e-commerce-gcd900cfa5_1920

Wyłączenia z procedur dokonywania zamówień – kiedy nie musisz stosować zasady konkurencyjności?

Pozyskałeś dotację i przygotowujesz się do rozpoczęcia realizacji swojego projektu? Jednym z kluczowych zadań, jakie stoją przed Tobą, będzie wybór wykonawców. Jeśli nie jesteś zobligowany do stosowania przepisów z zakresu Prawa Zamówień Publicznych, będziesz stosować procedury zgodne z zasadą konkurencyjności. Czy wiedziałeś, że przewidziano również takie sytuacje, w których możesz wybrać wykonawcę bez stosowania tych procedur?

Zakupy o wartości poniżej 20 000,00 zł netto

Jeżeli zamówienie, które planujesz zrealizować, nie przekroczy wartości 20 000,00 zł netto, możesz dokonać zakupu z wolnej ręki. Pamiętaj jednak, żeby przedtem należycie oszacować wartość rynkową zamówienia, na przykład pozyskując 3 oferty różnych wykonawców. Należy też upewnić się, że zamówienie nie łączy się z innymi zaplanowanymi w ramach projektu – jeśli w jednym przedziale czasu, jeden wykonawca może zrealizować zamówienia tożsame funkcjonalnie na wartość przekraczającą kwotę 20 000,00 zł, nie będziesz mógł skorzystać z wyłączenia ze stosowania zasady konkurencyjności.

Stosowanie uproszczonej metody rozliczania wydatków

Jedną z metod rozliczania projektów dofinansowywanych przez UE jest stosowanie uproszczonych form, takich jak przede wszystkim kwoty ryczałtowe. W przypadku tej metody transze dofinansowania nie są wypłacane w oparciu o zwrot rzeczywiście poniesionych kosztów, a jedynie na podstawie wykonania określonego zadania (np. udział w targach, zakup oprogramowania), dla którego kwotę uzgodniono na etapie oceny wniosku. Jeżeli w Twoim projekcie przewidziano wydatki rozliczane w sposób uproszczony (kwotami ryczałtowymi), to takie wydatki również możesz ponosić bez stosowania postępowań ofertowych. Możesz oczywiście zastosować procedury zakupów, które zwykle stosujesz w swojej działalności, jeżeli posiadasz takie regulacje. Sposób wyboru wykonawcy jest dowolny i nie będzie przedmiotem weryfikacji przez instytucje. Pamiętaj – jeśli tylko część zaplanowanych w projekcie wydatków ma charakter ryczałtowy, to wyłączenie możesz zastosować tylko do tej części!

Nabycie praw do nieruchomości

Nabycie własności lub innych praw (np. najmu) do istniejących budynków lub nieruchomości również nie wymaga od Ciebie zastosowania zasady konkurencyjności. Nie wolno Ci jednak zawrzeć umowy z podmiotem, który jest z Tobą powiązany osobowo lub kapitałowo.

Amortyzacja

W przypadku rozliczania w projekcie amortyzacji, kwalifikowalne są jedynie księgowe odpisy amortyzacyjne, a nie sam zakup. W związku z tym nie musisz stosować zasady konkurencyjności przy nabywaniu maszyn i urządzeń lub oprogramowania, jeśli kwalifikujesz w projekcie ich odpisy amortyzacyjne. Kwalifikowanie kosztów amortyzacji jest przede wszystkim charakterystyczne dla projektów badawczo-rozwojowych.

Personel badawczy w projekcie B+R

Koszty związane z wynagrodzeniem kadry naukowo-badawczej w projekcie badawczo-rozwojowym stanowią zazwyczaj zasadniczą część wydatków przedsięwzięcia. Jeśli we wniosku o dofinansowanie wskazałeś z imienia i nazwiska osoby, które mają wymagane kwalifikacje i docelowo mają prowadzić planowane prace w obszarze B+R, to również nie będziesz musiał  przeprowadzać postępowania zgodnie z zasadą konkurencyjności. Dotyczy to zarówno umów o pracę, jak i umów cywilnoprawnych.

Zamówienie może być zrealizowane tylko przez jednego wykonawcę

Wyłączenie z zasady konkurencyjności występuje również wtedy, gdy Twoje zamówienie może być zrealizowane tylko przez jednego wykonawcę, ale wyłącznie w jednym z poniższych przypadków:

  • nie istnieje konkurencja dla wykonawcy ze względów technicznych, o charakterze obiektywnym,
  • przedmiot zamówienia jest objęty ochroną praw wyłącznych, w tym praw własności intelektualnej.

Oznacza to, że brak konkurencji musi wynikać z przyczyn obiektywnych, np. na rynku nie istnieją żadne alternatywne rozwiązania techniczne. Niedopuszczalne jest w takich przypadkach sztuczne zawężanie konkurencyjności.

Brak rozstrzygnięcia w przeprowadzonym postępowaniu

Przeprowadziłeś procedurę wyboru wykonawcy zgodnie z zasadą konkurencyjności, ale nie udało Ci się w ten sposób wybrać dostawcy (nie wpłynęła żadna oferta lub wszystkie złożone oferty podlegały odrzuceniu)? Jeśli procedura była przeprowadzona prawidłowo, w takim przypadku również możesz wybrać wykonawcę bez konieczności powtarzania procedur. Musisz jednak pamiętać, żeby w umowie zachować warunki z wcześniejszego zapytania ofertowego, np. niezmieniony termin realizacji zamówienia lub wymogi, jakie musi spełniać wykonawca. Ich złagodzenie może być uznane za nieprawidłowość.

Wyżej opisane sytuacje nie wyczerpują wszystkich możliwości, a wskazują najczęściej spotykane przypadki. Bardziej szczegółowy opis znajdziesz w Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020. Musisz też pamiętać, że w różnych programach poszczególne regulacje mogą się różnić; zawsze postępuj więc zgodnie z obowiązującą Cię dokumentacją, w szczególności umową o dofinansowanie. W razie wątpliwości, skontaktuj się z instytucją zarządzającą bądź pośredniczącą. Upewnisz się, że postępujesz właściwie albo zawczasu otrzymasz informację, że jednak występują przesłanki do zastosowania zasady konkurencyjności. W takich przypadkach lepiej zachować ostrożność, gdyż niewłaściwa interpretacja może kosztować nawet 100% przyznanego dofinansowania.

Źródła:
1. Wytyczne w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020
2. Zamówienia udzielane w ramach projektów – Podręcznik wnioskodawcy i beneficjenta programów polityki spójności 2014–2020
3. Narodowe Centrum Badań i Rozwoju – udzielanie zamówień w projektach dofinansowanych ze środków UE
4. Kwoty ryczałtowe jako uproszczona metoda rozliczania wydatków w poddziałaniu 3.3.3. Wsparcie MŚP w promocji marek produktowych – Go to Brand