Archiwum miesięczne: luty 2020

Jeżeli podpisałeś umowę o dofinansowanie Projektu, to z pewnością nadejdzie taki moment, w którym będzie trzeba zmierzyć się z kontrolą. Jak przebiega, kiedy się jej spodziewać i czy jest się czego bać?

Instytucje Wdrażające posiadają kilka narzędzi do zweryfikowania, czy środki w ramach Funduszy Europejskich wydawane są w sposób prawidłowy. Jednym z tych narzędzi są funkcjonujące Wydziały Kontroli, które bacznie przyglądają się, czy zawarta Umowa o dofinansowanie Projektu realizowana jest zgodnie z jej zapisami.

To „przyglądanie” odbywa się na dwa sposoby: zza biurka, tj. na podstawie przesłanych dokumentów w wersji elektronicznej oraz w Twojej siedzibie i/lub w miejscu rzeczowej realizacji Projektu.

Kontrola może mieć miejsce w trakcie realizacji Projektu, tuż po jego zakończeniu, ale przed zatwierdzeniem wniosku o płatność końcową lub w okresie trwałości. Jedno jest pewne – w każdym z wyżej wymienionych etapów jako Beneficjent musisz być gotowy, żeby stawić czoła temu wyzwaniu.

Kontrola w siedzibie firmy/instytucji

Kiedy mówimy o kontroli w siedzibie Beneficjenta i/lub w miejscu rzeczowej realizacji Projektu, możemy spotkać się z kontrolą zapowiedzianą lub niezapowiedzianą. W pierwszym przypadku informacja o planowanej kontroli przesyłana jest najczęściej na 5 dni przed planowanym jej terminem – mamy więc trochę czasu, żeby się przygotować. Natomiast w przypadku kontroli niezapowiedzianej niestety nie ma czasu na jakąkolwiek reakcję, po prostu trzeba jej się poddać.

Pisząc o kompletnej dokumentacji mam na myśli:

• dokumentację związaną z przeprowadzanymi procedurami wyboru wykonawców,
• dokumentację finansową, w tym właściwie opisane faktury wraz potwierdzeniami płatności,
• potwierdzenie prowadzenia wyodrębnionej ewidencji księgowej,
• dokumenty potwierdzające osiągnięcie zakładanych wskaźników.

W trakcie kontroli pomocna jest również obecność osób, które czynnie biorą lub brały udział w realizacji Projektu. To właśnie one mają największą wiedzę o wszystkim, co się w Projekcie do tej pory wydarzyło, co sprawia, że są najbardziej kompetentne do udzielania wyjaśnień.

Należy pamiętać również o tym, że w trakcie prowadzonej kontrolni należy dać pełen dostęp w szczególności do urządzeń, obiektów, terenów i pomieszczeń, w których realizowany jest/był Projekt lub zgromadzona jest dokumentacja dotycząca Projektu.

Pojawiają się uwagi? Bez paniki!

W tym miejscu może, a nawet powinno pojawić się pytanie: co w przypadku, w którym zespół kontrolujący ma uwagi? Oczywiście takie sytuacje mogą się wydarzyć, w szczególności, gdy kontrola jest niezapowiedziana.

Wszystko zależy od skali uchybienia. W trakcie trwania czynności kontrolnych można składać wyjaśnienia na miejscu lub wyznaczany zostaje termin za złożenie wyjaśnień i/lub uzupełnienie braków. Dopiero po tym sporządzana jest Informacja Pokontrolna, która jest podsumowaniem prowadzonych działań.

To z niej wynika, czy przyznana nam dotacja jest niezagrożona czy też stwierdzone zostały uchybienia na tyle istotne, że ich skutkiem będzie nałożenie korekty finansowej.

Dopiero wynik odwołania jest ostateczny. 

Podsumowując – podpisanie umowy o dofinansowanie jest równoznaczne ze zgodą na przeprowadzenie kontroli w każdym momencie realizacji Projektu, jak również w okresie trwałości.
W celu uniknięcia problemów należy prowadzić pełną dokumentację, a w trakcie kontroli zapewnić obecność osób kompetentnych do udzielania wyjaśnień. Wtedy na pewno wszystko się uda.

Jako ECDF Dotacje mamy świadomość, że kontrola projektu to jeden z kluczowych momentów w trakcie realizacji projektu, dlatego też jesteśmy z naszymi klientami na tym etapie. Nasza oferta współpracy zawiera wsparcie klienta na etapie przygotowania do kontroli, obecność podczas czynności kontrolnych, a także pomoc w przygotowaniu odpowiedzi na ewentualne zastrzeżenia pokontrolne. Zapraszamy do współpracy!

Wniosek dotyczący kolejnych wieloletnich ram finansowych na lata 2021-2027 został przyjęty przez Komisję Europejską dnia 2 maja 2018 r. Najważniejszym elementem całego pakietu legislacyjnego dotyczącego nowej perspektywy jest wniosek dotyczący rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady ustanawiającego wspólne przepisy, czyli tzw. rozporządzenie ramowe/ogólne. Rozporządzenie to definiuje główne zasady wdrażania funduszy polityki spójności.

Główny cel proponowanych zmian – zmniejszenie obciążenia administracyjnego

W celu poprawy funkcjonowania i wdrażania funduszy UE w nadchodzącej perspektywie finansowej, Komisja dokonała ewaluacji ex-post oraz przeprowadziła konsultacje publiczne w dziedzinie polityki spójności. Wnioski wynikające z tych ocen stanowiły punkt wyjścia do proponowanych zmian w Rozporządzeniu ogólnym.

Najważniejszym i powtarzającym się ustaleniem w ocenie wszystkich funduszy była potrzeba wprowadzenia uproszczeń mających na celu zmniejszenie obciążeń administracyjnych. Zgodnie z treścią projektu Rozporządzenia, istnieją dowody wskazujące na znaczne koszty administracyjne związane z programami EFRR i Funduszy Spójności. W niedawnym badaniu oszacowano je w przypadku EFRR na poziomie średnio 3% kosztów programu, a w przypadku Funduszu Spójności – 2,2%. Obciążenie administracyjne beneficjentów (w tym MŚP) jest wyższe.

W celu zmniejszenia obciążenia administracyjnego – zarówno samych Funduszy, jak i Beneficjentów – w projekcie Rozporządzenia ogólnego Komisja proponuje dwie zasadnicze zmiany.

Rozszerzone zastosowanie uproszczonych form kosztów

W nadchodzącej perspektywie finansowej na lata 2021-2027, zamiast zwrotu rzeczywistych wydatków w oparciu o faktury płatności będą coraz częściej oparte na uproszczonych formach rozliczania kosztów, takich jak przede wszystkim kwoty ryczałtowe. Kwotą ryczałtową jest kwota uzgodniona za wykonanie określonego w projekcie zadania, takiego jak np. Udział w targach w roli wystawcy, Zakup materiałów informacyjno-promocyjnych czy Wdrożenie innowacji organizacyjnej (zakup oprogramowania). Główną zaletą tego rozwiązania jest brak weryfikacji znacznej liczby dokumentów, rachunków czy faktur. Weryfikacji podlega jedynie, czy Beneficjent wykonał określone zadanie, za co wypłacana jest mu ustalona we wniosku o dofinansowanie kwota.

Uproszczone formy rozliczania kosztów będą wspierane głównie poprzez wprowadzenie wymogu ich stosowania w przypadku operacji dotyczących niewielkich kwot. W myśl art. 48 projektu Rozporządzenia ogólnego, w przypadku gdy całkowity koszt operacji nie przekracza kwoty 200 000 EUR, wkład przyznany beneficjentowi (…) przyjmuje formę stawek jednostkowych, kwot ryczałtowych i stawek ryczałtowych (…).

Zmniejszenie liczby kontroli oraz nowe przepisy dotyczące pojedynczego audytu

Zgodnie z art. 68 projektu nowego Rozporządzenia ogólnego, kontrola zarządcza (…) opiera się na analizie ryzyka i jest proporcjonalna do zidentyfikowanych zagrożeń (…). Zapis ten ma wpłynąć na zmniejszenie liczby kontroli. W nowym okresie programowania kontrole zarządcze będą oparte na ryzyku, a nie na sprawdzaniu wszystkich operacji. Obecnie wiele Programów decyduje się na administracyjną weryfikację wszystkich wniosków o płatność. Po roku 2020, weryfikowana ma być jedynie określona próba oparta na ryzyku.

Warto również zwrócić uwagę na nowe zapisy dotyczące pojedynczego audytu. Jak wynika z art. 74 omawianego projektu Rozporządzenia, projekty finansowane w ramach EFRR i Funduszu Spójności o wartości poniżej 400 000 EUR kwalifikowalnych kosztów oraz projekty EFS o wartości poniżej 300 000 EUR będą audytowane tylko raz przed ich zakończeniem. Pozostałe projekty będą natomiast audytowane tylko raz na rok obrachunkowy. Jest to znaczące uproszczenie względem obecnych zapisów, gdzie projekt o dowolnej wartości może być poddawany weryfikacji nawet kilkukrotnie w ciągu roku.

„Quid pro quo” („coś za coś”), czyli kwalifikowalność VAT jako rekompensata niższych stóp współfinansowania

Wysokość stóp współfinansowania unijnego w latach 2021-2027 jest z pewnością kwestią najbardziej interesującą z punktu widzenia przyszłych planów biznesowych potencjalnych Beneficjentów. Teoretycznie to właśnie od określonych stóp współfinansowania zależy faktyczny wkład funduszy unijnych w planowane przedsięwzięcia.

W tym kontekście, na pierwszy rzut oka, możemy mówić o niekorzystnej zmianie w proponowanym projekcie Rozporządzenia ogólnego. Jak wynika bowiem z art. 106, w nadchodzących latach stopy współfinansowania będą niższe. W perspektywie 2021-2027 Komisja Europejska proponuje, aby wkład UE w odniesieniu do poszczególnych regionów kształtował się następująco:

• maksymalnie 70% kosztów kwalifikowalnych dla regionów słabiej rozwiniętych (obecnie 85%),
• maksymalnie 55% kosztów kwalifikowalnych dla regionów w okresie przejściowym (obecnie 60%),
• maksymalnie 40% kosztów kwalifikowalnych dla regionów lepiej rozwiniętych (obecnie 50%).

Komisja jednocześnie dostarcza jednak rozwiązanie na zasadzie „quid pro quo” („coś za coś”), jakim ma być pełna kwalifikowalność VAT w przypadku projektów o wartości poniżej 5 mln EUR. Obecnie podatek VAT kwalifikowalny jest jedynie, gdy nie podlega zwrotowi na podstawie krajowych przepisów o podatku VAT. Nowe zapisy o kwalifikowalności VAT wpłyną na brak szarej strefy dotyczącej możliwości zwrotu/odliczenia, jak i przede wszystkim stanowić będą realną rekompensatę za obniżenie stóp współfinansowania unijnego.

W okresie programowania na lata 2021-2027 procentową wartość wkładu UE w przypadku projektów o wartości poniżej 5 mln EUR obliczać będzie się bowiem od wartości brutto projektu, a nie jak obecnie – od wartości netto.

Posługując się prostym przykładem, dla projektu o wartości 1 000 000 PLN netto (1 230 000 PLN brutto) w regionie słabiej rozwiniętym przedsiębiorca będący czynnym podatnikiem VAT:

• w obecnej perspektywie otrzyma dofinansowanie w wysokości 85% wydatków kwalifikowalnych, definiowanych jako kwota netto tj. 1 000 000 PLN x 85% = 850 000 PLN,
• w nadchodzącej perspektywie otrzyma dofinansowanie w wysokości 70% wydatków kwalifikowalnych, definiowanych jako kwota brutto tj. 1 230 000 PLN x 70% = 861 000 PLN.

Nowy projekt Rozporządzenia ogólnego proponuje szereg zmian korzystnych dla potencjalnych Beneficjentów środków unijnych w latach 2021-2027. Już teraz zachęcam do analizy potrzeb biznesowych na przyszłe lata, których realizacja może być wynikiem współpracy z gronem naszych specjalistów. Głęboko wierzymy, że znajomość nowych zasad programowych pozwoli znaleźć dla każdego odpowiednie rozwiązania i wspólnie pozyskać dofinansowanie dla wielu ciekawych i ambitnych projektów. Pozostańmy w kontakcie.

Artykuł opracowano na podstawie projektu Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady ustanawiającego wspólne przepisy z dn. 29.05.2018 r. oraz publikacji 80 środków upraszczających w ramach polityki spójności 2021–2027 udostępnionej na oficjalnej stronie Komisji Europejskiej.

Internacjonalizacja to skuteczny sposób na przyspieszenie rozwoju firmy. Rozszerzenie działalności na rynki zagraniczne wiąże się jednak z licznymi wyzwaniami, dlatego przed przystąpieniem do sprzedaży za granicą konieczne jest dokładne przeanalizowanie wielu kwestii i opracowanie rzetelnego planu eksportu.

Aby skutecznie wejść na nowy rynek, należy m.in.:

• zidentyfikować najbardziej efektywne kierunków ekspansji z punktu widzenia potencjału firmy i posiadanej oferty produktowej,
• przeanalizować sytuację na rynku i potencjalne bariery wejścia,
• stworzyć indywidualną koncepcję marketingową, uwzględniającą optymalne kanały dystrybucji i promocji,
• zaplanować budżet i harmonogram działań.

Przygotowanie do eksportu obejmuje, więc szereg czynności, których przebieg i efekty mogą zadecydować o sukcesie bądź porażce przedsięwzięcia. Wskazane wyżej aspekty powinny zostać szczegółowo sprecyzowane w ramach planu eksportu, który w maksymalnym uproszczeniu możemy sprowadzić do trzech obszarów: badania rynku, opracowania strategii marketingowej oraz przygotowania harmonogramu działań.

Badanie rynku

Pierwszym krokiem powinno być dogłębne zweryfikowanie rynku i potencjału biznesowego – po to, by sprawdzić, czy nasze wyobrażenia o kierunku ekspansji pokrywają się z rzeczywistością. Zacznijmy od uwarunkowań makroekonomicznych występujących na danym rynku geograficznym, w tym również uwarunkowań prawnych i administracyjnych dotyczących eksportu danego typu towaru. W ramach tego etapu przeanalizujmy też dynamikę rozwoju branży i występujące na rynku trendy.

Następnie zdefiniujmy grupę docelową i segment rynkowy (tzw. targetowanie), do którego kierować będziemy nasz produkt. Odpowiedzmy sobie na pytania, co wpływa na podejmowane przez klientów decyzje zakupowe? Jakie są ich potrzeby, preferencje i mentalność? Czy mamy pewność co do popytu na nasz produkt?

Skoncentrujmy się także na konkurencji, nie tylko bezpośredniej, ale i rozwiązaniach zbliżonych funkcjonalnie bądź potencjalnych substytutach, które mogłyby sprawić, że nasz produkt zniknie wśród bogatej oferty firm o podobnym profilu działalności.

Następnie przeanalizujmy możliwości dystrybucji, uwzględniając różne kanały sprzedaży, kwestie logistyki czy polityki płatności.

Strategia marketingowa

Będąc przekonanym o atrakcyjności wybranego rynku docelowego, jak i własnej sile przebicia, przystąpmy do kolejnego etapu, jakim jest opracowanie strategii marketingowej. Opierając się na najbardziej popularnej koncepcji marketingu-mix zaproponowanej przez McCarthy’ego, 4P, należy rozpatrzeć następujące 4 elementy.

1. Produkt – zastanówmy się, czy nasz produkt spełnia oczekiwania odbiorców, a przekaz marki zostanie właściwie odebrany. Bądźmy czujni, bo nawet jeżeli w naszym kraju udało nam się trafić w gusta klientów i szybko zyskać na popularności, to nie jest to jednoznaczne z sukcesem za granicą!

Warto się zastanowić, czy istnieje konieczność dostosowania produktu (np. etykiet i rodzaju opakowań) do prawnych wymagań, systemu dystrybucji czy norm bezpieczeństwa w danym kraju, bądź zmodyfikować nazwę czy logo marki.

Niejednokrotnie, konieczność odejścia od standaryzacji produktu i adaptacja marki, wynika z różnic językowych czy kulturowych – na pewno każdy kojarzy językowe faux pas niemieckiego OSRAM, włoskich kosmetyków Pupa, bądź niefortunnego przykładu marki samochodu Chevrolet Nova (w krajach hiszpańskojęzycznych oznaczającego „nie jedzie”).

1. Cena – dość powszechnym stereotypem jest, że aby szybko wejść na rynek i sprzedać produkt, należy zaoferować najniższą cenę. Tymczasem polityka cenowa musi być dostosowana do danego rynku i zasobności portfeli nabywców. Jednocześnie produkt musi przynosić zysk, więc nie może być sprzedawany poniżej kosztów wytworzenia (pomijając fakt, że dumping cenowy stanowi naruszenie zasad uczciwej konkurencji).

Najogólniej ujmując, cena powinna być „konkurencyjna”, czyli odpowiednia do oferowanej jakości i stosunkowo nie odbiegająca od cen oferowanych przez najbliższą konkurencję. Oczywiście przyjęta polityka zależy również od wybranej strategii pozycjonowania marki – kreując produkt na unikatowy czy wręcz luksusowy możemy ustalić wyższą cenę, co paradoksalnie może się przyczynić do poprawy wizerunku oferty i zwiększenia sprzedaży.

1. Dystrybucja – należy przeanalizować różne kanały sprzedaży i dotarcia do klienta, w tym eksport pośredni i bezpośredni, licencjonowanie, produkcję na zamówienie, przedsięwzięcia Join Venture czy uruchomienie filii zagranicznej.

Wybór kanału dystrybucji zależy przede wszystkim od specyfiki oferty produktowej, możliwości i pozycji firmy czy posiadanych międzynarodowych kontaktów biznesowych. Z punktu widzenia niedoświadczonego producenta, uznać można, że najmniej ryzykownym rozwiązaniem jest sprzedaż z wykorzystaniem usług pośrednika tj. podmiotu trzeciego (partnerów, dystrybutorów, hurtowni, sklepów itd.). Wówczas kluczowym zadaniem działu handlowego jest dotarcie do potencjalnych partnerów biznesowych, z którymi możliwe będzie nawiązanie trwałej współpracy.

1. Promocja – prawdopodobnie najszerszy z aspektów, często niedoceniany i spychany na margines z uwagi na największe uzależnienie od posiadanego budżetu.

Należy jednak pamiętać, że działania promocyjne są kluczowe w początkowej fazie wchodzenia na rynek i decydujące dla budowy pozytywnego wizerunku marki produktowej, zaistnienia w świadomości potencjalnych odbiorców (w szczególności, gdy wdrażamy dedykowane rozwiązanie, a nie markę korporacyjną, która jest już rozpoznawalna chociaż w Polsce) oraz pobudzenia chęci zakupu produktu poprzez zwiększanie zainteresowania ofertą. W kontekście wskazanego elementu należy opracować spójną koncepcję marki i rozpatrzeć m.in. promocję sprzedaży, reklamę czy działania PR.

Harmonogram działań

Ostatnim, choć nie najłatwiejszym etapem, jest stworzenie, w oparciu o wszystkie zidentyfikowane czynniki, realnego i konkretnego planu działania – uwzględniającego szczegółowy harmonogram oraz kosztorys dopasowany do naszych możliwości finansowych. W tym przypadku ważne jest racjonalne zaplanowanie zadań w czasie i odpowiednie dysponowanie środkami finansowymi.

Podsumowując, koncepcja wejścia na nowy rynek wydaje się banalnie prosta. Pytanie tylko jak przedsiębiorstwo (bez względu na swój staż w branży) ma dokonać szczegółowego rozeznania nowego rynku? Porównać swoją ofertę z konkurencją i poznać preferencje odbiorców? Jak nawiązać kontakty z potencjalnymi kontrahentami, będąc np. po drugiej stronie globu?

Wszyscy wiemy, że problemom należy stawiać czoła, tj. najlepiej skonfrontować swoje wyobrażenia z rzeczywistością. Jednym z najbardziej efektywnych działań, które może podjąć podmiot rozważający ekspansję zagraniczną, jest udział w międzynarodowych wydarzeniach gospodarczych tj. targi branżowe, wystawy, misje gospodarcze, ale też konferencje czy szkolenia organizowane w wybranym kraju docelowym.

Osobisty udział we wskazanych imprezach (nie tylko jako wystawca, ale i zwiedzający) jest doskonałym rozwiązaniem pozwalającym na to, aby w jednym miejscu i czasie poznać specyfikę danego rynku, firmy, które na nim działają, dowiedzieć się o trendach wśród odbiorców, bezpośrednio zbudować sieć kontaktów poprzez spotkania B2B czy zweryfikować potencjalnych partnerów biznesowych i możliwości dystrybucji.

Aktywność ta, w połączeniu z działaniami promocyjnymi dedykowanymi na dany rynek zagraniczny (w szczególności pozaeuropejski), pomimo wymiernych korzyści wiąże się jednak z koniecznością poniesienia stosunkowo dużych nakładów finansowych.

Jak zdobyć dofinansowanie?

Przedstawiony obszar działań, czyli koszty w zakresie umiędzynarodowienia i wypromowania marki produktowej na rynkach docelowych, może zostać dofinansowany w ramach krajowego konkursu 3.3.3 Wsparcie MŚP w promocji marek produktowych – Go to Brand.

Konkurs jest atrakcyjny dla podmiotów z niemal wszystkich branż – począwszy oferty modowej i meblowej, poprzez części samochodowe i lotnicze, budowę i wykańczanie budowli na farmaceutyce czy polskich specjalnościach żywnościowych kończąc. Wynika to zarówno z potencjału polskich marek, jak i faktu, iż maksymalny dopuszczalny poziom dofinansowania wynosi aż do 85% kosztów kwalifikowanych projektu (pomoc de minimis dla mikroprzedsiębiorcy). Nabór trwa do 11 marca.

Gorąco polecam każdemu, kto rozważa rozpoczęcie eksportu bądź planuje ekspansję na nowe rynki zagraniczne! Chętnie pomożemy w przygotowaniu dokumentacji aplikacyjnej i wesprzemy w całym procesie pozyskiwania dotacji.

Głównym wyzwaniem przy rozliczaniu dotacji są postępowania ofertowe. To od poprawności ich realizacji zależy, czy zostanie wypłacone pełne dofinansowanie. Podpowiadam, jak zadbać o poprawność opisu przedmiotu zamówienia w zapytaniu ofertowym – które może przysporzyć wielu kłopotów.

Przede wszystkim jednoznaczność

Częstym problemem treści zapytań ofertowych jest brak jednoznaczności w opisie przedmiotu zamówienia – w tym w opisie jego parametrów oraz funkcjonalności. A jednoznaczność jest tu kluczowa, gdyż musimy wykazać, że chcemy zakupić dokładnie ten środek trwały (lub tę wartość niematerialną i prawną, lub zlecić prace budowlane), na który zostało przyznane dofinansowanie.

Dlatego to na Beneficjencie spoczywa obowiązek właściwego opisania przedmiotu zamówienia. Powinien on być jasny, jednoznaczny i wyczerpujący. Co to oznacza w praktyce? To, że powinien zawierać wszystkie parametry i funkcjonalności wskazane w dokumentacji aplikacyjnej oraz definiować je w sposób możliwie jednoznaczny.

Musimy więc unikać sformułowań „około”, „na przykład” czy „mniej więcej”. Wprowadzają one pewien przedział dopuszczalności, co w rezultacie może spowodować, że zaoferowany zostanie przedmiot zamówienia o parametrze niższym niż podanym na moment aplikacji, co skutkować może korektą finansową.

W takich przypadkach wskazane jest zastosowanie określeń, które wyraźnie wskażą, że dany parametr ma być spełniony – np. „minimum” lub „typu”.

W taki sposób powinniśmy zastępować wybrane sformułowania takimi, które są dopuszczalne i jednocześnie zapewniają zakup przedmiotu zamówienia o parametrach nie gorszych od zadeklarowanych w momencie aplikacji o dofinansowanie.

Co ze znakami towarowymi lub patentami?

Wiele aktualnie prowadzonych programów ogólnokrajowych lub regionalnych jest poświęcona innowacjom. Dlatego w dokumentacji aplikacyjnej może pojawić się przypadek, gdy do planowanego zakupu założono maszynę, której pewne rozwiązania lub funkcjonalności są chronione prawnie – czyli znakiem towarowym lub patentem.

Zgodnie z Wytycznymi w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach EFRR, EFS oraz FS na lata 2014-2020*, opis przedmiotu zamówienia nie może zawierać odniesień do znaków towarowych, patentów lub pochodzenia, źródła lub szczególnego procesu, który charakteryzuje produkty lub usługi dostarczane przez konkretnego wykonawcę, jeżeli mogłoby to doprowadzić do uprzywilejowania lub wyeliminowania niektórych wykonawców lub produktów.

Jednak z założeń projektu wynika, że niezakupienie tej konkretnej maszyny może spowodować niezrealizowanie opisanej w aplikacji innowacji – co wiązać się będzie z koniecznością zwrotu dofinansowania.

Co możemy w takim przypadku zrobić? W takich szczególnych sytuacjach, jak opisana powyżej, dopuszcza się sporządzenie opisu przedmiotu zamówienia zawierającego znaki towarowe, patenty lub odniesienia do konkretnych marek, rozwiązań, procesów – jeżeli niemożliwe jest opisanie przedmiotu zamówienia w wystarczająco precyzyjny i zrozumiały sposób.

Należy jednak pamiętać, że takie parametry należy zestawić ze słowami „lub równoważne”.

Powyższy zapis wskazuje, że wymagany jest konkretny rodzaj technologii, ale nie ogranicza on konkurencji. Dopuszcza bowiem technologie równoważne, które muszą zapewnić funkcjonalności i rezultaty nie gorsze niż wspomniana technologia.

Co ważne, w przypadku skorzystania z możliwości zastosowania takich sformułowań, nie można odrzucić oferty jako niezgodnej z zapytaniem ofertowym, jeżeli potencjalny wykonawca udowodni w swojej ofercie, że proponowane rozwiązania w równoważnym stopniu spełniają wymagania określone w zapytaniu ofertowym.

Wielkość parametrów w zapytaniu – czy mogą być niższe?

Pomimo deklaracji w dokumentacji aplikacyjnej dotyczącej parametrów kupowanych przez nas środków trwałych, często zastanawiamy się, czy możemy kupić inną maszynę –  o mniejszych lub większych parametrach.

Co do zasady, przy konstruowaniu opisu przedmiotu zamówienia wszystkie parametry i funkcjonalności wpisane w dokumentacji aplikacyjnej są obligatoryjne i należy je traktować jako minimalne. To znaczy, że nie wolno dokonać zakupu sprzętu, który będzie gorszy pod względem parametrów i funkcjonalności.

Wynika to z faktu, że Wnioskodawca we wniosku o dofinansowanie musi przedstawić konkretne cechy, parametry i funkcjonalności planowanych do zakupu elementów projektu wraz z uzasadnieniem. Na tej podstawie jest oceniany wniosek i zostaje przyznane dofinansowanie. Dlatego zakup urządzeń o gorszych parametrach jest traktowany jako realizacja projektu niezgodnie z założeniami i skutkuje korektą finansową.

Są jednak przypadki, w których zakup maszyny innej (często mniejszej) staje się uzasadniony. Może stać się tak w sytuacji, gdy maszyna nie była dostępna na rynku w momencie pisania wniosku, a – pomimo na przykład mniejszej przestrzeni roboczej czy innych parametrów – wciąż jest wystarczająca.

A dokładniej – zapewnia rezultaty nie gorsze niż pierwotnie założona maszyna oraz spełnia wszystkie założenia innowacyjności (jeżeli maszyna była wpisana w opinii o innowacyjności jako element innowacyjny). Wówczas możemy zakupić takie urządzenie – ale po wcześniejszym uzyskaniu zgody Instytucji Zarządzającej danym programem na taką zmianę.

Ochrona tajemnicy przedsiębiorstwa

W projektach traktujących o innowacjach wdrażanych w przedsiębiorstwach istotnym zagadnieniem jest tajemnica przedsiębiorstwa. O ile dokumentacja aplikacyjna jest obwarowana ochroną zawartej w niej treści, tak zapytanie ofertowe jest dokumentem ogólnie dostępnym i upublicznianym np. w Bazie Konkurencyjności. Co w takim razie zrobić, aby uchronić się przed koniecznością publikacji informacji, które są istotne z punktu widzenia złożenia oferty przez oferentów i jednocześnie stanowią „know-how” firmy?

Z pomocą przychodzi możliwość ograniczenia części opisu z zapytania. Polega ono na wyłączeniu z opisu części stanowiącej tajemnicę przedsiębiorstwa i publikacji zapytania w „uproszczonej” formie. Wyłączoną część jesteśmy zobowiązani udostępnić potencjalnym oferentom, którzy zobowiązali się do zachowania poufności.

W praktyce wygląda to tak: załącznikiem do zapytania staje się umowa poufności, którą każdy oferent jest zobowiązany podpisać i odesłać zamawiającemu, jeżeli chce uczestniczyć w przetargu i zapoznać się z całością opisu przedmiotu zamówienia.

W przypadku odmowy podpisania umowy o zachowaniu poufności, nie mamy obowiązku udostępniania pełnego opisu. W taki sposób unikamy publikacji informacji stanowiących tajemnicę firmy, natomiast sami oferenci, na mocy podpisanej umowy, zostają zobligowani do zachowania poufności w przypadku otrzymania wyłączonej części opisu przedmiotu zamówienia.

Kod CPV – co to takiego?

Do opisu przedmiotu zamówienia stosuje się nazwy i kody określone we Wspólnym Słowniku Zamówień, czyli kod CPV. Stanowi on obligatoryjny element każdego zapytania ofertowego. Choć jest traktowany dość pobieżnie, to pełni istotną rolę – stanowi bowiem swego rodzaju identyfikator przedmiotu zamówienia, który pozwala potencjalnym oferentom w szybki sposób ocenić, czy dane zapytanie ofertowe jest w kręgu ich zainteresowań.

W ten sposób można przefiltrować zapytania ofertowe i wybrać tylko te, które dotyczą np. konkretnej dziedziny związanej z działalnością firmy.

Kod CPV jest dla nas ważny również z innego powodu. Wpisanie w zapytaniu błędnego kodu może zostać potraktowane jako ograniczenie konkurencyjności, w wyniku czego wielu oferentów mogło zostać zmylonych i nie złożyć ofert na dane zapytanie.

Taka sytuacja może się wiązać z korektą finansową. Dlatego istotne jest zadbanie o to, by zapytanie było oznaczone właściwym i możliwie najbardziej dokładnym kodem CPV. W przypadku, gdy zapytanie obejmuje zakup kilku elementów projektu różnych rodzajowo, należy podać więcej niż jeden kod, tak aby każdy przedmiot zamówienia można było przyporządkować do określonego kodu.

Reasumując – opis przedmiotu zamówienia to kluczowy element każdego zapytania ofertowego. Między innymi od jego poprawności zależy to, czy zostanie wypłacone pełne przyznane dofinansowanie. Przy jego konstruowaniu należy zwrócić uwagę, by był jednoznaczny i wyczerpujący, a także pamiętać o stosowaniu odpowiednich sformułowań, które nie ograniczą konkurencyjności postępowania. Właśnie dlatego warto podejść do tego zagadnienia profesjonalnie – aby zrobić to dobrze.

*Wytyczne w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020.