Archiwum miesięczne: sierpień 2019

Proces aplikacyjny zakończył się przyznaniem dotacji? Wydawać by się mogło, że najtrudniejsze zadanie zostało wykonane. Jednak realizowanie projektów dofinansowanych z funduszy Unii Europejskiej to droga pełna pułapek, która może zakończyć się utratą części lub całości dofinansowania. Aby poprawnie rozliczyć projekt, warto wiedzieć, jakich błędów unikać.

Fundusze Europejskie w perspektywie 2014-2020 to nowe środki dla przedsiębiorstw, organizacji i samorządów na zwiększenie konkurencyjności polskiej gospodarki, poprawę spójności społecznej i terytorialnej państwa, a także podnoszenie efektywności administracji.

Co dalej? Szansa na nowe fundusze!

Mimo iż wydawać by się mogło, że perspektywa dobiega ku końcowi, nadal ogłaszane są nowe konkursy w ramach poszczególnych programów operacyjnych, a wiele projektów uwzględnia realizację nawet do końca 2023 roku.

Warto też wspomnieć o okresie trwałości, który trwa od 3 do 5 lat od momentu wypłaty ostatniej transzy dofinansowania – ale nie oznacza on ostatecznego rozliczenia dotacji. Należy pamiętać, że otrzymanie całości dofinansowania nie zwalnia beneficjentów z obowiązków wynikających z umowy o dofinansowanie. Nieprawidłowości stwierdzone w okresie trwałości, takie jak zaprzestanie realizacji projektu, nieosiągnięcie założonych wskaźników czy inne działania niedozwolone, jak sprzedaż środków trwałych współfinansowanych z UE będzie prowadzić do naliczenia korekt finansowych, co w konsekwencji oznacza zwrot części lub całości dofinansowania wraz z należnymi odsetkami.

Problemy, z którymi spotykają się beneficjenci są różnorodne – często zależą od specyfiki projektu lub działania, w ramach którego przyznano dotacje. Błędy skutkujące korektami finansowymi można popełnić na każdym etapie realizacji projektu. Nieprawidłowe oszacowanie wartości zamówienia, nieprzestrzeganie zasady uczciwej konkurencji, nieuprawnione zmiany w umowach z wykonawcami to tylko niektóre z najczęściej popełnianych nieprawidłowości przez beneficjentów.

Zapytania ofertowe – najczęstsze problemy

Najwięcej szkód powstaje w trakcie tworzenia zapytań ofertowych. Potwierdzają to także instytucje przyznające środki unijne, które podczas szkoleń i spotkań z beneficjentami przekazują swoje spostrzeżenia i wskazówki dotyczące prawidłowej realizacji zamówień w projektach.

Do najczęstszych błędów popełnianych na etapie tworzenia zapytania ofertowego zgodnie z zasadą konkurencyjności należą:

1. Źle dobrane warunki udziału w postępowaniu

Dzieje się tak, gdy beneficjenci ograniczają swobodny dostęp do zamówienia poprzez stawianie warunków udziału w postępowaniu nieproporcjonalnych do przedmiotu zamówienia.

Przykład: Tworzysz zapytanie ofertowe na wykonanie hali produkcyjnej o powierzchni 500 m², przy szacowanej wartości zamówienia w wysokości 400 tys. zł. Oznacza to, że nie możesz stawiać wykonawcy warunku udokumentowania doświadczenia w robotach budowlanych:

• o powierzchni powyżej 500m²,
• o wartości powyżej 400 tys. złotych

oraz doświadczenia w stawianiu budynków o funkcji mieszkalnej (czyli innej niż funkcja hali planowanej do wybudowania).

Należy pamiętać, że warunki udziału muszą być adekwatne do przedmiotu zamówienia i gwarantować jego prawidłową realizację. Oczywiście niedozwolone jest faworyzowanie jakiegokolwiek oferenta.

2. Brak możliwości obiektywnej oceny oferty

Tworząc zapytanie ofertowe należy jasno wskazać, jak będą weryfikowane wymogi dotyczące udziału w postępowaniu oraz oceniane warunki ofert. Nieprawidłowością jest wskazanie na subiektywne metody oceny.

Przykład: Tworzysz zapytanie o zakup maszyny CNC. Nie możesz jako kryterium oceny ustalić estetykę wykonania maszyny informując, że ocena będzie dokonana na podstawie opinii zamawiającego – gdyż czynnik subiektywności przy ocenie oferty zaburza zasadę konkurencyjności.

Zgodnie z „Wytycznymi w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020” Ministerstwa Rozwoju, każde kryterium musi być sformułowane precyzyjnie, aby oferenci mogli interpretować je w jednakowy sposób. Wagi poszczególnych kryteriów powinny być określone w taki sposób, aby móc w przejrzysty sposób ocenić i wybrać najkorzystniejszą ofertę.

3. Opis przedmiotu zamówienia ograniczający konkurencję

Niedozwolone jest odnoszenie się w opisie przedmiotu zamówienia do konkretnego wyrobu, źródła, znaków towarowych, patentów lub specyficznego pochodzenia bez dopuszczenia rozwiązań równoważnych. Przykładem takiego błędu jest podawanie nazw własnych (marki, nazwy producenta itp.).

Dopuszczając rozwiązania równoważne należy obowiązkowo wskazać na zakres równoważności, natomiast potencjalny wykonawca jest zobowiązany do potwierdzenia, że jego oferta spełnia wymagania określone przez zamawiającego.

Przykład: Tworzysz zapytanie ofertowe na zakup serwera. W opisie nie możesz wymagać zastosowania rozwiązań danego producenta np. „procesor Intel Xeon E5” bez wskazania rozwiązań równoważnych. W takim przypadku zakresem równoważności będą wszystkie parametry bądź funkcje, które zagwarantują taki sam poziom użyteczności (np. określone parametry dotyczące pamięci cache, liczby rdzeni, częstotliwości, liczby wątków itp.).

4. Nieodpowiednio dobrany czas na przyjmowanie ofert

Zgodnie z zasadą konkurencyjności, zapytania ofertowe, których wartość szacunkowa nie przekracza tzw. progów unijnych, powinny być opublikowane na minimum:

• 7 dni w przypadku dostaw i usług,
• 14 dni w przypadku robót budowlanych.

Dla pozostałych zamówień powyżej progów wskazanych w „Wytycznych” stosuje się minimum trzydziestodniowy termin przyjmowania ofert (bez względu na kategorię zamówienia). Jednakże, pomimo iż policzenie 7, 14 lub 30 dni wydaje się dziecinnie łatwe, warto zwrócić uwagę na następujące pułapki:

• minimalny termin publikacji odnosi się do pełnych dób
• termin publikacji liczy się od dnia następnego od dnia publikacji
• ostatni dzień przyjmowania ofert nie powinien przypadać w soboty, niedziele lub święta. Termin składania ofert powinien upływać dnia następującego po dniu/dniach wolnych od pracy.

Przykład: Tworzysz zamówienie na zakup urządzenia – i ustalasz siedmiodniowy termin przyjmowania ofert. Jeśli publikujesz zapytanie ofertowe 1 sierpnia, nie możesz zakończyć go 8 sierpnia o godz. 16:00, gdyż mija wtedy 6 dni i 16 godzin zamiast pełnych siedmiu dób. Musisz przedłużyć przyjmowanie ofert do 9 sierpnia do dowolnej godziny.

Ustrzegaj się błędów!

Przytoczone błędy powstają wyłącznie z niedostatecznej wiedzy beneficjentów w realizacji projektów. Niestety popełnienie ich może skutkować wieloma stratami nie tylko w przyznanej dotacji, ale przede wszystkim dla rozwoju całej firmy. Dlatego warto jest skorzystać z wiedzy doświadczonych specjalistów, którzy pomogą w uniknięciu korekt finansowych oraz zagwarantują pomyślne rozliczenie projektu.

Jeśli jesteś przedsiębiorcą, którego projekt znalazł się na liście rankingowej, stajesz przed trudnym wyborem. Musisz wybrać strategię zarządzania projektem. Opcji jest kilka – możesz realizować projekt samodzielnie, zatrudnić w firmie eksperta lub przekazać to zadanie firmie doradczej. Pamiętaj jednak, że w tym ostatnim przypadku doświadczenie opiekuna zarządzającego Twoim projektem to tak naprawdę suma wiedzy i doświadczeń pracowników całej firmy doradczej, a zatem większa szansa na sukces przy formalnym rozliczeniu dotacji.

Wybór modelu zarządzania dofinansowanym projektem to naprawdę bardzo ważna decyzja. Dlatego przed jej podjęciem warto dobrze się zastanowić i rozważyć wszystkie opcje. Pierwsza myśl, jaka pojawia się u wielu Beneficjentów to „a może zrobię to sam”. Oczywiście, że możesz rozliczyć projekt sam – nie zapłacisz za to pieniędzmi, ale czasem pracy, który – z dużym prawdopodobieństwem – zahaczy także o życie prywatne. Wielu Beneficjentów nie zdaje sobie sprawy jak czasochłonna i wymagająca jest obsługa nawet „najprostszego” i najkrótszego projektu. A jeśli nie masz w tym doświadczenia i co chwilę musisz szukać porady u specjalistów lub przeszukiwać internet w poszukiwaniu nie zawsze sprawdzonych sugestii – musisz wiedzieć, że rozpoczynasz drogę pełną nerwów, wątpliwości, czasu spędzonego w dokumentach i… niekoniecznie wartą „zaoszczędzonych” pieniędzy.

Drugą możliwością jest zatrudnienie w firmie dedykowanego pracownika, który zajmie się realizacją projektu. Wówczas musisz zaufać, że jego doświadczenie (o ile w ogóle takie będzie posiadał) wystarczy, żeby obronić Twój projekt w toku realizacji. Celowo używam tu słowa „obronić” – bo realizowanie projektu to ciągła walka o fizyczne otrzymanie dotacji, którą się teoretycznie „dostało”. Nie wystarczy realizować wniosku zgodnie z zapisami we wniosku aplikacyjnym, należy przede wszystkim odpowiednio udokumentować pojedyncze prace, co wbrew pozorom nie jest wcale proste.

Wreszcie – możesz zatrudnić opiekuna z firmy doradczej. Koszt z dużym prawdopodobieństwem okaże się niższy, niż kwota przeznaczana na utrzymanie swojego pracownika, a otrzymane w gratisie doświadczenie jego kolegów z zespołu – realizujących w tym samym czasie wiele podobnych do Twojego projektów, na których zdobywają wiedzę i testują scenariusze postępowania – będą wręcz bezcenne.

Wiedza vs doświadczenie

Samodzielne zarządzanie projektem to bez wątpienia najtrudniejsza z form zarządzania. Wymaga wielu poświęceń i tak naprawdę pracy na co najmniej dwa etaty. Musisz przecież wciąż zajmować się bieżącym funkcjonowaniem firmy. Do tego w krótkim czasie, poza szefem przedsiębiorstwa, musisz stać się również specjalistą od rozliczania projektu.

Ryzyko takiego rozwiązania jest ogromne. Dlaczego? Zmieniające się wytyczne wymuszają bieżące weryfikowanie procedur, tworzenie wzorów dokumentów, udział w szkoleniach, pełną kontrolę nad procesem ofertowania oraz wnioskowania o środki. Jeżeli jakimś cudem uda się to połączyć z dotychczasowymi obowiązkami, nie ciesz się za szybko. Jesteś dopiero w połowie drogi. Masz teoretyczną wiedzę, którą teraz należy przełożyć na działanie. Musisz opanować odpowiednie programy do publikacji zapytań ofertowych, składania wniosków o płatność i wprowadzania zmian we wniosku aplikacyjnym. Musisz stworzyć od zera dokumenty, na których będziesz pracował. Poza realizacją projektu powinieneś zająć się także odpowiednim dokumentowaniem całego procesu. A pamiętaj, że każdy Twoja pomyłka to, co najmniej wydłużenie czasu rozliczania projektu i tym samym otrzymania refundacji.

Powyższy scenariusz zakłada, że wszystko będzie się toczyło według ustalonego harmonogramu, a Ty nigdy nie popełnisz żadnego błędu. A co, jeśli jednak nie wszystko pójdzie zgodnie z planem?

Szczególne przypadki wymagają szczególnego działania i niestety na wiele pytań nie udaje się znaleźć odpowiedzi w dokumentach. Jeżeli w firmie doradczej z wieloletnim doświadczeniem pracownicy niemal codziennie mają powody do robienia tzw. „burzy mózgów”, bo zaskakują ich nowe sytuacje Beneficjentów to jak Ty, bez tej wiedzy, chcesz sobie radzić z tym sam?

Pracownik na etacie

Zatem może warto zdecydować się na zatrudnienie dedykowanego pracownika do pracy przy dotacji. Nie będzie on zajmował się prowadzeniem firmy, więc łatwiej mu będzie skoncentrować się na obowiązkach wynikających z zarządzania projektem. Mając wcześniejsze doświadczenie będzie potrafił poruszać się w sferze procedur i wytycznych. Będzie miał zapewne również wypracowane kontakty z instytucją. Zatrudniając go korzystasz jednak wyłącznie z doświadczenia jednej osoby i bazujesz na projektach, przy których dotychczas pracował. A co więcej za jego wynagrodzenie zapłacisz kilka razy tyle, ile kosztuje wynajęcie firmy doradczej. Twój pracownik może zachorować, może wyjechać na urlop albo po prostu nagle odejść. Zostaniesz czasowo lub na stałe bez specjalisty, od którego zależy czy zachowasz, czy stracisz pieniądze z dotacji.

Dlaczego najlepszą opcją jest wynajęcie opiekuna z firmy doradczej?

Gdy Twój projekt dostaje opiekuna – tak naprawdę korzystasz z opieki całej firmy doradczej. Każdemu klientowi przypisujemy jednego pracownika – to on wprowadza Cię w tajniki dotacji, tłumaczy po kolei obowiązujące procedury, wyjaśnia wytyczne. On przygotowuje wzory pism, doradza w jaki sposób skonstruować zapytanie ofertowe, jak działać, żeby w świetle obowiązujących przepisów być wzorowym Beneficjentem. On składa wnioski o płatność, pisze pisma wnoszące o zmiany, publikuje zapytania ofertowe. Wreszcie przygotowuje Cię do kontroli w taki sposób, aby była ona jedynie formalnością. Co się dzieje, jeśli pojawia się kwestia niestandardowa? Jeżeli Twój opiekun nie zna odpowiedzi na pojawiające się pytanie, w zdobycie odpowiedzi angażuje cały zespół specjalistów ds. realizacji projektów. Na tym etapie zostaje rozstrzygnięta większość nietypowych kwestii. Wieloletnie doświadczenie pracowników, a także wspólna wymiana myśli pozwala na znalezienie odpowiedniego rozwiązania. Zdarzają się natomiast sytuacje, kiedy zaangażować trzeba pozostałe zespoły – zespół konsultantów oraz specjalistów przygotowujących projekty. Wszystkim pracownikom zależy na tym, żebyś nie stracił dotacji, dlatego każdy z nich będzie starał się Ci pomóc.

Wiedza, kontakty z instytucjami i szersza perspektywa

To jak będzie wyglądać rozliczenie dotacji w dużej mierze zależy od tego, jaki system pracy ma opiekun  przypisany do projektu po stronie Instytucji Zarządzającej. Od jego pracy zależy tempo wypłacenia refundacji, które nieraz jest kluczowe dla zachowania płynności finansowej przedsiębiorcy. O to przecież chodzi w dotacji, żebyś jak najszybciej ją fizycznie otrzymał. Firma doradcza pracująca od lat z tymi samymi urzędnikami zna ich zwyczaje i wie w jaki sposób przygotowywać pisma oraz wnioski, aby rozliczanie było jak najsprawniejsze.

Korzystając z usług firmy doradczej nigdy nie zostaniesz też pozostawiony bez wsparcia – jeśli Twój opiekun pojedzie na urlop, otrzymasz odpowiednie zastępstwo. System ciągłości obsługi jest tak skonstruowany, że możesz spokojnie realizować projekt mając gwarancję pomocy ze strony osoby zastępującej.

To co jednak najważniejsze – współpracując z firmą doradczą zyskujesz szersze spojrzenie na to, co się dzieje. Każda sprawa jest rozpatrywana w szerszym kontekście, ponieważ wszystko co się dzieje w projekcie, ma swoje późniejsze konsekwencje. Nie mając doświadczenia, nie jesteś w stanie ich przewidzieć.

Oddaj swój projekt w dobre ręce

Ty jako Beneficjent znasz się na merytorycznej stronie realizacji projektu. My potrafimy realizować projekty formalnie. Niech każdy robi to, co umie najlepiej. Oddając swój projekt w ręce specjalistów z działu zarządzania realizacją projektów UE zapewniasz sobie największe szanse na formalny sukces rozliczania projektu oraz spokój. Merytoryczny sukces zależy wyłącznie od Ciebie.

Szybką ścieżkę do dofinansowania projektu badawczego umożliwia Narodowe Centrum Badań i Rozwoju (NCBiR). Aby osiągnąć sukces, niezbędna jest przede wszystkim jasno określona wizja dotycząca prac B+R, jak i wiele innych istotnych kwestii.

Od 3 lat przedsiębiorcy mają możliwość otrzymania dofinansowania na projekty badawcze w ramach konkursu POIR 1.1.1, Poddziałanie 1.1.1 Badania przemysłowe i prace rozwojowe realizowane przez przedsiębiorstwa. Konkurs ten nazwany jest „Szybką ścieżką”. W tym roku katalog korzyści z aplikowania w konkursie jest znacznie większy niż w poprzednich naborach. Zmianie nie ulega jednak to, że Narodowe Centrum Badań i Rozwoju wymaga od wnioskodawców dobrze przygotowanych projektów badawczych.

Szybka ścieżka – dla kogo?

W 2019 roku po raz pierwszy o dofinansowanie, w ramach tej samej procedury konkursowej, mogą starać się zarówno MŚP, jak i duzi przedsiębiorcy. Novum w tym roku jest także możliwość startowania w konkursie konsorcjów przedsiębiorców i jednostek naukowych. Projekty realizowane przez przedsiębiorców we współpracy z jednostkami naukowymi to szansa na realizację dobrze zaplanowanych projektów badawczo-rozwojowych [1].

Jak otrzymać dofinansowanie na projekt B+R?

W skutecznym aplikowaniu do programu  „Szybka ścieżka” pomocny będzie niezbędnik określający, jak ma wyglądać skrojony na miarę projekt badawczy. Przygotowanie projektu badawczego z uwzględnieniem najważniejszych aspektów pozwoli na uzyskanie maksymalnej liczby punktów, przekładając się tym samym na dofinansowanie. Przygotowanie wzorcowego projektu B+R jest niezmiernie ważne ze względu na to, że w 2019 roku czeka nas jeszcze jeden nabór z alokacją ponad miliard złotych.

Nabór wniosków będzie trwać od 16 września do 16 grudnia 2019 roku. Projekty oceniane będą przez niezależnych ekspertów nie tylko pod kątem innowacyjności, ale także zapotrzebowania rynkowego i opłacalności wdrożenia.

Co gwarantuje uzyskanie dofinansowania?

1. Nowość rozwiązania – badania zaplanowane w projekcie muszą zmierzać do opracowania nowatorskiego rozwiązania. Rezultat projektu ma stanowić innowację produktową lub procesową co najmniej w skali polskiego rynku. Potwierdzeniem aspektu nowości są wypracowane wspólnie nowe cechy i funkcjonalności wraz z parametrami, w porównaniu do rozwiązań konkurencyjnych.

2. Logicznie zaplanowane prace badawcze – projekt dofinansowany w ramach Szybciej ścieżki musi posiadać charakter projektu badawczego, co oznacza, że przewidziano w nim realizację badań przemysłowych oraz prac rozwojowych albo wyłącznie prac rozwojowych.

Przyporządkowanie etapów badawczych do konkretnego rodzaju badań odbywa się w oparciu o zapisy dotyczące poziomów gotowości technologicznej (tzw. TRL). Jest to niezmiernie ważny element – bo od prawidłowego przyporządkowania zależy poziom dofinansowania kosztów związanych z konkretnym etapem. Każdy etap badawczy musi posiadać także jasno określony rezultat, tj. kamień milowy.

Nie można też zapomnieć, że każdy z nich to też ryzyka – i konieczne jest zaplanowanie sposobu zarządzania tym ryzykiem [2]. Warto pamiętać, że na każdym etapie badawczym mogą wystąpić pewnego rodzaju zagrożenia – biznesowe, administracyjne lub technologicznie. Dobrze przygotowany projekt nie tylko identyfikuje ryzyka, ale także posiada plan ich minimalizacji.

3. Koszty niezbędne do przeprowadzenia prac B+R – mając dopracowane etapy badawcze, jak i poszczególne zadania realizowane w ramach projektu możemy określić jednostkowe koszty, niezbędne do przeprowadzenia prac. Konieczne będzie także ustalenie, czy wszystkie prace badawcze są możliwe do wykonania przez wnioskodawcę, czy być może potrzebne będzie zlecenie niektórych badań podwykonawcom.

4. Współpraca z kadrą naukową – niezależnie od branży, dobrze zaplanowany projekt badawczy łączy w sobie pierwiastek biznesowy oraz naukowy. Przedsiębiorstwo posiada potencjał stricte praktyczny, gwarantujący połowę sukcesu. Niezbędne jest, aby do prac badawczych zaangażować osoby ze świata nauki. Zaangażowanie do projektów badawczych profesorów, jak i osób ze stopniem doktora, mających dużą wiedzę merytoryczną warunkuje sukces i powodzenie na etapie realizacji prac badawczych w każdej branży. Współpraca przedsiębiorstwa z uniwersytetem, czy też instytutem badawczym działającym w dziedzinie, której dotyka projekt jest jednym z pierwszych kroków, które należy podjąć przy opracowywaniu koncepcji badawczej.

Staramy się jednak być integratorem tych dwóch światów, aby zwiększyć szanse na sukces.

5. Wykazanie braku barier we wdrożeniu/skomercjalizowaniu rezultatów prac B+R – kolejny ważny aspekt to badanie stanu techniki, które na moment aplikowania zwiększa szanse na zdobycie dofinansowanie. Takiego rodzaju badanie przeprowadzane jest przez Rzecznika patentowego, który analizuje dostępne bazy patentowe lub publikacje pod kątem wdrażanego rozwiązania. Przedsiębiorstwo otrzymuje szczegółowy raport wskazujący na podobne rozwiązania, po to, aby móc określić, czy podczas prac B+R nie naruszy się własności intelektualnej innego podmiotu.

6. Opłacalność wdrożenia – przedsiębiorca planując projekt badawczy powinien przygotować realne prognozy sprzedaży. Przedstawiony model biznesowy musi wskazywać na to, że zaplanowane prace B+R doprowadzą do opracowania produktu, który będzie odnosił sukces w wymiarze ekonomiczno-społecznym. W tym celu rekomendujemy podpisanie listów intencyjnych z potencjalnymi odbiorcami produktu.

Szansa dla firm

Biznes musi być oparty o innowacje. W celu przetrwania na rynku należy podjąć działania perspektywiczne – a to oznacza, że szansą dla polskich firm jest zwiększenie inwestycji na badania i rozwój. Bez wątpienia niezwykle pomocne w tym zakresie są dotacje na projekty badawcze.

Na przestrzeni kilku lat przyczyniliśmy się do sukcesów wielu przedsiębiorców z całej Polski. Pozyskane dofinansowanie firmy przeznaczyły m.in. na zakup aparatury, sprzętu i innej infrastruktury niezbędnej do stworzenia lub rozwoju centrów B+R. Posiadamy doświadczenie i znamy się!