Archiwum miesięczne: kwiecień 2020

Większość projektów dofinansowanych ze środków europejskich wiąże się z koniecznością rozliczania ich pełnej formie – co oznacza konieczność prowadzenia wyodrębnionej ewidencji księgowej pod projekt oraz dokładnego dokumentowania wszystkich wydatków poniesionych w ramach realizowanego projektu w postaci dokumentacji przetargowej, właściwie wystawionych, zaksięgowanych i opisanych faktur, potwierdzeń płatności itp. Są jednak działania takie jak 3.3.3 POIR „Go To Brand”, które wykorzystują uproszone metody rozliczania projektów, które są przystępniejsze dla zwykłego Beneficjenta. Na czym one polegają?

Uproszczone metody rozliczania projektu przewidują możliwość rozliczania wydatków w oparciu o tzw. kwoty ryczałtowe. Są one tworzone i ustalane na etapie ubiegania się o dotację poprzez odpowiednią kalkulację kosztu na podstawie cen rynkowych. Do odpowiedniej wyceny posłużyć mogą oferty z rynku, katalogi, cenniki ze stron internetowych itp. Sprecyzowane w ten sposób kwoty ryczałtowe stają się wówczas podstawą do wyliczenia dofinansowania na dany wydatek we wniosku o dofinansowanie.

W rezultacie otrzymujemy sztywno określone kwoty wydatków kwalifikowalnych oraz dofinansowania na każdy koszt w projekcie. W projektach z działania 3.3.3 POIR kwotę ryczałtową ustala się dla pojedynczego zadania obejmującego koszty towarów/usług/produktów, które będą ponoszone w związku z jego realizacją, związane wyłącznie z konkretnym wydarzeniem targowym lub misją, usługą doradczą oraz wytworzeniem i realizacją działań informacyjno-promocyjnych.

Kwoty ryczałtowe – czym tak naprawdę są?

Należy to rozumieć w taki sposób, że Instytucja zgadza się wypłacić zapisaną we wniosku o dofinansowanie kwotę dofinansowania na dany wydatek, jeżeli zostanie on zrealizowany zgodnie założeniami wniosku. W przypadku zauważenia przez PARP jakichkolwiek rozbieżności, dane zadanie będzie uznane za niekwalifikowalne. Podobnie wydarzy się, jeżeli wydatki zostaną poniesione poza okresem kwalifikowalności określonym w umowie o dofinansowanie. Jak udokumentować w takim razie wydatek, by jasno wykazać jego poprawną realizację?

Dokumentowanie wydatków

Posługując się przykładem działania „Go To Brand”, sposób dokumentowania poniesienia wydatku zależy od jego rodzaju. Jest on jednak zdecydowanie uproszczony względem normalnych metod rozliczania: Beneficjent nie przeprowadza postępowań ofertowych w celu wyłonienia wykonawcy/dostawcy a także nie wymaga się przedstawiania dokumentów finansowych przy rozliczaniu wydatków.

Oznacza to, że zakupy mogą być dokonywane z tzw. „wolnej ręki” zgodnie z budżetem dofinansowanego projektu. W zależności od rodzaju wydatku przedstawia się więc następujące  przewidziane dokumenty:

• Impreza targowa w charakterze wystawcy
  • Dokumentacja zdjęciowa – stoisko targowe, numer stoiska, oznaczenie MPG, oznaczenie logotypami UE, FE i PL, zdjęcia dodatkowe (jeżeli dotyczy).
  • Wpis do katalogu wystawców.
• Misja gospodarcza
  • Raport z misji – data i miejsce realizacji, ramowy plan misji, cel misji, skład delegacji, harmonogram spotkań z kontrahentami, zdjęcia, bilety wstępu (jeżeli dotyczy), podsumowanie (czy zrealizowano cel?).
• Usługa doradcza
  • Raport i/lub opracowanie – dokument potwierdzający realizację usługi zgodnie z założeniami.
• Szkolenie
  • Dokumenty – zakres szkolenia, certyfikaty, lista obecności.
• Seminaria/kongresy/konferencje
  • Dokumenty – zgłoszenie/zaproszenie, agenda, dokumentacja fotograficzna.
• Działania informacyjno-promocyjne
  • Raport – powinien zawierać opis wykonanej usługi zgodnie z założeniami wraz ze specyfikacją (rodzaj działania, ilość itd.).
  • Zdjęcia – powinny pokazywać wykonane materiały, w przypadku wykonywania np. 1000 szt. ulotek wystarczy zdjęcie jednej sztuki.

W przypadku rozliczania zaliczki w działaniu 3.3.3 POIR dodatkowo wymaga się oświadczenia o pobraniu zaliczki o wydatkowanej kwocie zaliczki (wzór jest dostępny na stronie PARP), a także wyciągu bankowego z rachunku zaliczkowego.

Realizacja projektu – informacje ogólne

W projektach 3.3.3 POIR „Go To Brand” dla Instytucji Pośredniczącej najważniejsze jest zrealizowanie zadania. Oznacza to, że wydatki rozliczane za pomocą kwot ryczałtowych są traktowane jako wydatki poniesione, przez co Beneficjent nie musi udowadniać i przedstawiać dokumentów księgowych na dany wydatek potwierdzających poniesienie kosztu, jak w projektach rozliczanych na normalnych zasadach.

Beneficjent musi wyłącznie wykazać, że zrealizował zadanie zgodnie z założeniami na podstawie raportu, zdjęć itp. Takie podejście jest bezpośrednim następstwem zapisów dokumentacji konkursowej, która wskazuje, że Beneficjent nie ma obowiązku prowadzenia wyodrębnionej ewidencji księgowej pod projekt.

Warto zaznaczyć, że realizacja zadań odbywa się „zero-jedynkowo”, czyli: albo zadanie zostało zrealizowane w całości zgodnie z założeniami, albo nie. Nie występuje tutaj pojęcie częściowej realizacji zadania. Rozliczanie zadań objętych kwotami ryczałtowymi odbywa się poprzez wykazanie osiągnięcia wskaźnika dla kwot ryczałtowych w terminie, w którym zadanie zostało zaplanowane we wniosku o dofinansowanie. W przypadku niezrealizowania w pełni wskaźników dla kwot ryczałtowych dana kwota ryczałtowa (całe zadanie) zostanie uznana za niekwalifikowalną.

Jeżeli coś zostało zakupione taniej niż przewidziany ryczałt, to Beneficjent i tak otrzymuje całą kwotę ryczałtową – nie ma proporcjonalnego pomniejszania dofinansowania. Podobnie w przypadku zakupu czegoś drożej – wówczas Beneficjent również otrzymuje tylko wysokość kwoty ryczałtowej. Od tej zasady nie ma wyjątków.

Zmiany w projekcie

Projekty ryczałtowe pozwalają Beneficjentom na wprowadzanie zmian w trakcie realizacji projektu. W przypadku „Go To Brand” należy jednak pamiętać o kilku istotnych kwestiach.

Beneficjent ma obowiązek informowania Instytucji o wszelkich zmianach związanych z realizowanym projektem. Brak informowania o zmianach jest naruszeniem zapisów umowy o dofinansowanie i może skutkować uznaniem części wydatków za niekwalifikowane lub rozwiązaniem umowy o dofinansowanie.

W przypadku konieczności wprowadzenia zmian w zadaniu rozliczanym kwotą ryczałtową z powodu okoliczności niezależnych od Beneficjenta, jest on zobowiązany do przedstawienia uzasadnienia wnioskowanej zmiany wraz ze szczegółową metodologią kalkulacji kosztów zadania po zmianie. Jest to istotna kwestia zwłaszcza w czasach epidemii COVID-19 (więcej o zmianach imprez w projektach targowych przeczytać można w artykule „Projekty targowe w dobie zagrożenia koronawirusem – konsekwencje dla Beneficjentów?”).

Nie ma możliwości zwiększenia kwot przewidzianych na realizacje zadań rozliczanych kwotami ryczałtowymi. Beneficjent nie jest uprawniony do dokonywania przesunięć pomiędzy kategoriami wydatków rozliczanymi za pomocą kwot ryczałtowych.

Inne obowiązki

Pomimo pewnych uproszczeń w realizacji projektu ryczałtowego, regulamin wciąż przewiduje  obowiązki, które obowiązują Beneficjenta tak samo, jak w przypadku projektu realizowanego normalną metodą. Do najważniejszych należą poniższe.

• W trakcie realizacji Beneficjent jest zobowiązany do osiągnięcia i monitorowania wskaźników produktu i rezultatu określonych we wniosku o dofinansowanie, w tym wskaźników dotyczących kwot ryczałtowych. Nieosiągnięcie wskaźników będzie skutkowało obniżeniem dofinansowania.
• Beneficjent jest zobowiązany poddać się kontroli/audytowi w ramach umowy o dofinansowanie, prowadzonej przez instytucje uprawnione.
• Beneficjent jest zobowiązany do przechowywania dokumentacji dotyczącej projektu przez okres nie krótszy niż 10 lat od zawarcia umowy.
• Beneficjent jest zobowiązany do promocji projektu zgodnie z Podręcznikiem wnioskodawcy i beneficjenta w zakresie informacji i promocji.
• Projekt jest objęty okresem trwałości, podczas którego Instytucja Pośrednicząca monitoruje poziom wskaźników, w tym rezultatu.
• Szczególnym obowiązkiem jest również informowanie przez Beneficjenta niezwłocznie i pisemnie Instytucji Pośredniczącej o problemach w realizacji projektu a w szczególności o ryzyku nieosiągnięcia wskaźników produktu i rezultatu. Niewykonanie przez beneficjenta powyższych obowiązków może być przesłanką do przeprowadzenia kontroli doraźnej przez uprawnione instytucje w siedzibie Beneficjenta, a także w miejscu realizacji projektu.

Projekty rozliczane metodą uproszczoną stanowią na pewno przystępne narzędzie dotacyjne dla Beneficjentów, którym zależy na sprawnej realizacji przedsięwzięć. Przykładem takiego działania jest bardzo popularny „Go To Brand”, w którym sprawozdawanie kosztów odbywa się właśnie w oparciu o kwoty ryczałtowe.

Należy jednak pamiętać, że przy wszystkich ułatwieniach, jakie ze sobą niosą, nie można zapomnieć o kilku istotnych kwestiach, jak właściwa realizacja zadań zgodnie z dokumentacją aplikacyjną czy przygotowanie właściwych dokumentów do określonych wydatków. Nie poświęcenie odpowiedniej uwagi takim zagadnieniom może spowodować, że wydatki całych zadań w projekcie mogą być niekwalifikowalne, a co za tym idzie Beneficjent utraci sporą część dofinansowania – zwłaszcza, że w projektach ryczałtowych nie ma mowy o oszczędnościach czy częściowej realizacji zadania.

Dlatego najlepszym wyjściem jest zaangażowanie podmiotu doradczego, który korzystając z wiedzy i doświadczenia przeprowadzi Beneficjenta przez meandry jego projektu i pomoże rozliczyć właściwie projekt.

Rozwiązanie trudności osób z różnego rodzajami ograniczeń możliwe jest dzięki realizacji założeń konkursu organizowanego przez Polską Agencję Rozwoju Przedsiębiorczości – 2.3.5 Design dla przedsiębiorców – Dostępność Plus. Wpisuje się on w długoterminową strategię rządową na rzecz równości szans w dostępie do produktów i usług na obszarze Polski. Jako przedsiębiorcy należący do sektora MŚP, macie szansę wziąć czynny udział w procesie zmiany otoczenia – na lepsze.

Polska Agencja Rozwoju Przedsiębiorczości (PARP), zgodnie z założeniami rządowego programu Dostępność Plus, daje możliwość ubiegania się o dofinansowanie dla projektów, których koncepcja uwzględnia potrzeby osób z ograniczeniami psychofizycznymi,  środowiska osób starszych, czy kobiet w ciąży. Realizacja odgórnej inicjatywy możliwa jest dzięki uczestnictwu w konkursie 2.3.5 Design dla przedsiębiorców – Dostępność Plus.

Dostępność Plus – co to i dla kogo?

Program Dostępność Plus ma za zadanie stworzyć kompleksowe rozwiązania dające możliwość bardziej komfortowego życia w otaczającej nas rzeczywistości.  Dotyka bardzo wielu ważnych sfer życia obywateli poprzez implementowanie użytecznych rozwiązań do produktów i usług.

W bieżącym roku po raz kolejny pojawi się możliwość pozyskania środków unijnych na sfinansowanie profesjonalnego procesu projektowego, w efekcie którego możliwym będzie wdrożenie nowego lub znacząco ulepszonego produktu lub usługi wpływających na dywersyfikację przedsiębiorstwa.

To właśnie zgodność z zasadą uniwersalnego projektowania pozwoli na ich pełną  adaptację do wymagań środowiska. Założenie konkursowe pozwolą na pokrycie wydatków inwestycyjnych niezbędnych do realizacji celu.

Produkty i usługi dedykowane

Dostępność jest o tyle szerokim zagadnieniem, że pozwala łączyć różnego typu rozwiązania zaimplementowane w wyrobach, które mogą ułatwić codzienne funkcjonowanie osobom z ograniczeniami w przestrzeni domowej, lokalnej czy wirtualnej. Potrzeby społeczeństwa są zróżnicowane, więc koniecznym jest projektowanie przede wszystkim uniwersalnych oraz utylitarnych wyrobów przyjaznych dla odbiorców.

Wolumen produktów i usług, które mogą być udoskonalane na rzecz niwelowania barier w ich użytkowaniu, obejmuje wszystkie przedmioty, które mogą stanowić potencjalne źródło trudności dla nas wszystkich. Dotyczy to zarówno mebli, sprzętów, mieszkań, urządzeń AGD i RTV, stolarki otworowej, aplikacji, jak i szeregu innych elementów użytkowanych w codziennym życiu. Wyroby dostosowane do specyficznych wymagań mogą cechować się  także znaczną innowacyjnością, która bazuje na wykorzystaniu nowych technologii jak np. „aplikacja do nauki programowania dla osób z niepełnosprawnościami”[2].

Innowacja, o której mowa, związana może być z każdym elementem naszego funkcjonowania. Może dotyczyć udogodnień dla matek z dzieckiem, kobiet w ciąży, osób starszych, niedołężnych czy po prostu przemieszczających się z ciężkim bagażem[3]. Innowacja ma maksymalnie ograniczyć wszelkie pojawiające się trudności, które mogą wpłynąć na niezrealizowanie podjętego działania. 

Cel przeznaczenia środków unijnych

• Usługi audytu wzorniczego i otoczenia rynkowego
• Usługi przygotowania strategii opracowania nowego projektu wzorniczego
• Usługi prototypowania i testów, z wyłączeniem zakupu środków trwałych oraz wartości niematerialnych służących zbudowaniu prototypu oraz jego przetestowania)
• Usługi doradcze w zakresie wdrożenia nowego lub ulepszonego produktu
• Zakup środków trwałych służących wdrożeniu nowego lub ulepszonego produktu
• Zakup patentów, licencji, know-how służących wdrożeniu nowego lub ulepszonego produktu

Skuteczne ubieganie się o dofinansowanie

W celu skutecznego aplikowania do programu Dostępność Plus niezbędne będzie zapoznanie się z dokumentacją aplikacyjną oraz ideą uniwersalnego projektowania, która pozwoli na szczegółowe zaznajomienie się z wymaganiami względem Przedsiębiorcy.

Odpowiedni czas do zaznajomienia się z wytycznymi jest konieczny, aby w nowym naborze (przewidzianym od lipca do września) zwiększyć swoje szanse na stworzenie koncepcji produktu zgodne z zakresem Dostępności Plus. Projekty oceniane będą nie tylko pod kątem innowacyjności, ale także zapotrzebowania rynkowego oraz minimalizowanych barier.

Jeśli posiadasz pomysł, ale potrzebujesz pomocy przy ujęciu go w formalne ramy projektowe, co umożliwi pozytywne przejście procedury aplikacyjnej – zwróć się do nas. Jako firma poza ugruntowaną pozycją na rynku posiadamy ogromne doświadczenie, poparte wysoką skutecznością w pozyskiwaniu dotacji w zakresie dostępności.

Szacuje się, że nawet 30% społeczeństwa może mieć trwałe lub czasowe ograniczenia w mobilności czy percepcji, które wynikają z wielu powodów. Z punktu widzenia biznesowego, wykorzystanie  odpowiedniej niszy rynkowej może stać się szansą na sukces – Twój i Twojej firmy.

Możesz mieć pewność, że propagowanie równości szans w najbliższych latach będzie nieodłącznym elementem strategii państwa, który możesz już teraz przekłuć na swój sukces, dzięki zrewolucjonizowaniu rynku nowymi lub znacząco ulepszonymi produktami i usługami.

[1] https://www.parp.gov.pl/component/grants/grants/design-dla-przedsiebiorcow-dostepnosc-plus

[2] https://www.gov.pl/web/fundusze-regiony/dostepnosc-plus-wspieramy-przedsiebiorcow

[3] https://www.elzbietaduda.pl/dostepnosc-plus

[4] https://www.parp.gov.pl/component/grants/grants/design-dla-przedsiebiorcow-dostepnosc-plus

Postępowania ofertowe są kluczowym elementem realizacji niemal każdego projektu dofinansowanego ze środków unijnych. To właśnie poprzez zamówienia publiczne dokonuje się wyboru wykonawcy dla interesującej nas usługi/dostawy/budowy przewidzianych we wniosku o dofinansowanie. Od poprawności przeprowadzenia postępowania zależy dalsza pozytywna realizacja projektu, a – co za tym idzie – otrzymanie pełnego przyznanego dofinansowania. Jakie sposoby wyłaniania wykonawców są zgodne z obowiązującymi wytycznymi?

Punktem wyjścia każdego zamówienia jest sporządzenie odpowiedniego opisu przedmiotu zamówienia. Jego zapisy są wnikliwie analizowane przez Instytucje Pośredniczące, a jego błędne sformułowanie może nieść ze sobą ryzyko korekty finansowej (jak sporządzić poprawny opis przedmiotu zamówienia przeczytacie w tym artykule).

Nie mniej istotnymi elementami są także kryteria wejścia, wymagane dokumenty, załączniki czy punktowane kryteria oceny ofert. Zwłaszcza te ostatnie pozwalają wymiernie ocenić oferty poprzez przyznanie każdej z nich punktów zgodnie z przewidzianą w zapytaniu ofertowym metodologią.

Jednak sposób wyboru wykonawcy może się różnić w zależności od przyjętej procedury zamówień. Jak więc wygląda to w praktyce?

Zasada Konkurencyjności a wybór najkorzystniejszej oferty

Najczęściej spotykaną formą stosowaną dla zamówień jest Zasada Konkurencyjności. Ponieważ jest to „najwyższa” procedura i dotyczy wszystkich zamówień o wartości powyżej 50 tys. zł netto, wymaga oa od Beneficjenta publikacji zapytania ofertowego na Bazie Konkurencyjności i dochowania szczególnej staranności przy wyborze wykonawcy.

Chcąc wyłonić zwycięzcę w postępowaniu ofertowym w ramach tej zasady, konieczne jest dokonanie wnikliwej analizy otrzymanych ofert w kilku wspomnianych wcześniej aspektach.

• Kryteria wejścia – należy ocenić, czy dany oferent spełnił postawione w zapytaniu kryteria dostępu i czy wykazał to zgodnie z wymaganiami zapytania.

Zgodnie z wytycznymi, wymogiem obligatoryjnym jest wykazanie braku powiązań pomiędzy zamawiającym a oferentem (dokładny opis tego, co rozumiane jest pod pojęciem braku powiązań, znajduje się w Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków EFRR, EFS oraz FS na lata 2014-2020).

Innym przykładowym kryterium może być dysponowanie odpowiednim potencjałem technicznym do wykonania zamówienia, a sposobem wykazania – oświadczenie. Konieczne jest zatem zweryfikowanie, czy oferent załączył do oferty oświadczenie potwierdzające posiadanie potencjału technicznego.

Należy w tym miejscu pamiętać, że kryteria nie mogą w żaden sposób dyskryminować żadnego potencjalnego oferenta oraz zawężać konkurencyjności.

• Wymagane dokumenty i załączniki – zamawiający ma obowiązek zweryfikować, czy oferent załączył do oferty wszystkie wymagane zapisami zapytania ofertowego dokumenty i załączniki, na przykład:
  • czy oferta została złożona na wymaganym formularzu,
  • czy załączono wymagane referencje i czy są aktualne,
  • czy do oferty załączono specyfikację techniczną pozwalającą ocenić parametry oferowanego sprzętu,
  • czy wszystkie dokumenty są podpisane przez osobę upoważnioną do reprezentowania oferenta,
  • czy oferta wpłynęła do zamawiającego w wyznaczonym terminie itp.

Ilość dokumentów wymaganych sprawdzenia może być oczywiście dłuższa w przypadku postawienia w zapytaniu dodatkowych wymagań.

• Kryteria oceny – są to kryteria ustalane przez zamawiającego i służą przyznaniu punktów każdej z ofert. To w oparciu o uzyskaną punktację wybiera się najkorzystniejszą ofertę.

Takimi kryteriami mogą być cena, gwarancja, czas reakcji serwisu itp. Jednakże trzeba pamiętać, że ocenie punktowej mogą zostać poddane jedynie oferty, które spełniły wymogi formalne zapytania, tzn. spełniły warunki formalne (jak kryteria wejścia) oraz są kompletne i podpisane.

Pamiętajmy, że jeżeli któraś z ofert jest niepełna lub niejasna dla zamawiającego, powinien on zwrócić się do oferenta o uzupełnienie i wyjaśnienie wątpliwych kwestii.

Uzyskana w wyniku oceny punktacja poszczególnych poprawnych ofert jest obligująca do wyboru wykonawcy, którego oferta otrzymała najwyższą łączną liczbę punktów z kryteriów punktowanych. Nie ma możliwości wyboru oferty, która uzyskała niższą liczbę punktów, chyba, że oferent, który wygrał odmówi podpisania umowy – wówczas, jeżeli przewidywało to zapytanie, zamawiający ma prawo zwrócić się do oferenta, którego oferta zajęła kolejne miejsce wg uzyskanych punktów.

Postępowanie zgodnie z zasadą konkurencyjności wymaga także od zamawiającego sporządzenia protokołu wyboru ofert, który powinien stanowić opis i podsumowanie całej procedury. Wyniki postępowania należy także upublicznić na Bazie Konkurencyjności. Po zakończeniu tych formalności można przystąpić do podpisania umowy z wyłonionym wykonawcą.

Rozeznanie rynku – jak wyłonić wykonawcę?

Zasada rozeznania rynku dotyczy zamówień o wartości zawartej w przedziale 20-50 tys. zł netto. Pozwala ona również na udzielenie zamówienia wykonawcy w sposób konkurencyjny, jednak jest dużo mniej sformalizowana. Nie znaczy to jednak, że zamawiający posiada pełną dowolność przy wyborze.

By właściwie wyłonić wykonawcę w tej procedurze, konieczne jest dokonanie analizy cenników/ofert zebranych z rynku. W tym celu można np. wysłać opis przedmiotu zamówienia do potencjalnych wykonawców lub pobrać cenniki ze stron internetowych. Należy pamiętać, że oferty/cenniki muszą zawierać przedmiot zamówienia zgodny z dokumentacją aplikacyjną.

Gdy mamy już to za sobą, możemy przystąpić do wyboru najkorzystniejszej oferty. Co istotne, dokonanie analizy wybranych ofert lub cenników nie obliguje zamawiającego do wyboru którejś z nich – jeżeli zamawiający znajdzie ofertę korzystniejszą od zupełnie innej firmy (nie uwzględnionej w analizie), może dokonać zamówienia właśnie u niej. W przypadku rozeznania rynku formalizowanie zamówienia poprzez podpisanie umowy nie jest wymagane.

Zakup z wolnej ręki

By wyczerpać temat, warto w kilku słowach poruszyć również zagadnienie zamówień o wartości nieprzekraczającej 20 tys. zł netto. Jest to procedura o najniższym stopniu sformalizowania, która pozwala zamawiającemu na wybór wykonawcy z wolnej ręki.

Oznacza to w praktyce, że zamawiający, posiadający wiedzę na temat przedmiotu zamówienia, samodzielnie dokonuje wyboru wykonawcy, u którego chce dokonać zamówienia i dokonuje zamówienia bezpośrednio u niego, bez konieczności tworzenia zapytania ofertowego czy dokonywania analizy rynku.

Na względzie trzeba mieć oczywiście zapewnienie zgodności zamawianego sprzętu/usługi z parametrami z dokumentacji aplikacyjnej. Mimo prostoty tej procedury, zaleca się jednak sporządzenie notatki z całego procesu, gdzie można opisać sposób wyboru i przebieg całej procedury.

Reasumując – wybór wykonawcy zamówienia to finalizacja każdego postępowania ofertowego. Wiąże się to jednak z koniecznością dochowania wielu procedur, by nie naruszyć konkurencyjności postępowania i tym samym nie narazić się na ewentualną korektę finansową.

Jeżeli chcesz mieć pewność poprawności przeprowadzanych w projekcie unijnym postępowań o udzielenie zamówienia, warto zwrócić się do podmiotu doradczego i skorzystać z jego wiedzy oraz doświadczenia, by uniknąć późniejszych nieprzyjemności w trakcie realizacji.

Termin „innowacja” jest wpisany w DNA naszego myślenia o biznesie. Każda z gospodarek światowych prześciga się w wymyślaniu nowych rozwiązań gwarantujących jej przewagę na rynku. Przestarzałe, mniej atrakcyjne technologie skazane są na wymarcie. Firmy widzą to i żadna z nich nie chce zostać w tyle. Jak tego uniknąć? Konieczny jest nieustanny rozwój, szukanie i wdrażanie nowych pomysłów – czyli prowadzenie projektów badawczych.

Projekty badawcze lub prace B+R zyskują popularność dopiero od niedawna, po części dzięki funduszom unijnym, które mają za zadanie zachęcić potencjalnych beneficjentów do prowadzenia tego typu działań (cele strategii Europa 2020). O ile dotychczas przedsiębiorcy prowadzili prace mające znamiona prac B+R, tak nomenklatura i odpowiednie definicje prawne funkcjonują dopiero od kilkunastu lat.

O samej istocie projektu badawczego można przeczytać pod linkiem. Warto zaznaczyć, że projekt badawczy zazwyczaj wiąże się ze sporym ryzykiem, dużymi wydatkami i niepewnością, z którą musi liczyć się przedsiębiorca. Dodatkowo wymierne korzyści w ramach ponoszonych wydatków nastąpią dopiero w perspektywie kilku kolejnych lat. Całkowity ciężar ryzyka związanego z prowadzeniem prac B+R ponosi przedsiębiorca.

Państwo na ratunek – ulga B+R

Choć to przedsiębiorstwa ponoszą wysokie koszty związane z prowadzeniem prac B+R, to nie można zapominać, że ich działania stanowią o dobrobycie i rozwoju państwa. Dlatego w polskim systemie podatkowym pojawiła się dodatkowa zachęta dla tych firm, które ryzyko zdecydowały się podjąć. Mowa o tzw. uldze B+R.

Ulga B+R – co to?

Istota ulgi na działalność badawczo-rozwojową polega na umożliwieniu dodatkowego odliczenia od dochodu określonych rodzajowo kosztów kwalifikowalnych, faktycznie poniesionych w ramach prowadzonej działalności badawczo-rozwojowej. Co możemy odliczyć?

Powyższe koszty lub wydatki muszą być oczywiście związane z prowadzoną działalnością B+R. Pozycje kosztowe mogą zostać naliczone tylko przez podatników posiadających status centrum badawczo‑rozwojowego.

Ulga B+R – co warto o niej wiedzieć?

Skorzystanie z ulgi B+R umożliwia podwójne naliczenie niektórych kosztów uzyskania przychodów. Możliwe jest więc uzyskanie dodatkowej oszczędności podatkowej w wysokości płaconego podatku (zazwyczaj 19%) w ramach poniesionych kosztów kwalifikowanych w danym roku podatkowym.

Dodatkowo, skorzystanie z ulgi nie wymaga:

• wykazania poziomu innowacyjności prowadzonych działań B+R,
• uczestnictwa w żadnym konkursie,
• pozytywnego zakończenia prac B+R.

Co istotne, ulga nie stanowi pomocy publicznej oraz może być stosowana obok ulgi Innovation Box.

Kto może stosować ulgę B+R?

Ulga przysługuje wszystkim podatnikom, którzy:

• prowadzą działalność badawczo-rozwojową, badania naukowe czy prace rozwojowe (według definicji zawartej w ustawie PDOP) i ponoszą w ramach tej działalności określone koszty,
• uzyskują przychody z działalności gospodarczej (przychody inne niż przychody z zysków kapitałowych),
• wyodrębniają koszty działalności badawczo-rozwojowej w ewidencji rachunkowej (przy czym zgodnie ze stanowiskiem organów podatkowych przygotowanie ewidencji pomocniczej w arkuszu kalkulacyjnym na koniec danego roku podatkowego wypełnia obowiązek wyodrębnienia kosztów).

Jak uzyskać ulgę B+R?

Mechanizm zastosowania ulgi nie jest skomplikowany, gdyż prawidłowo zaewidencjonowane wydatki można ponownie zaliczyć do kosztów – w tym przypadku korygują one sam dochód. Oznacza to, że wydatki stanowią jednocześnie obniżenie naliczanych dochodów oraz podstawy obliczania podatku.

Ulga B+R w świetle dotacji

Analizując ulgę B+R, która jest instrumentem podatkowym, nie można zapominać o funduszach unijnych dających możliwość otrzymania środków na sfinansowanie działalności badawczo-rozwojowej. To z nich można otrzymać środki na prowadzenie projektów B+R, jak i dofinansować utworzenie lub rozwój infrastruktury, tj. laboratorium, centrum badawczo-rozwojowego itd.

Korzystając z dofinansowania należy wziąć pod uwagę, że kwalifikowana do ulgi może być w takich sytuacjach część kosztów stanowiąca wkład własny przedsiębiorcy w realizację danego projektu B+R i/lub odpisy amortyzacyjne aktywów objętych wcześniej dofinansowaniem w części, w jakiej stanowią dla podatnika koszty uzyskania przychodu.

Należy pamiętać, że katalogi kosztów kwalifikowanych do ulgi B+R oraz dofinansowania ze środków UE nie pokrywają się w stu procentach. Kluczowe jest określenie, które z kosztów danego projektu B+R oraz w jakich wartościach będą stanowić podstawę do wyliczenia dodatkowego odpisu w ramach ulgi.

Ulga Innovation Box – nowe rozwiązanie na komercjalizację pomysłów

Od 2019 roku polski ustawodawca wprowadził dodatkową zachętę do prowadzenia działań B+R, tzw. ulgę Innovation Box. W myśl art. 30ca „Ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych” wskazano, że przedsiębiorca może opodatkować stawką 5% podatku dochody uzyskane z kwalifikowalnych praw własności intelektualnej.

Do tej grupy możemy zaliczyć:

• patenty,
• prawa ochronne na wzór użytkowy,
• prawa z rejestracji wzoru przemysłowego,
• prawa z rejestracji topografii układu scalonego,
• dodatkowe prawa ochronne dla patentu na produkt leczniczy lub produkt ochrony roślin,
• prawa z rejestracji produktu leczniczego i produktu leczniczego weterynaryjnego dopuszczonych do obrotu,
• wyłączne prawa, o których mowa w ustawie z dnia 26 czerwca 2003 r. o ochronie prawnej odmian roślin,
• autorskie prawa do programu komputerowego,

gdy podlegają one ochronie prawnej na podstawie przepisów krajowych lub obowiązujących w kraju przepisów międzynarodowych.

Wymogi w stosowaniu ulgi Innovation Box

Z punktu widzenia niskiego opodatkowania, ulga jest bardzo atrakcyjna dla potencjalnych podatników. Aby móc zastosować ulgę, przedsiębiorca musi szczegółowo udokumentować wszystkie koszty poniesione na działalność badawczo-rozwojową związaną z powstaniem danego kwalifikowanego prawa własności intelektualnej.

Niezbędne jest też wyodrębnienie wszystkich przychodów, powstałych w wyniku:

• opłat lub należności wynikających z umowy licencyjnej, która dotyczy kwalifikowanego prawa własności intelektualnej,
• sprzedaży kwalifikowanego prawa własności intelektualnej,
• uwzględnienia kwalifikowanego prawa własności intelektualnej w cenie sprzedaży produktu lub usługi,
• odszkodowania za naruszenie praw wynikających z kwalifikowanego prawa własności intelektualnej, jeżeli zostało uzyskane w postępowaniu spornym, w tym postępowaniu sądowym albo arbitrażu.

Na przedsiębiorców rozliczających się na podstawie KPiR, art. 30cb ust. 2 nakłada wprost obowiązek prowadzenia osobnej ewidencji, w której wyodrębnione zostaną koszty i przychody, na których podstawie przedstawione zostaną dochody podlegające uldze Innovation Box.

Co ważne, odliczeń z tego tytułu można dokonać dopiero w zeznaniu rocznym – prowadzona w trakcie roku ewidencja ma służyć jedynie jako podstawa do wyliczenia wysokości ulgi, natomiast nie uprawnia do odliczeń w trakcie roku.

Zastosowanie ulgi w praktyce

Aby móc wykazać ulgę Innovation Box w zeznaniu rocznym, podatnik powinien ustalić wysokość kwalifikowanego dochodu z kwalifikowanego prawa własności intelektualnej. Do tego celu służy specjalny wzór, wskazany w art. 30ca ust. 4 ustawy. Zgodnie z nim, kwalifikowany dochód (KD) wynosi:

gdzie litery oznaczają koszty poniesione przez podatnika na:

a – prowadzoną bezpośrednio przez podatnika działalność badawczo-rozwojową związaną z kwalifikowanym prawem własności intelektualnej,

b – nabycie wyników prac badawczo-rozwojowych związanych z kwalifikowanym prawem własności intelektualnej, innych niż wymienione w lit. d, od podmiotu niepowiązanego,

c – nabycie wyników prac badawczo-rozwojowych związanych z kwalifikowanym prawem własności intelektualnej, innych niż wymienione w lit. d, od podmiotu powiązanego,

d – nabycie przez podatnika kwalifikowanego prawa własności intelektualnej.

Masz pomysł – nie czekaj!

Projekty badawcze nie są łatwe. Angażują zazwyczaj sporo środków i czasu. Jednak dla większości firm jest to jedyny sposób na znaczący rozwój lub zaistnienie na rynku. Dzięki ponoszonym wydatkom można zdecydowanie prześcignąć konkurencję oraz zapewnić sobie stabilną i mocną pozycję na rynku.

W tym samym kierunku zmierzają również ustawodawcy, zachęcając do podejmowania tego typu działań. Ulga B+R oraz ulga Innovation Box mają faworyzować podatkowo zarówno na etapie realizacji prac badawczych, ale również w trakcie ich komercjalizacji.

Przedsiębiorco, pamiętaj – nie jesteś sam

Aby skorzystać z ulg związanych z prowadzeniem projektów badawczych, konieczne jest spełnienie kilku skomplikowanych obwarowań. Na całe szczęście żaden z przedsiębiorców nie musi sobie radzić z tym sam. Zawsze można skorzystać ze specjalistów którzy się na tym znają oraz już teraz zajmują się doradztwem w zakresie projektów badawczych. Dlatego, Przedsiębiorco: masz pomysł? Zgłoś się do nas!