Wiedza

17 marca 2020

Projekty targowe w dobie zagrożenia koronawirusem – konsekwencje dla Beneficjentów?

Obecna dynamiczna sytuacja międzynarodowa związana z epidemią koronawirusa postawiła Beneficjentów realizowanych już projektów targowych przed nie lada problemem z organizacją wyjazdów. Jakie konsekwencje niesie pandemia koronawirusa dla Beneficjentów?

Właściwa promocja własnych wyrobów jest fundamentem marketingu dla każdej firmy. Świetną do tego okazją są różnego rodzaju imprezy targowe lub inne eventy pozwalające na zaprezentowanie oferty firmy szerszej grupie odbiorców.

Dlatego dużym zainteresowaniem wśród potencjalnych Beneficjentów cieszą się projekty targowe, dzięki którym można otrzymać unijne dofinansowanie na m.in. uczestnictwo w targach w charakterze wystawcy czy zorganizowanie misji gospodarczej przy okazji odbywających się targów. Najpopularniejszym działaniem pozwalającym na dofinansowanie takich kosztów jest chociażby POIR 3.3.3 „Go To Brand”, do którego tylko w ostatnim naborze aplikowało blisko 1600 przedsiębiorców.

Koszt związany z kompleksową organizacją imprezy targowej w projekcie unijnym wymaga czasu i rozsądnego zaplanowania. Składają się na niego takie wydatki jak np. miejsca hotelowe, przeloty, organizacja stanowiska wystawowego, opłaty targowe, rejestracja wystawcy itp. Sprawia to, że chęć odbycia targów lub misji gospodarczej zmusza Beneficjenta do odpowiednio wczesnej rezerwacji i opłaty wszystkich składowych organizacji takiego wydarzenia.

Dlatego sytuacja epidemiologiczna na świecie staje się poważnym problemem dla Beneficjentów, którzy ponieśli już koszty projektowe nie mając obecnie pewności, czy dana impreza w ogóle się odbędzie. W konsekwencji, pomimo poniesionych kosztów, Beneficjent może nie otrzymać ich refundacji, gdyż nie zrealizował zadania. Co zrobić, aby takiej właśnie sytuacji uniknąć?

Zmiana edycji imprezy targowej

Napięta sytuacja zdrowotna na świecie implikuje drastyczne działania ze strony głów wielu państw świata. Obecnie, w celu ograniczenia rozprzestrzeniania się koronawirusa, w sporej liczbie krajów wprowadzono zakaz organizacji imprez masowych i innych wydarzeń z udziałem większej liczby osób.

Zakaz ten siłą rzeczy objął również imprezy targowe. Niestety niesie to za sobą poważne konsekwencje w realizacji projektu targowego. Mianowicie odwołanie imprezy automatycznie uniemożliwia zrealizowanie zadania w określonym terminie, co może postawić realizację projektu pod znakiem zapytania.

Zgłoszenie zaistniałego problemu do Instytucji Zarządzającej pozwoli zwrócić uwagę na niezależne okoliczności powodujące powyższe problemy i jednocześnie otworzy Beneficjentowi drogę do  wprowadzenia zmian w projekcie w celu zrealizowania zadania.

Taką oczywistą zmianą jest przede wszystkim zaproponowanie odbycia wyjazdu na targi bądź misję gospodarczą w innym terminie, przy okazji kolejnej edycji imprezy. Wiele eventów odbywa się cyklicznie raz lub nawet dwa razy do roku, więc często spotykaną praktyką jest po prostu przesunięcie realizacji zadania na któryś z następnych terminów. Pozwala to zrealizować wyjazd zgodnie z założeniami dokumentacji aplikacyjnej bez obawy, że Instytucja Pośrednicząca podda pod wątpliwość równoważność lub renomę wydarzenia, a co za tym idzie, rzeczowość zadania.

Jest to najbardziej optymalne rozwiązanie, jednak przy proponowaniu takiej zmiany należy brać pod uwagę fakt, czy termin kolejnej imprezy nie wybiega poza okres realizacji projektu oraz końcową datę realizacji dla projektów w ramach konkretnego działania określoną w regulaminie konkursu – wówczas zmiana może nie zostać zaakceptowana przez Urząd.

Zmiana na inną imprezę targową

Jeżeli zdarzy się sytuacja opisana powyżej, tzn. kolejna edycja targów została wyznaczona na termin wybiegający poza regulaminowy termin realizacji dla wszystkich projektów lub organizator nie ogłosił kolejnej daty imprezy, wówczas można rozważyć następującą możliwość – zmienić zaplanowane targi bądź misję na inne wydarzenie, którego data będzie dla nas odpowiednia.

W takim przypadku jednak konieczne będzie przedstawienie uzasadnienia wyboru właśnie tej konkretnej imprezy ze szczególnym wskazaniem jej równoważności względem tej pierwotnej, przez co należy rozumieć np. tematykę, renomę targów, ich międzynarodowość, wielkość (tzn. ilość wystawców/odwiedzających) czy rynek (w tym kraj, w którym się odbywają).

Czy przysługuje zwrot kosztów w przypadku niezrealizowania zadania z przyczyn niezależnych od Beneficjenta?

Jest to wbrew pozorom dość częste pytanie, które pojawia się podczas realizacji projektu. Nabiera ono szczególnego znaczenia w obecnej sytuacji na świecie, gdy z powodu epidemii koronawirusa wiele imprez zostało przełożonych lub całkowicie odwołanych.

Niestety, Instytucja Pośrednicząca w żaden sposób nie jest zobowiązana do zwracania lub dotowania jakichkolwiek kosztów projektowych, nawet w przypadku gdy Beneficjent poniósł już wydatki na ten cel, a z przyczyn niezależnych nie miał możliwości zrealizować założonego zadania. Jest to pewnego rodzaju ryzyko biznesowe, które Beneficjent powinien wkalkulować w realizację projektu.

W takiej sytuacji jedyną obecnie możliwością jest próba dochodzenia zwrotu kosztów od organizatorów imprez lub bezpośrednio od usługodawców, których opłaciliśmy przy okazji organizacji np. targów (hotele, linie lotnicze, firmy organizujące stoiska itp.). Dlatego tak ważnym jest dobre planowanie i zabezpieczenie swoich działań w projekcie (chociażby przez odpowiednie zapisy umowy z wybranymi wykonawcami), by w przyszłości zminimalizować ryzyko straty w przypadku zaistnienia nieprzewidywalnej siły wyższej, takiej jak chociażby koronawirus.

Nie zapominajmy, że sytuacja jest dynamiczna i stanowisko poszczególnych Instytucji Pośredniczących w danych działaniach mogę ulec zmianie w najbliższej przyszłości. Już teraz swoje indywidualne stanowiska przedstawiły m.in. Narodowe Centrum Badań i Rozwoju, Urząd Marszałkowski Województwa Podkarpackiego czy Urząd Marszałkowski Województwa Małopolskiego. Warto więc pozostawać w kontakcie z Urzędem.

 

Projekty targowe to świetna okazja do promocji swoich produktów na arenie międzynarodowej. Ilość imprez targowych o zróżnicowanej tematyce na rynkach całego świata zachęca wiele firm do aplikowania o środki unijne, by w ten sposób zrealizować swoje cele rozwojowe. Pamiętajmy jednak, że obecna sytuacja na świecie spowodowana epidemią może narazić wielu niedoświadczonych Beneficjentów na stratę części lub całego dofinansowania. I właśnie z tego powodu warto skorzystać z pomocy oraz doświadczenia podmiotu doradczego i zrealizować projekt profesjonalnie minimalizując przy tym ryzyko niepowodzenia.

Autor: 
Bartosz Wojtyła

Z wykształcenia mgr inż. budowy maszyn. Od 5 lat jestem związany z projektami unijnymi. Jestem Specjalistą ds. realizacji projektów UE od 2018r., wcześniej pracowałem jako Specjalista ds. Badań i Rozwoju w firmie produkcyjnej z branży tworzyw sztucznych, gdzie byłem odpowiedzialny za pozyskiwanie dotacji a także realizację projektów UE i wdrażanie innowacji w firmie.