Wpisy w kategorii: Wiedza

Zgodnie z Wytycznymi dotyczącymi kwalifikowalności wydatków na lata 2021-2027 każdy projekt otrzymujący wsparcie w ramach pomocy de minimis o wartości do 200 tys. euro rozliczany jest obligatoryjnie za pomocą uproszczonych metod rozliczania wydatków. Najpopularniejszą metodą są tzw. kwoty ryczałtowe. W artykule omówiono najważniejsze założenia tej uproszczonej formy rozliczania projektów.

Ryczałt: na czym to polega?

Dofinansowanie ryczałtowe to forma wsparcia finansowego, w której przedsiębiorca otrzymuje środki finansowe w formie stałej, określonej z góry kwoty. Kwotą ryczałtową jest kwota uzgodniona za wykonanie określonego w projekcie zadania na etapie zatwierdzenia wniosku o dofinansowanie. Zadaniem może być np. udział w targach, zakup maszyn, przeprowadzenie szkolenia. Kwota wypłacana jest na podstawie udowodnienia ustalonymi dokumentami prawidłowej realizacji zadania. Na etapie realizacji projektu przedsiębiorca nie musi przeprowadzać procedur ofertowych i prowadzić wyodrębnionej ewidencji księgowej. Instytucja finansująca nie weryfikuje wartości poszczególnych wydatków w oparciu o dokumenty księgowe.

Ryczałt: przykład praktyczny

Zadanie polega na udziale przedsiębiorcy w wydarzeniu targowym w roli wystawcy. Na moment złożenia wniosku przedsiębiorca przeprowadza rozeznanie rynku w celu ustalenia rynkowej ceny poszczególnych kosztów ponoszonych w ramach zadania – w tym np. zabudowy targowej, wpisu do katalogu wystawców, materiałów promocyjnych. W ramach rozeznania rynku warto zebrać 3 oferty od potencjalnych dostawców/wykonawców. Łączna kwota zadania to kwota ryczałtowa. Przedsiębiorca określa we wniosku adekwatny wskaźnik będący podstawą do rozliczenia kwoty ryczałtowej i wypłaty dofinansowania, np. Udział w targach, oraz dokumenty, które potwierdzą ten fakt, np. dokumentacja fotograficzna, kopia wpisu do oficjalnego katalogu wystawców. Wypłata dofinansowania następuję po zrealizowaniu zadania i okazaniu instytucji finansującej dokumentów potwierdzających realizację wskaźnika przypisanego do danej kwoty ryczałtowej.

Zalety i wady rozliczania projektów kwotami ryczałtowymi

Zasadniczą korzyścią dla przedsiębiorcy jest uproszczenie procedur. Beneficjent nie musi prowadzić wyodrębnionej dokumentacji księgowej oraz przedkładać instytucji finansującej faktur zakupu i innych dokumentów związanych z ponoszeniem kosztów. Nie ma też konieczność przeprowadzania postępowań ofertowych. Dostawca/wykonawca może zostać wybrany „z wolnej ręki”. Przedsiębiorca otrzyma kwotę ustaloną we wniosku o dofinansowanie. Działania zakupowe można rozpocząć bezpośrednio po otrzymaniu decyzji o otrzymaniu środków, bez długich i skomplikowanych procedur konkurencyjnych.

Rozliczanie uproszczoną metodą ryczałtową, mimo wielu zalet, związane jest też z ryzykiem niewypłacenia wszystkich środków przypisanych do konkretnego zadania w przypadku jego niezrealizowania zgodnie z założeniami. W przypadku kwot ryczałtowych niezrealizowanie w pełni wskaźników objętych kwotą ryczałtową, skutkuje tym, że dana kwota jest uznana w całości za niekwalifikowalną (rozliczenie w systemie „spełnia – nie spełnia”). Przedsiębiorca powinien więc ze szczególną ostrożnością zaplanować działania i odpowiednio dobrać obiektywny sposób potwierdzenia ich realizacji. Pomimo braku obowiązku przedkładania instytucji finansującej dokumentów zakupowych i księgowych warto gromadzić wszystkie związane z projektem dokumenty na wypadek kontroli.

Rozliczanie na podstawie kwot ryczałtowych: podsumowanie

Dofinansowanie w formie ryczałtu to prosty i wygodny sposób rozliczania projektów inwestycyjnych o mniejszej wartości (do 200 tys. euro). Uproszczenie procedur formalnych i księgowych na etapie realizacji pozwala skupić się firmom na meritum prowadzonych przedsięwzięć. W perspektywie finansowej 2021-2027 ta forma finansowania stałą się dość powszechna w przypadku naborów stricte inwestycyjnych, a także dotyczących cyfryzacji i internacjonalizacji działalności. Warto więc utrwalić sobie kluczowe zasady obowiązujące przy tej formie rozliczania kosztów projektu.