw. targetowanie), do którego kierować będziemy nasz produkt. Odpowiedzmy sobie na pytania, co wpływa na podejmowane przez klientów decyzje zakupowe? Jakie są ich potrzeby, preferencje i mentalność? Czy mamy pewność co do popytu na nasz produkt?

Skoncentrujmy się także na konkurencji, nie tylko bezpośredniej, ale i rozwiązaniach zbliżonych funkcjonalnie bądź potencjalnych substytutach, które mogłyby sprawić, że nasz produkt zniknie wśród bogatej oferty firm o podobnym profilu działalności.

Następnie przeanalizujmy możliwości dystrybucji, uwzględniając różne kanały sprzedaży, kwestie logistyki czy polityki płatności.

Strategia marketingowa

Będąc przekonanym o atrakcyjności wybranego rynku docelowego, jak i własnej sile przebicia, przystąpmy do kolejnego etapu, jakim jest opracowanie strategii marketingowej. Opierając się na najbardziej popularnej koncepcji marketingu-mix zaproponowanej przez McCarthy’ego, 4P, należy rozpatrzeć następujące 4 elementy.

1. Produkt – zastanówmy się, czy nasz produkt spełnia oczekiwania odbiorców, a przekaz marki zostanie właściwie odebrany. Bądźmy czujni, bo nawet jeżeli w naszym kraju udało nam się trafić w gusta klientów i szybko zyskać na popularności, to nie jest to jednoznaczne z sukcesem za granicą!

Warto się zastanowić, czy istnieje konieczność dostosowania produktu (np. etykiet i rodzaju opakowań) do prawnych wymagań, systemu dystrybucji czy norm bezpieczeństwa w danym kraju, bądź zmodyfikować nazwę czy logo marki.

Niejednokrotnie, konieczność odejścia od standaryzacji produktu i adaptacja marki, wynika z różnic językowych czy kulturowych – na pewno każdy kojarzy językowe faux pas niemieckiego OSRAM, włoskich kosmetyków Pupa, bądź niefortunnego przykładu marki samochodu Chevrolet Nova (w krajach hiszpańskojęzycznych oznaczającego „nie jedzie”).

1. Cena – dość powszechnym stereotypem jest, że aby szybko wejść na rynek i sprzedać produkt, należy zaoferować najniższą cenę. Tymczasem polityka cenowa musi być dostosowana do danego rynku i zasobności portfeli nabywców. Jednocześnie produkt musi przynosić zysk, więc nie może być sprzedawany poniżej kosztów wytworzenia (pomijając fakt, że dumping cenowy stanowi naruszenie zasad uczciwej konkurencji).

Najogólniej ujmując, cena powinna być „konkurencyjna”, czyli odpowiednia do oferowanej jakości i stosunkowo nie odbiegająca od cen oferowanych przez najbliższą konkurencję. Oczywiście przyjęta polityka zależy również od wybranej strategii pozycjonowania marki – kreując produkt na unikatowy czy wręcz luksusowy możemy ustalić wyższą cenę, co paradoksalnie może się przyczynić do poprawy wizerunku oferty i zwiększenia sprzedaży.

1. Dystrybucja – należy przeanalizować różne kanały sprzedaży i dotarcia do klienta, w tym eksport pośredni i bezpośredni, licencjonowanie, produkcję na zamówienie, przedsięwzięcia Join Venture czy uruchomienie filii zagranicznej.

Wybór kanału dystrybucji zależy przede wszystkim od specyfiki oferty produktowej, możliwości i pozycji firmy czy posiadanych międzynarodowych kontaktów biznesowych. Z punktu widzenia niedoświadczonego producenta, uznać można, że najmniej ryzykownym rozwiązaniem jest sprzedaż z wykorzystaniem usług pośrednika tj. podmiotu trzeciego (partnerów, dystrybutorów, hurtowni, sklepów itd.). Wówczas kluczowym zadaniem działu handlowego jest dotarcie do potencjalnych partnerów biznesowych, z którymi możliwe będzie nawiązanie trwałej współpracy.

1. Promocja – prawdopodobnie najszerszy z aspektów, często niedoceniany i spychany na margines z uwagi na największe uzależnienie od posiadanego budżetu.

Należy jednak pamiętać, że działania promocyjne są kluczowe w początkowej fazie wchodzenia na rynek i decydujące dla budowy pozytywnego wizerunku marki produktowej, zaistnienia w świadomości potencjalnych odbiorców (w szczególności, gdy wdrażamy dedykowane rozwiązanie, a nie markę korporacyjną, która jest już rozpoznawalna chociaż w Polsce) oraz pobudzenia chęci zakupu produktu poprzez zwiększanie zainteresowania ofertą. W kontekście wskazanego elementu należy opracować spójną koncepcję marki i rozpatrzeć m.in. promocję sprzedaży, reklamę czy działania PR.

Harmonogram działań

Ostatnim, choć nie najłatwiejszym etapem, jest stworzenie, w oparciu o wszystkie zidentyfikowane czynniki, realnego i konkretnego planu działania – uwzględniającego szczegółowy harmonogram oraz kosztorys dopasowany do naszych możliwości finansowych. W tym przypadku ważne jest racjonalne zaplanowanie zadań w czasie i odpowiednie dysponowanie środkami finansowymi.

Podsumowując, koncepcja wejścia na nowy rynek wydaje się banalnie prosta. Pytanie tylko jak przedsiębiorstwo (bez względu na swój staż w branży) ma dokonać szczegółowego rozeznania nowego rynku? Porównać swoją ofertę z konkurencją i poznać preferencje odbiorców? Jak nawiązać kontakty z potencjalnymi kontrahentami, będąc np. po drugiej stronie globu?

Wszyscy wiemy, że problemom należy stawiać czoła, tj. najlepiej skonfrontować swoje wyobrażenia z rzeczywistością. Jednym z najbardziej efektywnych działań, które może podjąć podmiot rozważający ekspansję zagraniczną, jest udział w międzynarodowych wydarzeniach gospodarczych tj. targi branżowe, wystawy, misje gospodarcze, ale też konferencje czy szkolenia organizowane w wybranym kraju docelowym.

Osobisty udział we wskazanych imprezach (nie tylko jako wystawca, ale i zwiedzający) jest doskonałym rozwiązaniem pozwalającym na to, aby w jednym miejscu i czasie poznać specyfikę danego rynku, firmy, które na nim działają, dowiedzieć się o trendach wśród odbiorców, bezpośrednio zbudować sieć kontaktów poprzez spotkania B2B czy zweryfikować potencjalnych partnerów biznesowych i możliwości dystrybucji.

Aktywność ta, w połączeniu z działaniami promocyjnymi dedykowanymi na dany rynek zagraniczny (w szczególności pozaeuropejski), pomimo wymiernych korzyści wiąże się jednak z koniecznością poniesienia stosunkowo dużych nakładów finansowych.

Jak zdobyć dofinansowanie?

Przedstawiony obszar działań, czyli koszty w zakresie umiędzynarodowienia i wypromowania marki produktowej na rynkach docelowych, może zostać dofinansowany w ramach krajowego konkursu 3.3.3 Wsparcie MŚP w promocji marek produktowych – Go to Brand.

Konkurs jest atrakcyjny dla podmiotów z niemal wszystkich branż – począwszy oferty modowej i meblowej, poprzez części samochodowe i lotnicze, budowę i wykańczanie budowli na farmaceutyce czy polskich specjalnościach żywnościowych kończąc. Wynika to zarówno z potencjału polskich marek, jak i faktu, iż maksymalny dopuszczalny poziom dofinansowania wynosi aż do 85% kosztów kwalifikowanych projektu (pomoc de minimis dla mikroprzedsiębiorcy). Nabór trwa do 11 marca.

Gorąco polecam każdemu, kto rozważa rozpoczęcie eksportu bądź planuje ekspansję na nowe rynki zagraniczne! Chętnie pomożemy w przygotowaniu dokumentacji aplikacyjnej i wesprzemy w całym procesie pozyskiwania dotacji.

Głównym wyzwaniem przy rozliczaniu dotacji są postępowania ofertowe. To od poprawności ich realizacji zależy, czy zostanie wypłacone pełne dofinansowanie. Podpowiadam, jak zadbać o poprawność opisu przedmiotu zamówienia w zapytaniu ofertowym – które może przysporzyć wielu kłopotów.

Przede wszystkim jednoznaczność

Częstym problemem treści zapytań ofertowych jest brak jednoznaczności w opisie przedmiotu zamówienia – w tym w opisie jego parametrów oraz funkcjonalności. A jednoznaczność jest tu kluczowa, gdyż musimy wykazać, że chcemy zakupić dokładnie ten środek trwały (lub tę wartość niematerialną i prawną, lub zlecić prace budowlane), na który zostało przyznane dofinansowanie.

Dlatego to na Beneficjencie spoczywa obowiązek właściwego opisania przedmiotu zamówienia. Powinien on być jasny, jednoznaczny i wyczerpujący. Co to oznacza w praktyce? To, że powinien zawierać wszystkie parametry i funkcjonalności wskazane w dokumentacji aplikacyjnej oraz definiować je w sposób możliwie jednoznaczny.

Musimy więc unikać sformułowań „około”, „na przykład” czy „mniej więcej”. Wprowadzają one pewien przedział dopuszczalności, co w rezultacie może spowodować, że zaoferowany zostanie przedmiot zamówienia o parametrze niższym niż podanym na moment aplikacji, co skutkować może korektą finansową.

W takich przypadkach wskazane jest zastosowanie określeń, które wyraźnie wskażą, że dany parametr ma być spełniony – np. „minimum” lub „typu”.

W taki sposób powinniśmy zastępować wybrane sformułowania takimi, które są dopuszczalne i jednocześnie zapewniają zakup przedmiotu zamówienia o parametrach nie gorszych od zadeklarowanych w momencie aplikacji o dofinansowanie.

Co ze znakami towarowymi lub patentami?

Wiele aktualnie prowadzonych programów ogólnokrajowych lub regionalnych jest poświęcona innowacjom. Dlatego w dokumentacji aplikacyjnej może pojawić się przypadek, gdy do planowanego zakupu założono maszynę, której pewne rozwiązania lub funkcjonalności są chronione prawnie – czyli znakiem towarowym lub patentem.

Zgodnie z Wytycznymi w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach EFRR, EFS oraz FS na lata 2014-2020*, opis przedmiotu zamówienia nie może zawierać odniesień do znaków towarowych, patentów lub pochodzenia, źródła lub szczególnego procesu, który charakteryzuje produkty lub usługi dostarczane przez konkretnego wykonawcę, jeżeli mogłoby to doprowadzić do uprzywilejowania lub wyeliminowania niektórych wykonawców lub produktów.

Jednak z założeń projektu wynika, że niezakupienie tej konkretnej maszyny może spowodować niezrealizowanie opisanej w aplikacji innowacji – co wiązać się będzie z koniecznością zwrotu dofinansowania.

Co możemy w takim przypadku zrobić? W takich szczególnych sytuacjach, jak opisana powyżej, dopuszcza się sporządzenie opisu przedmiotu zamówienia zawierającego znaki towarowe, patenty lub odniesienia do konkretnych marek, rozwiązań, procesów – jeżeli niemożliwe jest opisanie przedmiotu zamówienia w wystarczająco precyzyjny i zrozumiały sposób.

Należy jednak pamiętać, że takie parametry należy zestawić ze słowami „lub równoważne”.

Powyższy zapis wskazuje, że wymagany jest konkretny rodzaj technologii, ale nie ogranicza on konkurencji. Dopuszcza bowiem technologie równoważne, które muszą zapewnić funkcjonalności i rezultaty nie gorsze niż wspomniana technologia.

Co ważne, w przypadku skorzystania z możliwości zastosowania takich sformułowań, nie można odrzucić oferty jako niezgodnej z zapytaniem ofertowym, jeżeli potencjalny wykonawca udowodni w swojej ofercie, że proponowane rozwiązania w równoważnym stopniu spełniają wymagania określone w zapytaniu ofertowym.

Wielkość parametrów w zapytaniu – czy mogą być niższe?

Pomimo deklaracji w dokumentacji aplikacyjnej dotyczącej parametrów kupowanych przez nas środków trwałych, często zastanawiamy się, czy możemy kupić inną maszynę –  o mniejszych lub większych parametrach.

Co do zasady, przy konstruowaniu opisu przedmiotu zamówienia wszystkie parametry i funkcjonalności wpisane w dokumentacji aplikacyjnej są obligatoryjne i należy je traktować jako minimalne. To znaczy, że nie wolno dokonać zakupu sprzętu, który będzie gorszy pod względem parametrów i funkcjonalności.

Wynika to z faktu, że Wnioskodawca we wniosku o dofinansowanie musi przedstawić konkretne cechy, parametry i funkcjonalności planowanych do zakupu elementów projektu wraz z uzasadnieniem. Na tej podstawie jest oceniany wniosek i zostaje przyznane dofinansowanie. Dlatego zakup urządzeń o gorszych parametrach jest traktowany jako realizacja projektu niezgodnie z założeniami i skutkuje korektą finansową.

Są jednak przypadki, w których zakup maszyny innej (często mniejszej) staje się uzasadniony. Może stać się tak w sytuacji, gdy maszyna nie była dostępna na rynku w momencie pisania wniosku, a – pomimo na przykład mniejszej przestrzeni roboczej czy innych parametrów – wciąż jest wystarczająca.

A dokładniej – zapewnia rezultaty nie gorsze niż pierwotnie założona maszyna oraz spełnia wszystkie założenia innowacyjności (jeżeli maszyna była wpisana w opinii o innowacyjności jako element innowacyjny). Wówczas możemy zakupić takie urządzenie – ale po wcześniejszym uzyskaniu zgody Instytucji Zarządzającej danym programem na taką zmianę.

Ochrona tajemnicy przedsiębiorstwa

W projektach traktujących o innowacjach wdrażanych w przedsiębiorstwach istotnym zagadnieniem jest tajemnica przedsiębiorstwa. O ile dokumentacja aplikacyjna jest obwarowana ochroną zawartej w niej treści, tak zapytanie ofertowe jest dokumentem ogólnie dostępnym i upublicznianym np. w Bazie Konkurencyjności. Co w takim razie zrobić, aby uchronić się przed koniecznością publikacji informacji, które są istotne z punktu widzenia złożenia oferty przez oferentów i jednocześnie stanowią „know-how” firmy?

Z pomocą przychodzi możliwość ograniczenia części opisu z zapytania. Polega ono na wyłączeniu z opisu części stanowiącej tajemnicę przedsiębiorstwa i publikacji zapytania w „uproszczonej” formie. Wyłączoną część jesteśmy zobowiązani udostępnić potencjalnym oferentom, którzy zobowiązali się do zachowania poufności.

W praktyce wygląda to tak: załącznikiem do zapytania staje się umowa poufności, którą każdy oferent jest zobowiązany podpisać i odesłać zamawiającemu, jeżeli chce uczestniczyć w przetargu i zapoznać się z całością opisu przedmiotu zamówienia.

W przypadku odmowy podpisania umowy o zachowaniu poufności, nie mamy obowiązku udostępniania pełnego opisu. W taki sposób unikamy publikacji informacji stanowiących tajemnicę firmy, natomiast sami oferenci, na mocy podpisanej umowy, zostają zobligowani do zachowania poufności w przypadku otrzymania wyłączonej części opisu przedmiotu zamówienia.

Kod CPV – co to takiego?

Do opisu przedmiotu zamówienia stosuje się nazwy i kody określone we Wspólnym Słowniku Zamówień, czyli kod CPV. Stanowi on obligatoryjny element każdego zapytania ofertowego. Choć jest traktowany dość pobieżnie, to pełni istotną rolę – stanowi bowiem swego rodzaju identyfikator przedmiotu zamówienia, który pozwala potencjalnym oferentom w szybki sposób ocenić, czy dane zapytanie ofertowe jest w kręgu ich zainteresowań.

W ten sposób można przefiltrować zapytania ofertowe i wybrać tylko te, które dotyczą np. konkretnej dziedziny związanej z działalnością firmy.

Kod CPV jest dla nas ważny również z innego powodu. Wpisanie w zapytaniu błędnego kodu może zostać potraktowane jako ograniczenie konkurencyjności, w wyniku czego wielu oferentów mogło zostać zmylonych i nie złożyć ofert na dane zapytanie.

Taka sytuacja może się wiązać z korektą finansową. Dlatego istotne jest zadbanie o to, by zapytanie było oznaczone właściwym i możliwie najbardziej dokładnym kodem CPV. W przypadku, gdy zapytanie obejmuje zakup kilku elementów projektu różnych rodzajowo, należy podać więcej niż jeden kod, tak aby każdy przedmiot zamówienia można było przyporządkować do określonego kodu.

Reasumując – opis przedmiotu zamówienia to kluczowy element każdego zapytania ofertowego. Między innymi od jego poprawności zależy to, czy zostanie wypłacone pełne przyznane dofinansowanie. Przy jego konstruowaniu należy zwrócić uwagę, by był jednoznaczny i wyczerpujący, a także pamiętać o stosowaniu odpowiednich sformułowań, które nie ograniczą konkurencyjności postępowania. Właśnie dlatego warto podejść do tego zagadnienia profesjonalnie – aby zrobić to dobrze.

*Wytyczne w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020.

W trakcie pozyskiwania funduszy unijnych można spotkać się z pojęciami, które wydają się równoznaczne. Jednak w trakcie realizacji projektu różnice w ich znaczeniu mogą mieć kluczowy wpływ na prawidłowość przeprowadzonych zamówień. Warto więc poznać szczegóły takich definicji jak rozeznanie rynku i szacowanie rynku.

Szacowanie rynku

Szacowanie rynku jest pierwszym krokiem w ustalaniu budżetu projektu oraz procedur, w ramach których przeprowadzane będą poszczególne zamówienia. Polega na ustaleniu wartości poszczególnych wydatków projektowych.

W ramach szacowania rynku uwzględnia się:

• całkowite szacunkowe wynagrodzenie wykonawcy,
• ewentualne zamówienia polegające na powtórzeniu podobnych usług lub robót.

Do szacowania przyjmuje się ceny netto, czyli bez podatku od towarów i usług.

Należy pamiętać, że szacowanie rynku powinno być odpowiednio udokumentowane. Oznacza to, że trzeba zachować dokumenty, które wskazują na szacunkową wartość zamówienia.

Kiedy wykonać szacowanie rynku?

Przed aktualizacją wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020 (dalej: „wytyczne”) we wrześniu 2019, szacowanie musiało zostać wykonane nie wcześniej niż 3 miesiące (w przypadku dostaw i usług) lub 6 miesięcy (w przypadku robót budowlanych) przed dniem wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia. To mogło wiązać się z wielokrotnym przeprowadzaniem szacowania rynku w trakcie realizacji projektu.

Obecnie obowiązujące wytyczne znoszą ten obowiązek. Co więcej, pozwalają przyjąć do szacowania rynku zatwierdzony wniosek o dofinansowanie. W praktyce oznacza to, że można realizować zamówienia wyłącznie w oparciu o budżet wskazany w dokumentacji aplikacyjnej.

Jest to z jednej strony ogromne ułatwienie dla beneficjentów, ponieważ nie muszą przed każdym postępowaniem aktualizować szacowania rynku, sporządzać nowych notatek z szacowania ani zbierać dodatkowych dokumentów w ramach projektu.

Jednakże rodzi to także zagrożenia. Sytuacja rynkowa w niektórych branżach potrafi być bardzo dynamiczna i ceny w ciągu kilku miesięcy mogą znacząco się zmienić. Jeżeli ceny znacząco wzrosły, może się okazać, że należy zastosować inna procedurę niż początkowo założono.

Dodatkowo trzeba pamiętać, że przy ustalaniu wartości szacunkowej wydatku należy uwzględnić wszystkie zamówienia, dla których spełnione są jednocześnie następujące przesłanki:

• zamówienia są tożsame rodzajowo lub funkcjonalnie,
• zamówienia mogą być udzielone w tym samym czasie,
• zamówienie mogą być wykonane przez jednego wykonawcę.

Warto sprawdzić przed postępowaniem, czy nie występują powyższe tożsamości. Nie uwzględnienie ich mogłyby prowadzić do nieuprawnionego zaniżenia wartości szacunkowej zamówienia i wyborem nieodpowiedniej procedury.

Obowiązek wykonania szacowania rynku w sposób staranny i rzetelny  nabiera szczególnego znaczenia w przypadku, gdy wartość zamówienia zbliża się do progu, którego przekroczenie zobowiązuje do stosowania bardziej restrykcyjnych procedur Wytycznych lub Prawa zamówień publicznych. Niestosowanie odpowiednich trybów, w jakich powinny być udzielone zamówienia, może skutkować nałożeniem korekty finansowej.

Rozeznanie rynku

Rozeznanie rynku jest procedurą, która obowiązuje dla zamówień o wartości szacunkowej od 20 tys. do 50 tys. zł netto włącznie. Jej celem jest ustalenie ceny rynkowej. Cena rynkowa niekoniecznie musi oznaczać średni koszt danego wydatku.

Potwierdzeniem ceny rynkowej są zebrane dokumenty (oferty, cenniki, kosztorysy). Pamiętaj, że oferty te powinny odpowiadać opisowi przedmiotu zamówienia.

Jak pozyskać oferty i cenniki?

Istnieje kilka sposobów na pozyskanie ofert i cenników.

1. Pobranie cenników ze stron internetowych czy katalogów dostępnych online.
2. Umieszczenie na swojej stronie internetowej zapytanie o cenę. Należy w nim wskazać opis przedmiotu zamówienia niezbędny do wyceny.
3. Skierowanie zapytania o cenę wraz z opisem przedmiotu zamówienia bezpośrednio do potencjalnych wykonawców (np. mailowo).

Obecnie obowiązujące wytyczne nie określają szczegółów przeprowadzania rozeznania rynku, pozostawiając beneficjentom możliwość zastosowania własnych procedur. Powinni jednak dotrzeć oni do jak największej liczby wykonawców, co umożliwi precyzyjniej określić wartość ceny rynkowej.

Przy rozeznaniu rynku liczy się efekt końcowy – wartość poniesionego wydatku musi mieć  cenę rynkową. Dla celów późniejszej kontroli zamówień niezbędne jest udokumentowanie dokonanej analizy cen potencjalnych wykonawców wraz z analizowanymi cennikami.

Do udokumentowania prawidłowo przeprowadzonego rozeznania rynku procedury nie jest wymagane zawarcie umowy z wykonawcą. Potwierdzeniem prawidłowo zrealizowanego zamówienia jest faktura lub inny dokument księgowy.

Zmiany wytycznych – ułatwienie dla beneficjentów

Aktualizacja wytycznych we wrześniu 2019 jest między innymi odpowiedzią na problemy beneficjentów wynikające z realizacji zamówień w ramach rozeznania rynku. Procedura ta została odbiurokratyzowana sprawiając, że rozeznanie rynku jest łatwiejsze w przeprowadzeniu i udokumentowaniu.

W poprzedniej wersji wytycznych, rozeznanie rynku dokumentowane było przez co najmniej wydruk zapytania ofertowego zamieszczonego  na  stronie  internetowej  beneficjenta lub  potwierdzenie  przesłania zapytania  ofertowego  do  co  najmniej  trzech  potencjalnych wykonawców oraz otrzymane oferty w wyniku upublicznienia zapytania. Jeżeli w wyniku tych działań wpłynęła tylko jedna ważna oferta, wówczas należało uzupełnić udokumentowanie o ofertę pochodząca z innego źródła.

Aktualnie można zrezygnować z publikowania zapytania ofertowego na rzecz samodzielnego pobrania cenników ze stron internetowych, co w wielu przypadkach usprawnia proces rozeznania rynku i generuje mniejszą liczbę dokumentów potrzebnych do potwierdzenia prawidłowej realizacji zamówienia.

Podsumowując – w trakcie tworzenia i realizacji projektów szacowanie rynku jest punktem wyjścia do wyboru procedury, według której przeprowadzane będzie zamówienie. Rozeznanie rynku jest natomiast jednym z trybów dokonywania zakupów w ramach projektu. Umiejętność rozpoznania i przeprowadzenia obu tych czynności jest niezbędna w trakcie realizowania projektów dofinansowanych z funduszy unijnych i może mieć kluczowy wpływ na prawidłowe rozliczenie dotacji.

Źródła:

Wytyczne w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020 – wersja obowiązująca od 09.09.2019 r.

Wytyczne w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020 – – wersja obowiązująca od 23.08.2017 do 08.09.2019

Zamówienia udzielane w ramach projektów. Podręcznik wnioskodawcy i beneficjenta programów polityki spójności 2014–2020 (zaktualizowany 6 listopada 2019 r.) – dokument dostępny pod linkiem: https://www.funduszeeuropejskie.gov.pl/strony/o-funduszach/dokumenty/wytyczne-w-zakresie-kwalifikowalnosci-wydatkow-w-ramach-europejskiego-funduszu-rozwoju-regionalnego-europejskiego-funduszu-spolecznego-oraz-funduszu-spojnosci-na-lata-2014-2020/

Wszyscy dookoła obserwujemy liczne inwestycje wspierane z funduszy UE. Jeździmy coraz lepszymi drogami, korzystamy z bardziej komfortowej komunikacji publicznej, a firmy inwestują w rozwój swój i pracowników. Jednak fundusze UE to nie tylko te standardowe dotacje, które są widoczne wokół nas. To także specyficzne konkursy i bardzo nietypowe dotacje.

W cyklu artykułów „Nietypowe dotacje? Czemu nie!” chciałbym opowiedzieć o najciekawszych pomysłach w ramach konkursów dotacyjnych. Zanim jednak wejdziemy na polskie podwórko, kilka słów o najbardziej nietypowych dotacjach UE.

Niecodzienne dotacje UE

Krytycy funduszy UE przywołują najbardziej spektakularne przepisy i dofinansowania, które są realizowane przy unijnym wsparciu.

Nie wiem, czy każdy użytkownik obuwia typu „kalosze” zdaje sobie sprawę, że dzięki Unii może doszukać się specjalnie opracowanej instrukcji obsługi tego tak zaawansowanego obuwia.

Media prześcigają się w wyliczaniu absurdów dotacyjnych. Dofinansowanie w wysokości 80 tysięcy euro otrzymało miasto Malmö na odwzorowanie swojej architektury w wirtualnej rzeczywistości w grze. Około 7 mln euro zostało przyznane na pamiętnik osiołka przemierzającego Holandię, około 2 tysiące euro na przystanki dla rowerów w postaci wbitych w ziemię pni drzewa, a na imprezę promującą opowiadanie zmyślonych historii Unia Europejska przeznaczyła około 350 tysięcy euro.

Również na polskim podwórku zdarzają się podobne przypadki – dotację na swoją działalność otrzymała chociażby firma planująca, konstruująca i wykonująca zamki z piasku.

„Kredyt na innowacje technologiczne” – dotacje w codzienności

Być może nieświadomie, podczas lektury tego artykułu, stoisz na innowacyjnych płytkach udających kamień, w budynku zbudowanym z elementów prefabrykowanych wyposażonych w okna o znikomej przenikalności cieplnej i dźwiękowej? Takie elementy – i wiele innych – pochodzących z budownictwa, branży maszynowej, metalowej, elektrycznej czy cieplnej mogły być wynikiem innowacyjnej technologii, która uzyskała aprobatę Panelu Ekspertów i otrzymała dofinansowanie w ramach konkursu „Kredyt na innowacje technologiczne” organizowanego przez Bank Gospodarstwa Krajowego – POIR 3.2.2.

W ramach konkursu fundusze otrzymało też wiele projektów dotykających niszowych aspektów naszego życia. Całkiem możliwe, że kupując „cukierki z prozdrowotnymi dodatkami” w maszynie vendingowej, zarówno cukierki, jak i maszyna są efektem innowacyjnej technologii. Może też się zdarzyć, ze udając się do cukierni kupisz dofinansowane „niskotłuszczowych pączków typu donut” albo ciastka z zawartością „termostabilnego nadzienia o zmiennej lepkości”.

„Kredyt na innowacje technologiczne” – jedzenie, picie i relaks

Dzięki projektom realizowanym w ramach POIR 3.2.2, Unia Europejska serwuje też pyszne „herbaty ziołowe wzbogacane witaminami i minerałami”, przy których zajadać się można prażonymi jabłkami wykonanymi w innowacyjnej technologii lub „innowacyjnym wegańskim i prozdrowotnym ptasim mleczkiem”. Na obiad w menu unijnym znalazła się „tortilla warzywna grillowana bezglutenowa”, którą można popijać dofinansowanym piwem – a to tylko cztery gastronomiczne projekty w ramach konkurs „Kredyt na innowacje technologiczne”.

A czym możemy się raczyć wieczorem dzięki unijnemu wsparciu? Oferta jest szeroka.

Taka forma relaksu wydaje się być konieczna po intensywnym dniu walk w ramach szermierki historycznej, do której stroje wytworzone zostały w wyniku dofinansowanej technologii. Jeśli nie jesteśmy fanami aktywnego wypoczynku, możemy oddać się czytaniu książki – zwłaszcza, że dzięki konkursowi organizowanemu przez BGK może posiadać ona właściwości „zwiększonej otwieralności i wytrzymałości”.

„Kredyt na innowacje technologiczne” – ekologia i bezpieczeństwo

Dla organów przyznających dotacje z Unii Europejskiej niezwykle ważny jest aspekt ekologiczny. Dlatego na liście dofinansowanych projektów w ramach POIR 3.2.2 możemy znaleźć projekty zajmujące się sprawą „bioutylizacji poubojowego pierza drobiowego w procesie produkcji nawozów naturalnych” czy „nową intensywną technologią przerobu hałd w kopalniach odkrywkowych”. Trzeba też uważać na niektóre pojemniki i nie trzymać w nich wody – gdyż są w niej rozpuszczalne.

Dofinansowane projekty mają również za zadanie dbać o nasze bezpieczeństwo. Realizowane jest to między innymi dzięki wsparciu produkcji „multisejfów o zwiększonej odporności antywłamaniowej” lub „minimalizację skutków ubocznych wybuchu poduszki powietrznej w samochodach poprzez zastosowanie innowacyjnego kompozytu wielowarstwowego opartego na filcu”.

Dotację można otrzymać na (niemalże) wszystko!

Analiza konkursów, nawet tych wskazanych na początku, postrzeganych jako absurdalne, uzmysławia nam, że nie ma złych pomysłów – a niemalże każda idea jest możliwa do realizacji. Jeśli masz nawet najbardziej śmiały pomysł – podziel się nim z nami, a poszukamy dla Ciebie i Twojego projektu najlepszego konkursu, który umożliwi finansowanie innowacyjnych idei.

Bibliografia:

1. Mapadotacji.gov.pl
2. Bgk.pl
3. https://gospodarka.dziennik.pl/news/artykuly/101547,oto-najbardziej-bezsensowne-projekty-unii.html
4. https://www.salon24.pl/u/moraine/161146,najdziwniejsze-projekty-ktore-otrzymaly-dotacje-ue
5. https://tvn24bis.pl/wiadomosci-gospodarcze,71/a-to-europa-wlasnie-czyli-10-najwiekszych-unijnych-absurdow,463581.html

Według danych Międzynarodowej Organizacji Finansowej (IFC) oraz Banku Światowego Norwegia zajmuje siódme miejsce na świecie pod względem warunków sprzyjających tworzeniu biznesu. Budowanie relacji biznesowych w Norwegii jest bezpieczne i stosunkowo proste. W ofercie licznych konkursów pozwalających sfinansować polskim przedsiębiorcom swoje pomysły pojawiła się ciekawa propozycja umożliwiająca pozyskanie dofinansowania na projekt w trzech obszarach tematycznych. Dodatkowo, realizowany będzie Schemat małych grantów dla przedsiębiorczych kobiet.

Polska Agencja Rozwoju Przedsiębiorczości (PARP) rozpoczęła nabór wniosków w ramach Programu „Rozwój przedsiębiorczości i innowacje”. Wnioski można składać od 7 stycznia do 31 marca 2020 r. Program realizowany jest przy wykorzystaniu Norweskiego Mechanizmu Finansowego 2014-2021 (NMF). Budżet programu to 93 mln EUR.

Odbiorcami programu są mikro, małe i średnie firmy działające na terytorium Polski i realizujące projekt na terenie RP, w szczególności we współpracy z podmiotami norweskimi. Partnerstwo i współpraca z podmiotem norweskim jest czynnikiem gwarantującym sukces.

Fundusze Norweskie – dla kogo?

W ramach Programu „Rozwój przedsiębiorczości i innowacje” zaplanowane są 3 nabory dla wskazanych poniżej obszarów.

Technologie przyjazne środowisku (Green Industry Innovation)

Obszar ten traktowany jest jako priorytetowy biorąc pod uwagę budżet, jaki jest przeznaczony na projekty mające na celu wsparcie technologii przyjaznych środowisku. Alokacja wynosi aż 50 mln EUR.

Przygotowując projekt musimy mieć na uwadze aspekt nowości planowanego do wdrożenia rozwiązania. Oznacza to wdrożenie nowego procesu, czy też produktu w firmie lub znacząca modyfikacja dotychczasowego procesu lub produktu. Założeniem projektów w tym obszarze jest wdrożenie technologii mającej na celu zmniejszenie zużycia energii lub ograniczenie emisji zanieczyszczeń do atmosfery czy też zmniejszenie ilości odpadów.

Innowacje w obszarze wód morskich i śródlądowych (Blue Growth)

Podstawowym elementem jest wdrożenie innowacyjnego procesu, produktu lub usługi w obszarze wód śródlądowych i morskich. Budżet na projekty w tym obszarze to 10 mln EUR. Dodatkowym elementem gwarantującym sukces będą rozwiązania mające na celu ograniczenie zanieczyszczenia wód śródlądowych i morskich.

Technologie poprawiające jakość życia (Welfare Technologies)

Na projekty składane w ramach tego obszaru przeznaczone jest 18,7 mln EUR. Rozwiązania mają posiadać aspekt innowacyjny – należy jednak zaznaczyć, że jest to inna specyfika projektów.

Z jednej strony celem jest rozwój ekonomiczny podmiotu starającego się o dofinansowanie, a z drugiej strony wymogiem jest, aby w ramach projektu przedsiębiorca opracował produkt, który będzie skierowany do najbardziej wrażliwych grup społecznych poprzez rozwiązania technologiczne, w tym w szczególności dla osób starszych. Produkt musi być odpowiedzią na potrzeby końcowego użytkownika.

W ramach projektu będzie można sfinansować cały proces przygotowania tego produktu, włącznie z przetestowaniem go na użytkownikach końcowych.

Należy zwrócić szczególną uwagę na schemat małych grantów dla przedsiębiorczych kobiet (budżet 15 mln EUR). Projekty muszą dotyczyć jednego z wyżej wymienionych obszarów.

Jest to instrument przeznaczony dla przedsiębiorczych kobiet, czyli dla kobiet, które prowadzą działalność gospodarcza albo dla takich podmiotów, w których kobiety podejmują decyzje biznesowe w firmie. Dofinansowanie otrzymają projekty mające na celu wdrożenie innowacji.

W tym schemacie możliwe będzie otrzymanie wsparcia finansowego na tzw. mentoring dla kobiet, który umożliwi rynkowy sukces poprzez przezwyciężenie ewentualnych trudności związanych m.in. ze specyfiką konkretnej branży, w której firma funkcjonuje.

Na co można pozyskać dofinansowanie?

Rodzaje możliwych wydatków zależą w dużej mierze od danego obszaru, w ramach którego zostanie złożony projekt. We wszystkich 3 obszarach tematycznych, w tym schemacie grantów przeznaczonych dla kobiet, skorzystać można z dofinansowania m.in. na:

• nowe środki trwałe,
• roboty i materiały budowlane,
• wartości niematerialne i prawne,
• doradztwo,
• zagraniczne podróże służbowe.

Dodatkowo przedsiębiorcy, składający projekty we wszystkich obszarach (z wyłączeniem schematu dla przedsiębiorczych kobiet), sfinansować mogą testowanie, certyfikację produktu, ewentualne prace rozwojowe niezbędne do wdrożenia.

Ciekawym wydatkiem kwalifikowalnym jest koszt dodatkowego zabezpieczenia umowy. Dofinansowane są również usługi mentoringu – jednakże wyłącznie w schemacie dla przedsiębiorczych kobiet.

Partnerstwo z podmiotem norweskim

Analiza dostępnych dokumentów, jak i informacji przedstawianych na szkoleniach dotyczących Funduszy Norweskich pokazuje, że projekty z partnerem norweskim zwiększają szanse dofinansowania.

Szczególnym przedmiotem zainteresowania programu będzie współpraca w zakresie innowacji i wymiany wiedzy pomiędzy polskimi a norweskimi przedsiębiorstwami oraz jednostkami badawczymi. Jako szczególną formę partnerstwa PARP wskazuje np. zaangażowanie do projektu mentora lub mentorki z Norwegii. W I kwartale 2020 r. planowane są warsztaty i spotkania z norweskimi mentorkami dla kobiet.

Jak znaleźć partnera?

W pierwszej kolejności należy po prostu przejrzeć swoją sieć kontaktów. Pomyśleć, w jakich targach, wydarzeniach branżowych brało się udział i przypomnieć sobie, czy wśród własnych partnerów, ale także wśród innych partnerów biznesowych, nie posiadamy firmy gotowej do podjęcia współpracy w ramach projektu.

Jednym z najważniejszych podmiotów wspierających budowanie relacji między podmiotami polskimi a norweskimi jest agencja rządowa Innovation Norway. Podmiot ten wspiera polskie przedsiębiorstwa przede wszystkim w poszukiwaniu partnerów z Norwegii.

W ramach Norway Grants 2009-2014 pod nazwą „Green Industry Innovation Programme Poland” z dofinansowania skorzystało wiele firm z Polski m.in. firma INTEMO S.A., która sfinansowała instalację fotowoltaiczną w technologii Smart Wire. Linia technologiczna do produkcji paliwa RDF z opon samochodowych wdrożona została przez firmę Vinderen Sp. z o.o., dzięki pozyskanym środkom unijnym. Inny przykład to projekt firmy Wtór-Steel sp. z o.o., który polegał na wdrożeniu przyjaznej środowisku technologii odzysku metali.

Jeżeli masz pomysł na wdrożenie produktu, czy też technologii wpisującej się jeden z trzech wymienionych wyżej obszarów, nie zwlekaj! Skontaktuj się z nami – udzielimy odpowiedzi na wszystkie pytania związane z grantami.

Obecna perspektywa 2014-2020 co prawda się kończy, jednak 2020 rok to niejako „wysyp” konkursów i możliwości pozyskania dotacji. Tylko w zatwierdzonym Programie Operacyjnym Inteligentny Rozwój na przedsiębiorstwa czeka ponad 3 mld PLN. Dostępne są też granty dla Spółek z Polski Wschodniej i liczne konkursy regionalne. W dostępnych harmonogramach konkursów każda firma znajdzie odpowiedni dla siebie.

Rok 2020 to ostatni dzwonek, żeby skorzystać z perspektywy unijnej 2014-2020. Budżet przeznaczony na projekty badawczo-rozwojowe, inwestycyjne czy eksportowe jest imponująco wysoki, a analizując harmonogramy i budżety konkursów na 2020 rok można stwierdzić, że jeszcze wiele przedsiębiorców może skorzystać w tym roku z dofinansowania.

Może to być ostatnia szansa, aby aplikować o fundusze zanim wyczerpią się środki finansowe poszczególnych Instytucji. W związku z tym – Przedsiębiorco! Nie czekaj i zainwestuj w rozwój swojej firmy.

Dotacje na inwestycje w 2020 roku

Od początku obecnie trwającej perspektywy, konkursy na projekty inwestycyjne cieszą się dużym zainteresowaniem. Przedsiębiorców nie dziwi już fakt, że ich inwestycja odznaczać się musi wysokim stopniem innowacyjności, a autorskie rozwiązania mają szansę na otrzymanie kilkumilionowego dofinansowania.

Badania na rynek (POIR 3.2.1)

Konkurs przeznaczony dla przedsiębiorców z sektora MŚP, którzy na rynek chcą wdrożyć innowacyjne produkty lub innowacyjny proces technologiczny w firmie. Innowacje te muszą być wynikiem prac badawczo-rozwojowych. Sfinansować można m.in. zakup maszyn, nieruchomości, budowę linii produkcyjnej, eksperymentalne prace rozwojowe oraz wiele innych rozwiązań pomocnych we wdrożeniu nowych produktów.

Przewidywany budżet to 750 mln PLN. Termin naboru wniosków: od 25 marca 2020 r. do 23 kwietnia 2020 r.

Kredyt na innowacje technologiczne (POIR 3.2.2)

Jeśli potrzebujesz środków na zakup maszyn i urządzeń, budowę nowej hali lub linii produkcyjnej, jest to odpowiedni dla Ciebie konkurs. Jednakże pamiętać, że projekt polegać musi na wdrożeniu wypracowanej w ramach prac B+R (własnych lub zakupionych) innowacyjnej technologii, pozwalającej na wytworzenie nowych lub udoskonalonych w skali kraju produktów lub usług.

Konkurs podzielony jest na dwie rundy. Runda I trwa od 15 października i zakończy się 23 kwietnia 2020 r. Natomiast Runda II trwać będzie od 24 września do 30 grudnia 2020 r. W każdej rundzie alokacja wynosi 350 mln PLN.

Design dla przedsiębiorców (POIR 2.3.5)

Celem konkursu jest przede wszystkim sfinansowanie profesjonalnego procesu projektowego, którego efektem będzie wdrożenie przez firmę nowego, ulepszonego wyrobu lub usługi. Uzupełnieniem prac projektowych może być inwestycja w środki trwałe lub wartości niematerialne i prawne niezbędne do wdrożenia opracowanych w ramach procesu projektowego rozwiązań. W 2020 roku konkurs dedykowany będzie projektom na rzecz dostępności.

Termin naboru wniosków: od lipca 2020 r. do września 2020 r. Wielkość budżetu zostanie określona w późniejszym terminie.

Bony na innowacje dla MŚP (POIR 2.3.2)

Konkurs ten podzielony jest na dwa etapy. Etap 1 – usługowy – skierowany jest do przedsiębiorców, którzy chcą sfinansować zakup usługi od jednostki naukowej, polegającej na opracowaniu nowego lub znacząco ulepszonego wyrobu, usługi, technologii lub nowego projektu wzorniczego. Nabór wniosków trwa od marca 2019 i zakończy się 28 maja 2020 r. Planowany budżet to 50 mln PLN.

Etap 2 to etap inwestycyjny – polegający na zakupie maszyn i urządzeń wraz z oprogramowaniem, związanych z wdrożeniem powstałej podczas badań w pierwszym etapie konkursu innowacji technologicznej. Nabór wniosków trwa od kwietnia 2019 roku i zakończy się 7 lipca 2020 r. Planowany budżet to 20 mln PLN.

Fundusze Norweskie

Programem wartym uwagi jest Program „Rozwój przedsiębiorczości i Innowacje”. Dofinansowanie może być przeznaczone na opracowanie, wdrożenie i komercjalizację innowacyjnych technologii, rozwiązań, procesów, produktów (towarów lub usług). Program zakłada nabór wniosków w trzech obszarach tematycznych. Szerzej na temat tego konkursu w odrębnym artykule.

Dotacje na badania i rozwój

Równolegle do konkursów inwestycyjnych trwać będą nabory na projekty badawcze.

Szybka ścieżka (POIR 1.1.1)

Jest to konkurs skierowany do przedsiębiorstw sektora MŚP i dużych, a także konsorcjów przedsiębiorstw (w tym z jednostkami naukowymi). Pozyskane środki przeznaczyć można przede wszystkim na wsparcie badań przemysłowych i eksperymentalnych prac rozwojowych. Jest to konkurs przeznaczony dla wszystkich województw z wyjątkiem Mazowsza.

Termin naboru wniosków dla dużych przedsiębiorstw: od lutego 2020 do kwietnia 2020 r. oraz w sierpniu.

Nabory wniosków dla MŚP: od kwietnia do czerwca 2020 r. oraz od sierpnia do września 2020 r.

Zaplanowany budżet to aż 1200 mln PLN.

Wsparcie inwestycji w infrastrukturę B+R przedsiębiorstw (POIR 2.1)

W ramach tego konkursu przeznaczone jest aż 350 mln PLN. Dofinansowanie skierowane jest na działania z zakresu tworzenia lub rozwoju centrów badawczo-rozwojowych. W ramach projektu sfinansować można zakup infrastruktury B+R, niezbędnej do realizacji agendy badawczej.

Terminy naboru wniosków: od 14 kwietnia 2020 r. do 11 maja 2020 r.

Dotacje na udział w targach i misjach gospodarczych

Budowanie przewag konkurencyjnych nie jest możliwe bez podejmowania działań mających na celu promocję własnej marki produktowej. Możliwość dofinansowania daje konkurs Go to brand (POIR 3.3.3). W ramach tego konkursu przedsiębiorstwa MŚP, działające na terenie Polski mają możliwość pozyskania do 85% dofinansowania na uczestnictwo w targach i misjach gospodarczych.

Termin naboru wniosków: od 11 lutego 2020 r. do 11 marca 2020 r. Budżet przewidziany w konkursie to 300 mln PLN.

Dotacje na wydatki związane z przygotowaniem projektu do realizacji w ramach Programu UE

Ciekawy w 2020 roku jest konkurs POIR 2.3.6 Granty na Eurogranty (trwać będzie od stycznia 2020 do stycznia 2021 r.). Możliwe będzie sfinansowanie kosztów przygotowania projektu planowanego do realizacji w ramach jednego z programów Unii Europejskiej, w szczególności: Horyzont 2020, COSME, Kreatywna Europa, LIFE. Projekt może dotyczyć m.in. sfinansowania kosztów usługi doradczej.

Budżet konkursu to 5 mln PLN. Maksymalna intensywność dofinansowania projektu może wynosić do 100%.

Rok 2020 to szansa na dofinansowanie w wielu konkursach. Nie sposób ich wyliczyć, a każda firma nie musi znać ich wszystkich. Natomiast Eksperci ECDF Dotacje mają wiedzę na temat każdego konkursu zaplanowanego na ten rok – i z przyjemnością wesprą w pozyskaniu dotacji. Warto to zrobić wspólnie – wszak według magazynu Fundusze Europejskiej, w rankingu za 2018 rok znajdujemy się w pierwszej trójce najskuteczniejszych firm doradczych w Polsce.

Tak więc z miłą chęcią spotkamy się, żeby dopasować najkorzystniejszy konkurs do Twoich potrzeb tak, aby pozyskać dofinansowanie na Twój pomysł.

Jeśli masz jakiekolwiek pytania, czy też wątpliwości to zapraszamy do kontaktu. Rozmowa, a w konsekwencji wspólna analiza pomysłu przełożą się na dodatkowy zastrzyk gotówki w postaci dofinansowania. Działajmy!

Branża IT rozwija się niezwykle dynamicznie. To właśnie badania mające na celu zaimplementowanie najnowszych technologii z tej dziedziny w innych gałęziach gospodarki są pożądane przez instytucje, które udzielają dofinansowania.

Perspektywa finansowa 2014-2020, jak i założenia na kolejna lata, mają na celu wsparcie w zakresie rozwoju i badań. Sektor B+R należy do kluczowych obszarów wspieranych przez Unię Europejską. Do priorytetów należy rozwój unijnej gospodarki opartej na wiedzy i innowacji [1].

Prace badawcze jeszcze kilka lat temu kojarzyły się bardzo często z eksperymentami podejmowanymi przez naukowców w białych kitlach, siedzących w laboratorium i analizujących różnego rodzaju substancje w probówkach. Jednak ten stereotyp odszedł w zapomnienie i ustąpił miejsca naukowcom z dziedziny IT, analizującym m.in. algorytmy sztucznej inteligencji.

Jak wynika z Raportu płacowego Hays dla branży IT Contracting, branża IT od wielu lat pozostaje jednym z najprężniej rozwijających się segmentów rynku [2]. Dobra kondycja całego rynku IT wynika z co raz to większego znaczenia rozwiązań mobilnych oraz usług w chmurze, przekładając się na rozwój nowoczesnych technologii.

Zaznaczyć należy, że specyfika projektów w obszarze IT jest szczególna, ponieważ w głównej mierze efekty działań są niematerialne. Tym samym trudno jest określić, które działania realizowane w IT można zakwalifikować jako działalność B+R, a które są jedynie rutynowymi pracami informatycznymi.

Prace B+R czy rutynowe działania w zakresie oprogramowania?

Czym są w ogóle prace badawcze? Jaki zakres działań w projektach informatycznych może zostać nazwany stricte badaniami? Na te pytania odpowiedź znajduje się m.in. w podręczniku Frascati, opublikowanym przez OECD. W myśl tego dokumentu prace badawcze i rozwojowe muszą być zawsze ukierunkowane na nowe odkrycia, oparte na oryginalnych koncepcjach (i ich interpretacji) lub hipotezach [3].

Stanowisko instytucji, które dofinansowują prace B+R w branży IT jest jasne – wszystkie czynności muszą mieć charakter badawczy, a nie rutynowy. Oznacza to, że do działalności B+R zakwalifikować można:

• tworzenie nowych systemów operacyjnych lub języków,
• projektowanie i wdrażanie nowych wyszukiwarek opartych na oryginalnych technologiach,
• działania zmierzające do rozwiązywania konfliktów w ramach sprzętu lub oprogramowania w oparciu o proces reorganizacji systemu lub sieci,
• tworzenie nowych lub bardziej wydajnych algorytmów w oparciu o nowe techniki,
• tworzenie nowych i oryginalnych technik szyfrowania lub zabezpieczeń. [3]

Przy konstruowaniu koncepcji projektu należy zwrócić uwagę, żeby poszczególne zadania nie zawierały czynności rutynowych związanych z oprogramowaniem. Według podręcznika Frascati czynności rutynowe „obejmują prace nad zmianami związanymi z konkretnym systemem lub programem, który był publicznie dostępny przed rozpoczęciem prac” [3].

W związku z tą definicją do czynności rutynowych, a więc wykluczonych z dofinansowania, należą:

• tworzenie aplikacji biznesowych i systemów informatycznych na podstawie znanych metod i istniejących narzędzi informatycznych,
• dodawanie funkcjonalności dla użytkownika w istniejących programach użytkowych (w tym podstawowe funkcje związane z wprowadzaniem danych),
• tworzenie stron internetowych lub oprogramowania przy użyciu istniejących narzędzi,
• stosowanie standardowych metod szyfrowania, weryfikacji bezpieczeństwa i testowania integralności danych,
• dostosowanie produktu do konkretnego zastosowania, chyba że w trakcie tego procesu wytworzona zostanie wiedza, która znacząco ulepszy program podstawowy [3].

Działalność B+R związana z oprogramowaniem posiada charakter badawczy

Technologie informatyczne odgrywają dominującą rolę w niemal każdej działalności innowacyjnej i w dużej mierze opierają się na działalności badawczej i rozwojowej. Dobrze ułożone, dopracowane etapy badawcze w projekcie gwarantują zaklasyfikowanie go jako B+R. Warunkiem jest to, żeby celem projektu było wyeliminowanie elementu naukowej lub technicznej niepewności, a końcowy efekt projektu doprowadzić ma do dokonania postępu naukowego lub technicznego.

Aby dana działalność mogła zostać zaklasyfikowana jako działalność badawcza i rozwojowa, konieczne jest łączne spełnienie pięciu podstawowych kryteriów:

I. Ukierunkowanie na nowe odkrycia – pozyskanie nowatorskiej wiedzy.

II. Opieranie się na oryginalnych, nieoczywistych koncepcjach i hipotezach, możliwych do przebadania i zastosowania w produkcie końcowym.

III. Planowanie i budżetowanie – koncepcja projektu, jego harmonogram i wydatki.

IV. Prowadzenie do wyników, które mogą być odtwarzane (możliwa do przeniesienia lub odtworzenia).

V. Niepewność co do ostatecznego wyniku (nieprzewidywalna).

Rozwój najnowszych technologii umożliwia badania w obszarze IT w tym celu, aby zaimplementować je w różnych branżach: medycznej, finansowej, spożywczej etc. W tym celu niezbędne jest prowadzenie prac badawczo-rozwojowych, które pomogą zweryfikować możliwość integracji sektora IT z innymi sektorami gospodarki. Pomocne w tym zakresie są dotacje na projekty badawcze.

Na przestrzeni kilku lat przyczyniliśmy się do sukcesów wielu przedsiębiorców z całej Polski. Pozyskane dofinansowanie przez te firmy przeznaczono m.in. na opracowanie platform i aplikacji opartych na najnowszych technologiach, wykorzystujących m.in. sztuczną inteligencję. Posiadamy doświadczenie i znamy się!

Prowadzisz własną firmę? Zarządzasz przedsiębiorstwem lub odpowiadasz za finanse spółki? Jeżeli tak, to doskonale wiesz jak z wieloma trudnymi decyzjami należy się zmierzyć. Jedną z nich jest obranie kierunku rozwoju, a inaczej mówiąc inwestowanie.

Chcesz przeżyć? Inwestuj!

W dobie zmożonej konkurencji na rynku, przedsiębiorcy muszą stale zabiegać o klientów. W tym celu konieczne jest nieustanne dostosowywanie się do zmiennych warunków rynkowych, a niejednokrotnie wyprzedzanie trendów. Aby jednak było to możliwe, przedsiębiorstwa muszą stale się rozwijać dokonując przemyślanych inwestycji.

A może dotacja?

Inwestycja może być rozpatrywana w wielu kategoria. Inwestycja w pracowników, inwestycja w maszyny, inwestycja w wizerunek firmy. Przykładów można mnożyć, jednak każdy rodzaj inwestycji wiąże się z wydatkami. A zatem skąd wziąć finanse?

Chyba nie ma takiego przedsiębiorcy, który by nie słyszał o dofinansowaniu unijnym. Jest to bardzo atrakcyjna forma wsparcia wszelkiego rodzaju przedsięwzięć, dzięki którym możliwe jest realizowanie szerokiego spektrum projektów. Oprócz korzyści wynikających z przeprowadzenia inwestycji, beneficjent otrzymuje częściowe pokrycie ponoszonych wydatków. Ile? To już zależy od wielu czynników, jednak niezależnie od wielkości wsparcia zawsze lepiej otrzymać choćby przysłowiową „złotówkę” niż zero.

Unia dokłada, ale nie wszystko

No tak, dostaję częściowe wsparcie, ale co z resztą? Pozostała część, nazywana wkładem własnym, musi zostać sfinansowana przez beneficjenta. Dodatkowo należy mieć świadomość, że bardzo wiele dotacji wpływa w formie refundacji poniesionych wcześniej wydatków, a zatem beneficjent zobowiązany jest w pierwszej kolejności do prefinansowania wydatków projektowych.

Gdzie szukać pieniędzy?

Na temat źródeł finansowania działalności można by napisać nie jeden doktorat. Współczesny rynek kapitałowy aż kipi od mnogości rozwiązań, a firmy zajmujące się udzielaniem wsparcia non stop prześcigają się z pomysłami, jak pozyskać klientów.

W praktyce wygląda to jednak inaczej, gdyż w polskim systemie gospodarczym firmy zaliczane do MŚP swoje nakłady inwestycyjne najczęściej finansują są ze środków własnych (ok. 68%).

Źródło: Opracowanie własne na podstawie Raportu o stanie sektora małych i średnich przedsiębiorstw w Polsce (https://www.parp.gov.pl/storage/publications/pdf/2019_07_ROSS.pdf)

Zyski zatrzymane i dopłaty do kapitału

Środki własne rozumiane są jako aktywa należące do przedsiębiorstwa, którymi może swobodnie rozporządzać. Ich pochodzenie wynika z dwóch podstawowych źródeł:

1. z zysku zatrzymanego oraz
2. z dopłat do kapitału.

Zysk zatrzymany powstaje w trakcie prowadzonej działalności i jest efektem nadwyżki przychodów na kosztami. Sęk w tym, że powstałe nadwyżki zostają w przedsiębiorstwie w postaci aktywów (najczęściej w postaci środków pieniężnych), a zatem ich przeznaczeniem jest zwiększać wartość firmy. Inaczej mówiąc są to zyski, które nie zostały wypłacone właścicielom/udziałowcom.

Stan środków pieniężnych w firmie można również zwiększyć poprzez zwiększenia kapitałów. Może to być dopłata do kapitału podstawowego lub pozostałych. W tym celu właściciele/udziałowcy „dofinansowują” działalność, ale także zwiększają swoje zaangażowanie w firmie.

Oba opisane przypadki mają miejsce wtedy, gdy przedsiębiorstwo ma możliwości generowania środków, lub właściciele/udziałowcy mogą i chcą przeznaczyć swoje prywatne środki na firmę. Ale co w pozostałych przypadkach?

Kredyt zawsze na posterunku?

Jak wynika z raportu, kolejnymi – po środkach własnych – najczęściej wykorzystywanymi źródłami finansowania inwestycji są kredyty i pożyczki. O ile nie wszystkie przedsiębiorstwa miały do czynienia z funduszami europejskimi, nie ma przedsiębiorcy, który obyłby się bez banku. Rzecz jasna bank ma bardzo wiele funkcji oraz posiada szeroki zakres usług, jednak najważniejszą z nich jest udzielanie kredytów. To właśnie ta funkcja sprawia, że banki są takie wyjątkowe, a wiele przedsiębiorstw może prosperować.

Jednocześnie należy zaznaczyć, że udzielanie kredytów zgodnie z prawem zarezerwowane jest tylko dla banków. Dlaczego więc przedsiębiorcy tak często korzystają z kredytu? Wpływ mają na to dwa czynniki: bank jest instytucją zaufania publicznego oraz oferuje względnie korzystne warunki finansowania.

Swój udział w popularności kredytów ma również zasada niedostępności – oznacza to, że kredyt nie jest przeznaczony dla wszystkich potencjalnych kredytobiorców. Bank zgodnie z art. 69 Prawa bankowego zobowiązany jest do badania zdolności kredytowej Wnioskodawcy – czyli kredyt mogą otrzymać tylko podmioty, które takową zdolność posiadają. Jest to jeden z czynników, który ogranicza użycie tego źródła.

Innym czynnikiem zniechęcającym do zaciągnięcia kredytu jest konieczność raportowania swojej działalności oraz ustanowienie odpowiednich zabezpieczeń spłaty kredytu. Kredyt bankowy jest zatem z jednej strony kuszący, z drugiej strony wymaga ograniczenia suwerenności Kredytobiorcy.

Pożyczka również w cenie

Bardzo podobnym instrumentem finansowym jest pożyczka. Podstawową różnicą w porównaniu z kredytem jest to, że pożyczka regulowana jest Kodeksem Cywilnym. Oznacza to, że udzielenie pożyczki jest bardziej przystępne, a warunki zawarcia umowy bardziej niestandaryzowane.

Co ciekawe, pożyczka może być udzielona z założeniem „zerowych” odsetek. W praktyce jednak pozyskanie pożyczki jest droższe od zaciągnięcia kredytu – z uwagi na większe ryzyko, które ponosi pożyczkodawca.

Z reguły pożyczka udzielana jest przez osoby fizyczne, względnie podmioty, oraz instytucje finansowe, które nie mogą udzielać kredytów (choćby przez firmy leasingowe, które udzielają pożyczek leasingowych). W przypadku pożyczki należy jednak pamiętać, że dodatkowym kosztem dla pożyczkobiorcy jest podatek od czynności cywilnoprawnych w wysokości 2% wartości pożyczki.

Leasing nabiera na znaczeniu

Jeszcze inną formą finansowania inwestycji jest leasing. Jest to dość młoda forma finasowania, która do tej pory nie znalazła swojej dedykowanej podstawy prawnej. Najważniejszym założeniem leasingu jest to, że przedmiotem leasingu najczęściej są rzeczy ruchome, z których korzysta leasingobiorca, płacąc raty leasingowe na rzecz leasingodawcy.

W praktyce występuje kilka form leasingu, a  coraz większa popularność tej formy finansowania wynika z korzyści podatkowych.

Cechą wspólną powyższych form finansowania jest to, że z założenia przeznaczone są one dla podmiotów działających już czas na rynku. Ale co z stat-upami?

Aniołowie na ratunek

Masz pomysł, jesteś ambitny, chcesz działać, ale nie masz pieniędzy. Co dalej?

Nie jeden młody przedsiębiorca stawał w obliczu powyższego problemu. Wiele przełomowych pomysłów rodziło się w głowie zwyczajnych ludzi, a nie w wielkich korporacjach. Do ziszczenia swoich marzeń potrzebowali więc kapitału.

Trudna sytuacja start-upów polega na tym, że instytucje zajmujące się finansowaniem przedsiębiorstw widzą w nowoutworzonych firmach bardzo duże ryzyko. Jest bardzo mało prawdopodobne, aby taka firma mogła liczyć na wsparcie zewnętrzne. W tym przypadku na pomoc przychodzą aniołowie biznesu (business angel) oraz fundusze Venture Capital.

Najczęściej pod tymi pojęciami znajdują się osoby prywatne lub wyspecjalizowane podmioty, które inwestują w przedsiębiorstwa znajdujące się na wczesnych fazach obrotu. Oprócz wnoszonego kapitału, start-up może liczyć na doświadczenie oraz kontakty i znajomości, które niesie za sobą anioł biznesu bądź fundusz. Zazwyczaj na taki rodzaj wsparcia mogą liczyć „perełki”, czyli przedsiębiorstwa o wysokim potencjale w przyszłości.

Taki rodzaj wsparcia niesie za sobą ograniczenia. Wraz z jego otrzymaniem, znacząco traci się na suwerenności. Cena, którą płaci start-up, jest jednak wysoka i najczęściej wiąże się z utratą udziałów oraz decyzyjności w firmie.

W przypadku ubiegania się dofinansowanie unijne, należy również zbadać, czy powstanie funduszu Venture Capital nie odbyło się przy udziale środków unijnych, co może wyeliminować możliwość skorzystania z tej formy finansowania przedsięwzięcia (ryzyko podwójnego finansowania).

O jutrze zacznij myśleć już dziś

Niezależnie od tego, jakie są możliwości Twojego przedsiębiorstwa, warto planować z wyprzedzeniem. Dla nie jednego przedsiębiorstwa realizacja odpowiedniej inwestycji oznacza „być albo nie być”. Niektóre przedsięwzięcia realizuje się od ręki, inne przygotowuje latami. Żadne jednak nie prawa się powieść, jeżeli firma nie będzie posiadać wystarczającego źródła finansowania. Aby osiągnąć sukces w biznesie trzeba umieć korzystać z okazji. Bądź gotowy, by nigdy swojej nie przegapić. 

Odrzucenie wniosku o przyznanie dofinansowania z Unii Europejskiej to dla każdego przedsiębiorcy wielki zawód. Nie jest to jednak moment na załamywanie rąk, ale czas w którym warto jeszcze zawalczyć! Dokładne i rzeczowe odwołanie się od tej decyzji może pozwolić nam na dalsze spełnianie biznesowych marzeń. Jak zatem dobrze przygotować protest, przekonać oceniającego wniosek o naszym profesjonalizmie i zwiększyć szansę na pozytywne rozpatrzenie protestu?

Każda osoba, która kiedykolwiek składała wniosek o przyznanie dotacji unijnej, z pewnością odczuwała dreszczyk emocji, czekając na decyzję dotyczącą dofinansowania projektu. Wyobraźmy sobie następującą historię. Pan Jan, starający się o dotację przedsiębiorca, dostał urzędowy list. W nim zawarte było uzasadnienie nieprzyznania dotacji, wypowiedzi ekspertów odnoszące się do poszczególnych kryteriów, liczba punktów, które zdobył złożony przez niego wniosek oraz informacja o możliwości złożenia protestu. Do pisma przewodniego załączone zostały dodatkowo karty oceny, które pokazywały, ile punktów przyznano jego wnioskowi w ramach poszczególnych kryteriów.

Pan Jan po wnikliwym zapoznaniu się z pismem uznał, że nie zgadza się z częścią zarzutów kierowanych pod adresem jego projektu. Dlaczego ekspert stwierdził, że ,,projekt nie zawiera prac B+R”, skoro do projektu dołączony został plan prac B+R wraz z podziałem na etapy? Na jakiej podstawie przy kryterium innowacyjności przyznano mu jedynie dwa punkty na pięć możliwych, skoro opisanych przez niego maszyn nie stosuje żaden inny przedsiębiorca w Polsce? Według pana Jana ocena ekspertów oraz ostateczna decyzja była dla niego niesprawiedliwa. Postanowił więc skorzystać ze wspomnianego w piśmie środka odwoławczego, czyli protestu.

Zaplanuj działania

Jest to niezwykle ważny moment sporządzenia każdego pisma, gdyż odwoływanie się do wytycznych oraz złożonego w ramach konkursu projektu to często jedyne możliwości, jakie ma wnioskodawca. Powinniśmy zacząć zatem od dokładnej analizy poszczególnych zarzutów oraz rozpisania harmonogramu pracy nad protestem. Jest to o tyle ważne, że najczęściej mamy od trzech do czternastu dni na przekazanie przygotowanego dokumentu do właściwej instytucji.

Na początku pisma protestacyjnego każdy przedsiębiorca będący na miejscu pana Jana powinien zawrzeć informacje, którego projektu dotyczy poniższe pismo i dlaczego zostało sformułowane. Można to wyrazić na przykład tak: „W odpowiedzi na pismo dotyczące wyniku oceny merytorycznej obligatoryjnej dokonanej zgodnie z obowiązującymi kryteriami, tj. informacji, iż wniosek o dofinansowanie nr…”. Dalej należy poinformować o tym, co pismo będzie zawierało: potwierdzenie, że naszym zdaniem w treści złożonych dokumentów aplikacyjnych znajdują się wszystkie niezbędne informacje, pozwalające pozytywnie ocenić projekt pod względem merytorycznym. Jednocześnie należy wspomnieć o spełnieniu zaleceń instrukcji wypełniania wniosku o dofinansowanie projektu lub innego dokumentu stanowiącego wytyczne do napisania projektu, które stanowiły załącznik do dokumentacji konkursowej.

Przygotuj argumenty

Pan Jan, mając już przygotowany wstęp dokumentu i zaznaczone poszczególne fragmenty oceny Komisji Oceniającej, może przystąpić do formułowania odpowiedzi. Wyszczególnione elementy z pisma zawierającego ocenę będą stanowiły kolejne punkty, na bazie których skonstruowany zostanie protest.

Często zdarza się, że ekspert urzędu czy instytucji, która przeprowadziła postępowanie oceniające, skupia się na wyszukaniu jakiegoś elementu podlegającego ocenie w konkretnym miejscu we wniosku, choć informacja ta może być zawarta w zupełnie innej części składanej dokumentacji. Pan Jan musi zatem odpowiednio połączyć fragmenty swojego projektu i przedstawić je jako kontrargument w stosunku do zarzutów eksperta, np. w ten sposób: „W punkcie 16. została szczegółowo przedstawiona tematyka poruszona przez oceniającego (…). Ponadto w punkcie 18. w treści „…” można zauważyć, że (…). Co więcej, w punkcie 21. wnioskodawca podkreślił swoją argumentację słowami (…)”. 

Przy konstruowaniu odpowiedzi na zarzuty ekspertów korzystać można nie tylko z treści własnego projektu, ale także z wytycznych i innych dokumentów, które były wykorzystywane podczas pisania projektu, np. pisząc tak: „W punkcie 15. wnioskodawca zawarł treść(…), która w pełni odpowiada zapisom i informacjom zawartym w Instrukcji do wypełniania wniosku”. Warto w tym miejscu zaznaczyć, że często rzekome błędy to w rzeczywistości efekt odmiennego postrzegania poszczególnych zapisów wytycznych. Dlatego warto pokusić się o dodatkowe wyjaśnienie lub opisanie swojego punkt widzenia. Opinia ekspertów może być bardzo lakoniczna lub w istocie nie informować o szczegółowych zarzutach, dlatego jedną z metod pisania protestu jest powołanie się na opinię eksperta i podważenie jej zasadności.

Wyobraźmy sobie, że pan Jan spotykał się w swojej odmowie z następującym zarzutem oceniającego: „Niewielkie zainteresowanie użytkowników oferowaną usługą przełoży się na słabą oglądalność serwisu, a co za tym idzie znikome zainteresowanie reklamodawców stroną Wnioskodawcy”. Odpowiedzieć na to może w takiej formie: „Na jakiej podstawie oceniający stwierdzają, że e-usługa spotka się z niewielkim zainteresowaniem? Oceniający nie podają żadnych przykładów/cytatów potwierdzających tę tezę, a zatem ocena ta jest bardzo subiektywna” lub tak: „Zdaniem Wnioskodawcy, dwu- lub trzyzdaniowe wyjaśnienia członków komisji oceniającej nie spełniają wymogu szczegółowego wyjaśnienia powodów odrzucenia wniosku. Wnioskodawca nie zgadza się z tym w lakoniczny sposób przedstawionym uzasadnieniem”.

Niejednokrotnie zarzuty ekspertów dotyczą wydatków, które są zaplanowane w budżecie projektu – stwierdzają oni, że budżet ten jest przeszacowany. Jeśli nie było takiej możliwości we wniosku albo w biznesplanie, pan Jan powinien zawrzeć w piśmie protestacyjnym szczegółowe wyjaśnienie dotyczące wyceny poszczególnych elementów lub zaprezentować komercyjne oferty w cenie zbliżonej do proponowanej w projekcie. Może zamieścić wówczas taką informację: „Dodatkowo w załączniku niniejszego protestu wnioskodawca dołącza przykładową ofertę serwera przygotowaną przez firmę opiewającą na łączną kwotę zbliżoną do przedstawionej w złożonym przez wnioskodawcę wniosku i biznesplanie”.

Bądź pewny swego, ale nie roszczeniowy

Po napisaniu całego pisma protestacyjnego, uwzględnieniu wszelkich aspektów pominiętych przez oceniających, po ukazaniu zasadności poszczególnych zapisów zgodnie z dokumentacją lub wykazaniu nierzetelności ekspertów, pan Jan powinien podsumować protest i zakończyć go prośbą o ponowne zapoznanie się z treścią wniosku wraz z jej oceną. Może to wyrazić słowami: „Podsumowując, w opinii wnioskodawcy ocena wniosku została dokonana przy nadinterpretacji poszczególnych zapisów dokumentacji, zwłaszcza wskazówek do biznesplanu, i z pominięciem poszczególnych treści dokumentacji aplikacyjnej złożonej w ramach konkursu. Wnioskodawca uprzejmie prosi więc o dokonanie ponownej oceny merytorycznej obligatoryjnej wniosku o dofinansowanie o numerze…”.

Każdorazowo przy sporządzaniu protestu musimy zastanowić się nad stylem pisania. Taktyka, której podejmie się piszący protest, musi być nastawiona na odniesienie maksymalnego sukcesu, czyli skierowania projektu do ponownej oceny. Warto się zastanowić, czy styl agresywny, zarzucający niekompetencje oceniających, to odpowiedni kierunek. Ponadto agresywnie, odbiorca protestu może odebrać nie tylko wprost stawiane zarzuty, ale też sformułowania na pierwszy rzut oka neutralne, np. „Zdziwienie wnioskodawcy budzi stwierdzenie…” lub „Na tle powyższych zapisów nie sposób zrozumieć oceniającego. Negatywna ocena spełnienia kryterium merytorycznego obligatoryjnego jest niesłuszna, podyktowana błędnymi przesłankami”.

W przypadku protestu lepiej wybrać styl bardziej koncyliacyjny i zawrzeć w dokumencie choćby takie stwierdzenia, jak np. „wnioskodawca zgadza się, iż nie zamieścił informacji w punkcie 16., jednak informacje zawarte w punkcie 17 w pełni uzupełniają treść wniosku i odpowiadają na zarzut komisji Oceniającej”.

Tak przygotowane pismo, zawierające rzetelną odpowiedź na zarzuty komisji oceniającej, wysłać należy w określonym terminie do odpowiedniej instytucji. W ten sposób w pełni możemy wykorzystać swoją szansę i liczyć na pozytywne rozpatrzenie protestu.

ECDF Dotacje zna się na przygotowywaniu protestów. Jeśli jesteś „Janem” z powyższego artykułu, nie przygotowywałeś z nami projektu, ale szukasz wsparcia w napisaniu protestu, skontaktuj się z nami i zwiększ swoje szanse na jego pozytywne rozpatrzenie! 

Korzystanie z dofinansowania pochodzącego ze środków europejskich to proces rozłożony na kilka etapów. Pozyskiwanie dofinansowania, a następnie realizacja projektu – czyli dokonywanie wydatków i faktyczne realizowanie zaplanowanych zadań – wydają się być czymś naturalnym. Jednak żywot projektu wcale się na nich nie kończy, a w całym procesie pojawiają się etapy, które potrafią zaskoczyć niejednego beneficjenta.

Jeśli zrealizowałeś projekt, który obejmował zakup lub wytworzenie środków trwałych, budynków lub instalacji albo zatrudnienie pracowników, następną – niemniej istotną – fazą będzie właśnie okres trwałości projektu. Choć jest to etap późniejszy, przypadający już po uzyskaniu środków, absolutnie nie powinieneś go traktować jako element mniej ważny od pozostałych. Należy go wręcz zaplanować z odpowiednim wyprzedzeniem, gdyż to na tym etapie okaże się, czy zrealizowany projekt przyniósł oczekiwane rezultaty.

Czym jest okres trwałości?

Trwałość, najprościej ujmując, oznacza z góry określony okres, w którym trzeba wykazać, że realizacja projektu zakończyła się powodzeniem. Co przez to rozumiemy? Powinieneś zweryfikować, czy udało się osiągnąć założony cel, czy efekty projektu są zgodne z przewidywaniami. W tym okresie trzeba również zbadać wpływ projektu na samo przedsiębiorstwo, jak i na jego otoczenie. Konieczne też będzie wskazanie tych osiągnięć, które dają się zmierzyć – takich jak np. spadek zapotrzebowania energetycznego czy wielkość zatrudnienia w przedsiębiorstwie, w zależności co było Twoim celem. Pamiętaj, że w okresie trwałości Twój projekt jest wciąż monitorowany przez właściwe instytucje – efekty projektu muszą być utrzymane na poziomie niepogorszonym.

Jak długo trwa okres trwałości?

Moment rozpoczęcia wylicza się indywidulanie dla każdego projektu. Najczęściej będzie to data przelewu ostatniej transzy dofinansowania (płatności końcowej) na Twój rachunek bankowy – od tego dnia zaczynasz liczyć bieg trwałości. Jeżeli w ramach rozliczenia nie są przekazywane żadne środki, wiążąca będzie data zatwierdzenia wniosku o płatność końcową.

Jakie jeszcze obowiązki musisz wypełniać w okresie trwałości?

Po zakończeniu realizacji nadal musisz przechowywać dokumentacje projektową, co najmniej przez okres 10 lat od dnia podpisania umowy o dofinansowanie.

Nie kończy się też obowiązek promowania faktu otrzymania dofinansowania na realizację projektu i informowania o tym opinii publicznej. Materiały promocyjne, których używałeś w trakcie realizacji projektu, w większości będą Ci służyły również w tym okresie. Warto sprawdzić, czy nie trzeba ich zaktualizować.

Kolejnym narzędziem, za pomocą którego będziesz współpracować z instytucjami jest system ankietowania. Najczęściej są to ankiety udostępniane online, a odpowiedzi na nie należy udzielać w określonym terminie.

W tym czasie również może się zdarzyć, że Twój projekt zostanie wytypowany do przeprowadzenia kontroli w miejscu jego realizacji przez upoważniony, wyznaczony do tego podmiot. Taka kontrola może być zapowiedziana z kilkudniowym wyprzedzeniem, ale może też mieć charakter doraźny. Twoim obowiązkiem, jako Beneficjenta, jest poddać się takiej kontroli i udostępnić wskazane przez zespół kontrolerów materiały, których kontrola będzie dotyczyła.

O czym nie wolno zapomnieć?

Ten etap życia projektu wiąże się z dalszym utrzymywaniem ścisłej współpracy z Instytucją Pośredniczącą lub Zarządzającą. Nie wolno dopuścić do tzw. naruszenia okresu trwałości, przez co należy rozumieć:

• zaprzestanie działalności produkcyjnej lub przeniesienie jej poza obszar objęty Programem,
• zmianę własności elementu współfinansowanej infrastruktury, która daje przedsiębiorstwu lub podmiotowi publicznemu nienależne korzyści,
• istotną zmianę wpływającą na charakter Projektu, jego cele lub warunki realizacji, która mogłaby doprowadzić do naruszenia jego pierwotnych celów, w szczególności nieosiągnięcia lub zaprzestania utrzymywania wskaźników produktu lub rezultatu na zadeklarowanym we wniosku o dofinansowanie poziomie,
• przeniesienie w okresie 10 lat od daty płatności końcowej działalności produkcyjnej poza obszar UE (zasada ta nie ma zastosowania do mikro, małych i średnich przedsiębiorstw).

Co możesz zrobić, żeby uniknąć takiej sytuacji? Zgłaszaj niezwłocznie każdą okoliczność, która może zagrozić trwałości projektu. Niezależnie od tego, czy planujesz zmiany w strukturze firmy, chcesz tylko zmienić adres czy też zmagasz się z problemem większego kalibru, jak np. kłopoty z utrzymaniem rezultatów na właściwym poziomie. Pamiętaj, że również w tym okresie możesz liczyć na wsparcie firmy doradczej. Pomoże Ci ona ocenić, z jak poważną sytuacją masz do czynienia, podpowie, co należy zrobić, a w razie potrzeby pomoże przygotować odpowiednie dokumenty.

Opracowano na podstawie:

• Wytyczne w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020
• Wzór umowy o dofinansowanie Projektu w ramach Wielkopolskiego Regionalnego Programu Operacyjnego na lata 2014-2020
• Wzór umowy o dofinansowanie Projektu w ramach Programu Operacyjnego Inteligentny Rozwój
• https://rpo.wrotapodlasia.pl
• https://wrpo.wielkopolskie.pl/