Wszystkie wpisy od: admin

Sytuacja dotycząca pandemii koronawirusa wciąż jest bardzo dynamiczna i nie schodzi z pierwszych stron portalów informacyjnych. Postępujące rozprzestrzenianie się COVID-19 niesie ze sobą kolejne skutki prawno-administracyjne, jak ograniczenie do minimum pracy urzędów, jednostek naukowych czy zakładów produkcyjnych. Te ostatnie mogą odczuć to wyjątkowo boleśnie. W szczególnie niekorzystnej sytuacji pozostają Beneficjenci korzystający z dotacji unijnych, którzy muszą realizować swoje projekty zgodnie z harmonogramami, co staje się obecnie mocno kłopotliwe. Jakie trudności pojawiają się przed Beneficjentami i jak sobie z nimi poradzić?

Właściwa realizacja projektu wymaga od Beneficjenta działania zgodnie z założeniami dokumentacji aplikacyjnej. Wskazywano w niej m.in. okresy realizacji poszczególnych zadań, a także ich zakres rzeczowy. By pozostać w zgodzie z harmonogramem, należy więc właściwie zaplanować zarówno wszystkie zakupy w projekcie, jak również rozliczanie poniesionych wydatków poprzez składanie wniosków o płatność. Obecna sytuacja epidemiologiczna w Europie niestety w wielu przypadkach mocno utrudnia lub nawet uniemożliwia zrealizowanie zadania zgodnie z pierwotnymi założeniami.

Opóźnienia dostaw

Istotą wielu projektów inwestycyjnych są zakupy środków trwałych w postaci różnego rodzaju maszyn i urządzeń. Stanowią one nierzadko większą część budżetu całego projektu. Wynika to z faktu, że są to konstrukcje bardzo złożone, wymagające skomplikowanych procesów technologii wytwórczej w celu ich wyprodukowania. Dlatego dostawy zamówionych maszyn mogą trwać kilka miesięcy albo nawet dłużej.

Terminy dostaw zawarte w umowach z wykonawcami mogą, w kontekście bieżących wydarzeń, okazać się niemożliwe do zrealizowania. Wynika to chociażby z ograniczenia kadr produkcyjnych wielu firm lub nawet zaprzestania produkcji w tym okresie zgodnie z decyzjami rządów danych państw. Ten problem automatycznie generuje opóźnienia w projektach dofinansowanych ze środków unijnych, gdyż wcześniej zaplanowane terminy dostaw zaczynają się przesuwać.

Każda taka sytuacja jest rozpatrywana indywidualnie. W zależności od Instytucji, Beneficjent może zostać poproszony o dodatkowe wyjaśnienia i jasne wskazanie zależności przyczynowo-skutkowych w celu dokonania przez Instytucję oceny, czy opóźnienie rzeczywiście ma związek z opisaną sytuacją epidemiologiczną.

Należy pamiętać, że mamy tutaj do czynienia z siłą wyższą, niezależną od Beneficjenta ani dostawcy. Warto o tym wspomnieć przy okazji informowania Instytucji. Należy też podkreślić istotność wprowadzanych zapisów do umów z wykonawcami dotyczących siły wyższej i warunków zmiany umowy, gdyż właśnie w takiej nieprzewidywalnej sytuacji mogą się one okazać niezwykle pomocne przy składaniu wyjaśnień i dalszej realizacji projektu.

Wydłużenie projektu

Pomimo trzymania ręki na pulsie przez Beneficjenta, może zdarzyć się, że termin dostawy maszyny nie tylko opóźni się względem umowy z wykonawcą, ale również może wykroczyć poza termin realizacji całego projektu. Oczywiście dostarczenie, odbiór i opłacenie maszyny po terminie realizacji projektu (a więc poza okresem kwalifikowalności wydatków) automatycznie sprawia, że wydatek jest niekwalifikowalny.

Aby tego uniknąć, należy złożyć do Instytucji wniosek o wydłużenie terminu zakończenia realizacji projektu. W takim wniosku warto wskazać na bezpośrednią przyczynę takiego stanu rzeczy, jaki ma ona bezpośredni wpływ na projekt oraz powołać się na siłę wyższą, niemożliwą do przewidzenia. Tutaj również każda Instytucja będzie indywidualnie rozpatrywać sytuację Beneficjenta, stąd istotne jest bezpośrednie powiązanie przyczyny (epidemia wirusa) ze skutkiem (ograniczona produkcja i późniejsza dostawa).

Wynagrodzenia w projektach

Jedną z często spotykanych kategorii kosztów, zwłaszcza w projektach badawczych, są wynagrodzenia dla pracowników zaangażowanych w projekt wraz ze składkami ZUS i US. W dobie epidemii COVID-19 wypłata wynagrodzeń może stanowić problem dla Beneficjentów – zwłaszcza tych, którzy w tym trudnym okresie swoją działalność muszą ograniczyć lub zawiesić.

Przy mocno ograniczonych wpływach utrzymanie pełnej kadry pracowniczej staje się dużym kosztem dla przedsiębiorstwa. Dlatego wiele firm zainteresuje się pomocą rządową z tzw. tarczy antykryzysowej, która to przewidziała takie mechanizmy jak m.in. możliwość odroczenia płatności składek ZUS czy dopłaty do wynagrodzeń pracowników dla firm, które ucierpiały z powodu koronawirusa.

Jak przekłada się to na rozliczanie projektu? Tutaj sytuacja wciąż nie jest jasna, gdyż brakuje oficjalnych stanowisk Instytucji Pośredniczących. Prawdopodobnym jest, że skorzystanie z mechanizmów pomocowych nie będzie miało negatywnego wpływu na rozliczanie wynagrodzeń w projektach. Można przypuszczać też, że odroczone płatności składek ZUS będzie można przedstawić do rozliczenia w okresie późniejszym.

Dlatego możliwym rozwiązaniem być może będzie sprawozdanie we wniosku o płatność wynagrodzeń w wysokości bez dopłaty. Jednak w tej materii, w celu ostatecznego rozstrzygnięcia sposobu rozliczania wynagrodzeń, należałoby się wstrzymać aż do pojawienia się oficjalnych komunikatów Instytucji w tym zakresie.

Obecna sytuacja na świecie spowodowana epidemią niesie ze sobą skutki dla Beneficjentów programów unijnych. Może ona narazić wielu niedoświadczonych Beneficjentów na stratę części lub całego dofinansowania wskutek podjęcia błędnych działań lub nie podjęcia żadnych czynności ochronnych. W tym trudnym okresie warto powierzyć swój projekt firmie doradczej i zaufać jej doświadczeniu, aby bezpiecznie przetrwać ten niełatwy dla Beneficjentów czas oraz pozytywnie zrealizować i rozliczyć projekt unijny.

Obecna dynamiczna sytuacja międzynarodowa związana z epidemią koronawirusa postawiła Beneficjentów realizowanych już projektów targowych przed nie lada problemem z organizacją wyjazdów. Jakie konsekwencje niesie pandemia koronawirusa dla Beneficjentów?

Właściwa promocja własnych wyrobów jest fundamentem marketingu dla każdej firmy. Świetną do tego okazją są różnego rodzaju imprezy targowe lub inne eventy pozwalające na zaprezentowanie oferty firmy szerszej grupie odbiorców.

Dlatego dużym zainteresowaniem wśród potencjalnych Beneficjentów cieszą się projekty targowe, dzięki którym można otrzymać unijne dofinansowanie na m.in. uczestnictwo w targach w charakterze wystawcy czy zorganizowanie misji gospodarczej przy okazji odbywających się targów. Najpopularniejszym działaniem pozwalającym na dofinansowanie takich kosztów jest chociażby POIR 3.3.3 „Go To Brand”, do którego tylko w ostatnim naborze aplikowało blisko 1600 przedsiębiorców.

Koszt związany z kompleksową organizacją imprezy targowej w projekcie unijnym wymaga czasu i rozsądnego zaplanowania. Składają się na niego takie wydatki jak np. miejsca hotelowe, przeloty, organizacja stanowiska wystawowego, opłaty targowe, rejestracja wystawcy itp. Sprawia to, że chęć odbycia targów lub misji gospodarczej zmusza Beneficjenta do odpowiednio wczesnej rezerwacji i opłaty wszystkich składowych organizacji takiego wydarzenia.

Dlatego sytuacja epidemiologiczna na świecie staje się poważnym problemem dla Beneficjentów, którzy ponieśli już koszty projektowe nie mając obecnie pewności, czy dana impreza w ogóle się odbędzie. W konsekwencji, pomimo poniesionych kosztów, Beneficjent może nie otrzymać ich refundacji, gdyż nie zrealizował zadania. Co zrobić, aby takiej właśnie sytuacji uniknąć?

Zmiana edycji imprezy targowej

Napięta sytuacja zdrowotna na świecie implikuje drastyczne działania ze strony głów wielu państw świata. Obecnie, w celu ograniczenia rozprzestrzeniania się koronawirusa, w sporej liczbie krajów wprowadzono zakaz organizacji imprez masowych i innych wydarzeń z udziałem większej liczby osób.

Zakaz ten siłą rzeczy objął również imprezy targowe. Niestety niesie to za sobą poważne konsekwencje w realizacji projektu targowego. Mianowicie odwołanie imprezy automatycznie uniemożliwia zrealizowanie zadania w określonym terminie, co może postawić realizację projektu pod znakiem zapytania.

Zgłoszenie zaistniałego problemu do Instytucji Zarządzającej pozwoli zwrócić uwagę na niezależne okoliczności powodujące powyższe problemy i jednocześnie otworzy Beneficjentowi drogę do  wprowadzenia zmian w projekcie w celu zrealizowania zadania.

Taką oczywistą zmianą jest przede wszystkim zaproponowanie odbycia wyjazdu na targi bądź misję gospodarczą w innym terminie, przy okazji kolejnej edycji imprezy. Wiele eventów odbywa się cyklicznie raz lub nawet dwa razy do roku, więc często spotykaną praktyką jest po prostu przesunięcie realizacji zadania na któryś z następnych terminów. Pozwala to zrealizować wyjazd zgodnie z założeniami dokumentacji aplikacyjnej bez obawy, że Instytucja Pośrednicząca podda pod wątpliwość równoważność lub renomę wydarzenia, a co za tym idzie, rzeczowość zadania.

Jest to najbardziej optymalne rozwiązanie, jednak przy proponowaniu takiej zmiany należy brać pod uwagę fakt, czy termin kolejnej imprezy nie wybiega poza okres realizacji projektu oraz końcową datę realizacji dla projektów w ramach konkretnego działania określoną w regulaminie konkursu – wówczas zmiana może nie zostać zaakceptowana przez Urząd.

Zmiana na inną imprezę targową

Jeżeli zdarzy się sytuacja opisana powyżej, tzn. kolejna edycja targów została wyznaczona na termin wybiegający poza regulaminowy termin realizacji dla wszystkich projektów lub organizator nie ogłosił kolejnej daty imprezy, wówczas można rozważyć następującą możliwość – zmienić zaplanowane targi bądź misję na inne wydarzenie, którego data będzie dla nas odpowiednia.

W takim przypadku jednak konieczne będzie przedstawienie uzasadnienia wyboru właśnie tej konkretnej imprezy ze szczególnym wskazaniem jej równoważności względem tej pierwotnej, przez co należy rozumieć np. tematykę, renomę targów, ich międzynarodowość, wielkość (tzn. ilość wystawców/odwiedzających) czy rynek (w tym kraj, w którym się odbywają).

Czy przysługuje zwrot kosztów w przypadku niezrealizowania zadania z przyczyn niezależnych od Beneficjenta?

Jest to wbrew pozorom dość częste pytanie, które pojawia się podczas realizacji projektu. Nabiera ono szczególnego znaczenia w obecnej sytuacji na świecie, gdy z powodu epidemii koronawirusa wiele imprez zostało przełożonych lub całkowicie odwołanych.

Niestety, Instytucja Pośrednicząca w żaden sposób nie jest zobowiązana do zwracania lub dotowania jakichkolwiek kosztów projektowych, nawet w przypadku gdy Beneficjent poniósł już wydatki na ten cel, a z przyczyn niezależnych nie miał możliwości zrealizować założonego zadania. Jest to pewnego rodzaju ryzyko biznesowe, które Beneficjent powinien wkalkulować w realizację projektu.

W takiej sytuacji jedyną obecnie możliwością jest próba dochodzenia zwrotu kosztów od organizatorów imprez lub bezpośrednio od usługodawców, których opłaciliśmy przy okazji organizacji np. targów (hotele, linie lotnicze, firmy organizujące stoiska itp.). Dlatego tak ważnym jest dobre planowanie i zabezpieczenie swoich działań w projekcie (chociażby przez odpowiednie zapisy umowy z wybranymi wykonawcami), by w przyszłości zminimalizować ryzyko straty w przypadku zaistnienia nieprzewidywalnej siły wyższej, takiej jak chociażby koronawirus.

Nie zapominajmy, że sytuacja jest dynamiczna i stanowisko poszczególnych Instytucji Pośredniczących w danych działaniach mogę ulec zmianie w najbliższej przyszłości. Już teraz swoje indywidualne stanowiska przedstawiły m.in. Narodowe Centrum Badań i Rozwoju, Urząd Marszałkowski Województwa Podkarpackiego czy Urząd Marszałkowski Województwa Małopolskiego. Warto więc pozostawać w kontakcie z Urzędem.

Projekty targowe to świetna okazja do promocji swoich produktów na arenie międzynarodowej. Ilość imprez targowych o zróżnicowanej tematyce na rynkach całego świata zachęca wiele firm do aplikowania o środki unijne, by w ten sposób zrealizować swoje cele rozwojowe. Pamiętajmy jednak, że obecna sytuacja na świecie spowodowana epidemią może narazić wielu niedoświadczonych Beneficjentów na stratę części lub całego dofinansowania. I właśnie z tego powodu warto skorzystać z pomocy oraz doświadczenia podmiotu doradczego i zrealizować projekt profesjonalnie minimalizując przy tym ryzyko niepowodzenia.

Prowadzisz działalność gospodarczą w województwie śląskim? Jesteś mikro, małym bądź średnim przedsiębiorcą i chciałbyś rozwinąć swoją firmę w zakresie nowych inwestycji, ekspansji zagranicznej czy przeprowadzenia badań lub zakupu aparatury badawczej? Śląskie Centrum Przedsiębiorczości (ŚCP) oferuje wachlarz różnorodnych konkursów dla przedsiębiorców, które Ci to umożliwią.

Konkursy ŚCP są już ostatnią szansą na pozyskanie dotacji ze środków unijnych na Śląsku w tej perspektywie unijnej, nie licząc konkursów ogólnokrajowych, gdzie jest o wiele większa konkurencja, a co oznacza – trudniej dostać tam dofinansowanie.

Oto przegląd najciekawszych konkursów oferowanych przez Śląskie Centrum Przedsiębiorczości.

PROJEKTY INWESTYCYJNE – PODDZIAŁANIE 3.2. INNOWACJE W MŚP

Planujesz w najbliższym czasie inwestycję w maszyny? Chcesz wprowadzić do oferty nowy produkt bądź usługę? To jest to konkurs dla Ciebie. Odbywa się on każdego roku i jest najpopularniejszym konkursem organizowanym przez ŚCP. Nie inaczej jest w tym roku, w którym planuje się go aż dwa razy. Pierwszy termin składania wniosków przypada na koniec marca, drugi ma planowane rozpoczęcie w czerwcu.

Na co można otrzymać dofinansowanie?

Poddziałanie 3.2. obejmuje dofinansowaniem przede wszystkim nowe środki trwałe oraz wartości niematerialne i prawne konieczne do wdrożenia nowego bądź udoskonalonego produktu, usługi czy procesu.

Nowością w porównaniu z zeszłoroczną edycją konkursu jest dofinansowanie robót budowlanych związanych z inwestycją. Przedsiębiorcy nie będą już musieli tych wydatków finansować w całości ze środków własnych.

Jak otrzymać dofinansowanie?

Najefektywniej zacząć pracę nad projektem inwestycyjnym od zidentyfikowania potrzeb firmy oraz tego, jak na nie odpowiedzieć. Obecnie można uznać, że podstawą rozwoju firmy jest wdrożenie innowacji, co prowadzi do jej unowocześnienia i zwiększenia konkurencyjności na rynku.

Kluczem do pozyskania dotacji jest implementacja innowacji produktowych i procesowych, w wyniku czego zostanie wprowadzony na rynek produkt, usługa bądź proces. Przy czym innowacje wdrażane w ramach projektu nie mogą być stosowane w województwie śląskim dłużej niż 3 lata.

Ponadto cały składany projekt musi składać się na logiczną całość, a wszystkie wydatki muszą być uzasadnione pod względem wdrażanych innowacji i rozwiązań.

Konkurs ten jest dedykowany inwestycjom w maszyny do produkcji nowych produktów oraz najczęściej np. oprogramowania do projektowania produktów czy wspomagającego sprzedaż w firmie. Ponadto w przypadku konieczności rozbudowy hali produkcyjnej bądź budowy całkiem nowej, taki wydatek również będzie mógł być dofinansowany w ramach poddziałania 3.2.

PROJEKTY BADAWCZO-ROZWOJOWE – PODDZIAŁANIE 1.2. BADANIA, ROZWÓJ I INNOWACJE W PRZEDSIĘBIORSTWACH

Na wstępie należy zauważyć, że podmiotami, które mogą brać udział w konkursie są nie tylko przedsiębiorstwa MŚP, ale także firmy duże i konsorcja, co znacząco poszerza grono Wnioskodawców.

Konkurs dotyczący prac badawczych jest nie tylko szansą dla przedsiębiorców, którzy mają pomysł na stworzenie innowacyjnego rozwiązania, ale jest także alternatywą dla ogólnokrajowej szybkiej ścieżki (PO IR 1.1.1.), o której więcej przeczytasz tutaj. Na złożenie wniosku nie zostało dużo czasu – nabór kończy się 14 maja 2020 r.

Na co można otrzymać dofinansowanie?

Trwający konkurs z działania 1.2. przewiduje dwa typy projektów, w ramach których finansowane są różne kategorie wydatków. W zależności od wyboru możemy albo dofinansować prace badawczo-rozwojowe, albo zaplecze umożliwiające ich przeprowadzanie.

TYP 1. Tworzenie lub rozwój istniejącego zaplecza badawczo-rozwojowego w przedsiębiorstwach służącego ich działalności innowacyjnej.

W ramach pierwszego typu można dofinansować wydatki związane ze stworzeniem zaplecza badawczo-rozwojowego. Wiąże się to głównie z zakupem nowych środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych, także w formie leasingu finansowego. Nie można pominąć również kosztów nabycia materiałów i robót budowlanych oraz nieruchomości zabudowanych. Konkurs przewiduje również kwalifikowanie zakupu używanego środka trwałego lub koszt zakupu używanego środka trwałego w formie leasingu.

TYP 2. Wsparcie prac B+R w przedsiębiorstwach.

Drugi typ to projekty badawczo-rozwojowe, w ramach których przeprowadzane są badania przemysłowe i/lub prace rozwojowe. Dofinansowane są tu wydatki związane z wynagrodzeniami personelu B+R oraz kosztami aparatury i sprzętu. Są to najczęstsze wydatki w projektach badawczych u naszych klientów. Jednakże dofinansować można również koszty budynków czy uzyskania i walidacji patentów i usług doradczych.

Jak otrzymać dofinansowanie?

W konkursie tym opracowanie agendy badawczej jest zarówno najważniejszym, jak i najtrudniejszym elementem. Badania te muszą być przemyślane i tworzyć ciąg przyczynowo-skutkowy. Nie należy zapominać, że zaplanowane prace B+R muszą umożliwiać finalne wdrożenie i skomercjalizowanie ich wyników. Najczęstszym sposobem komercjalizacji wyników badań jest wdrożenie ich do własnej działalności gospodarczej poprzez rozpoczęcie produkcji bądź świadczenia usług.

Podstawą tego konkursu jest dofinansowanie wydatków związanych z przeprowadzeniem prac badawczo-rozwojowych dotyczących nowego, innowacyjnego produktu, rozwiązania. W szczególności dofinansować można wynagrodzenia kadry badawczej czy aparaturę potrzebną do badań w zależności od branży.

PROJEKTY EKSPORTOWE – PODDZIAŁANIE 3.5.3. Internacjonalizacja MŚP

Konkurs ten ma na celu promowanie produktów bądź usług w celu wzrostu eksportu i zdobywania nowych rynków zbytu. Dlatego jeśli planujesz rozwój swojej firmy poprzez ekspansję na rynki zagraniczne, jest to konkurs idealny dla Ciebie. Jest to dobra alternatywa dla konkursu krajowego POIR 3.3.3. Planowany nabór ma się rozpocząć w kwietniu tego roku.

Na co można otrzymać dofinansowanie?

Obecnie ŚCP ogłosiło, że w tegorocznym konkursie poszerzy się katalog kosztów kwalifikowalnych, co jest bardzo dobrą wiadomością dla potencjalnych Wnioskodawców. To, czego na pewno można się spodziewać w kosztach kwalifikowanych, to te związane z udziałem w targach i imprezach wystawienniczych, krajowych i zagranicznych oraz koszty usług doradczych świadczonych przez doradców zewnętrznych (np. wyszukiwanie i dobór partnerów na rynkach docelowych).

Jak otrzymać dofinansowanie?

Najważniejszym elementem jest przedstawienie strategii działalności międzynarodowej, która zawiera informacje dotyczące planowanej ekspansji. Rozpoczynając prace nad tą strategią należy zastanowić się, jaki produkt chcemy oferować na rynkach zagranicznych, a następnie wybrać najbardziej perspektywiczne rynki oraz zorientować się, jakie imprezy targowe są na nich dostępne.

Strategia działalności międzynarodowej powinna obejmować wiele zagadnień, m.in. analizę i wskazanie priorytetowych rynków docelowych, szacowane koszty wdrożenia opracowanej strategii eksportowej oraz mechanizmy wprowadzenia produktu na docelowy rynek zagraniczny. Jest to obszerny dokument, którego zapisy powinny być spójne z całym projektem, w szczególności zaś z kosztorysem.

W konkursie tym będzie można dofinansować wszelkie wydatki związane z wyjazdem na targi branżowe, bądź misje gospodarcze w celu pozyskania nowych kontrahentów zagranicą. Mogą to być przykładowo bilety wstępu na targi, koszty budowy stoiska wystawowego, czy diety i koszty podróży.

SZANSA NA ROZWÓJ FIRMY

Przedsiębiorstwo, aby pozostać konkurencyjne na nieustannie zmieniającym się rynku, musi się ciągle rozwijać. To od  Ciebie zależy, w jakim kierunku Twoje przedsiębiorstwo będzie podążać.

Bez wątpienia ostatnie konkursy z perspektywy unijnej na lata 2014-2020 w województwie śląskim umożliwią rozwój Twojej firmy, a przy wsparciu fachowych doradców będziesz miał jeszcze większe szanse na sięgnięcie po unijne pieniądze. Zachęcam do współpracy z naszą firmą. Praca z nami to gwarancja sukcesu Twojego przedsiębiorstwa. 

Jeżeli podpisałeś umowę o dofinansowanie Projektu, to z pewnością nadejdzie taki moment, w którym będzie trzeba zmierzyć się z kontrolą. Jak przebiega, kiedy się jej spodziewać i czy jest się czego bać?

Instytucje Wdrażające posiadają kilka narzędzi do zweryfikowania, czy środki w ramach Funduszy Europejskich wydawane są w sposób prawidłowy. Jednym z tych narzędzi są funkcjonujące Wydziały Kontroli, które bacznie przyglądają się, czy zawarta Umowa o dofinansowanie Projektu realizowana jest zgodnie z jej zapisami.

To „przyglądanie” odbywa się na dwa sposoby: zza biurka, tj. na podstawie przesłanych dokumentów w wersji elektronicznej oraz w Twojej siedzibie i/lub w miejscu rzeczowej realizacji Projektu.

Kontrola może mieć miejsce w trakcie realizacji Projektu, tuż po jego zakończeniu, ale przed zatwierdzeniem wniosku o płatność końcową lub w okresie trwałości. Jedno jest pewne – w każdym z wyżej wymienionych etapów jako Beneficjent musisz być gotowy, żeby stawić czoła temu wyzwaniu.

Kontrola w siedzibie firmy/instytucji

Kiedy mówimy o kontroli w siedzibie Beneficjenta i/lub w miejscu rzeczowej realizacji Projektu, możemy spotkać się z kontrolą zapowiedzianą lub niezapowiedzianą. W pierwszym przypadku informacja o planowanej kontroli przesyłana jest najczęściej na 5 dni przed planowanym jej terminem – mamy więc trochę czasu, żeby się przygotować. Natomiast w przypadku kontroli niezapowiedzianej niestety nie ma czasu na jakąkolwiek reakcję, po prostu trzeba jej się poddać.

Pisząc o kompletnej dokumentacji mam na myśli:

• dokumentację związaną z przeprowadzanymi procedurami wyboru wykonawców,
• dokumentację finansową, w tym właściwie opisane faktury wraz potwierdzeniami płatności,
• potwierdzenie prowadzenia wyodrębnionej ewidencji księgowej,
• dokumenty potwierdzające osiągnięcie zakładanych wskaźników.

W trakcie kontroli pomocna jest również obecność osób, które czynnie biorą lub brały udział w realizacji Projektu. To właśnie one mają największą wiedzę o wszystkim, co się w Projekcie do tej pory wydarzyło, co sprawia, że są najbardziej kompetentne do udzielania wyjaśnień.

Należy pamiętać również o tym, że w trakcie prowadzonej kontrolni należy dać pełen dostęp w szczególności do urządzeń, obiektów, terenów i pomieszczeń, w których realizowany jest/był Projekt lub zgromadzona jest dokumentacja dotycząca Projektu.

Pojawiają się uwagi? Bez paniki!

W tym miejscu może, a nawet powinno pojawić się pytanie: co w przypadku, w którym zespół kontrolujący ma uwagi? Oczywiście takie sytuacje mogą się wydarzyć, w szczególności, gdy kontrola jest niezapowiedziana.

Wszystko zależy od skali uchybienia. W trakcie trwania czynności kontrolnych można składać wyjaśnienia na miejscu lub wyznaczany zostaje termin za złożenie wyjaśnień i/lub uzupełnienie braków. Dopiero po tym sporządzana jest Informacja Pokontrolna, która jest podsumowaniem prowadzonych działań.

To z niej wynika, czy przyznana nam dotacja jest niezagrożona czy też stwierdzone zostały uchybienia na tyle istotne, że ich skutkiem będzie nałożenie korekty finansowej.

Dopiero wynik odwołania jest ostateczny. 

Podsumowując – podpisanie umowy o dofinansowanie jest równoznaczne ze zgodą na przeprowadzenie kontroli w każdym momencie realizacji Projektu, jak również w okresie trwałości.
W celu uniknięcia problemów należy prowadzić pełną dokumentację, a w trakcie kontroli zapewnić obecność osób kompetentnych do udzielania wyjaśnień. Wtedy na pewno wszystko się uda.

Jako ECDF Dotacje mamy świadomość, że kontrola projektu to jeden z kluczowych momentów w trakcie realizacji projektu, dlatego też jesteśmy z naszymi klientami na tym etapie. Nasza oferta współpracy zawiera wsparcie klienta na etapie przygotowania do kontroli, obecność podczas czynności kontrolnych, a także pomoc w przygotowaniu odpowiedzi na ewentualne zastrzeżenia pokontrolne. Zapraszamy do współpracy!

Wniosek dotyczący kolejnych wieloletnich ram finansowych na lata 2021-2027 został przyjęty przez Komisję Europejską dnia 2 maja 2018 r. Najważniejszym elementem całego pakietu legislacyjnego dotyczącego nowej perspektywy jest wniosek dotyczący rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady ustanawiającego wspólne przepisy, czyli tzw. rozporządzenie ramowe/ogólne. Rozporządzenie to definiuje główne zasady wdrażania funduszy polityki spójności.

Główny cel proponowanych zmian – zmniejszenie obciążenia administracyjnego

W celu poprawy funkcjonowania i wdrażania funduszy UE w nadchodzącej perspektywie finansowej, Komisja dokonała ewaluacji ex-post oraz przeprowadziła konsultacje publiczne w dziedzinie polityki spójności. Wnioski wynikające z tych ocen stanowiły punkt wyjścia do proponowanych zmian w Rozporządzeniu ogólnym.

Najważniejszym i powtarzającym się ustaleniem w ocenie wszystkich funduszy była potrzeba wprowadzenia uproszczeń mających na celu zmniejszenie obciążeń administracyjnych. Zgodnie z treścią projektu Rozporządzenia, istnieją dowody wskazujące na znaczne koszty administracyjne związane z programami EFRR i Funduszy Spójności. W niedawnym badaniu oszacowano je w przypadku EFRR na poziomie średnio 3% kosztów programu, a w przypadku Funduszu Spójności – 2,2%. Obciążenie administracyjne beneficjentów (w tym MŚP) jest wyższe.

W celu zmniejszenia obciążenia administracyjnego – zarówno samych Funduszy, jak i Beneficjentów – w projekcie Rozporządzenia ogólnego Komisja proponuje dwie zasadnicze zmiany.

Rozszerzone zastosowanie uproszczonych form kosztów

W nadchodzącej perspektywie finansowej na lata 2021-2027, zamiast zwrotu rzeczywistych wydatków w oparciu o faktury płatności będą coraz częściej oparte na uproszczonych formach rozliczania kosztów, takich jak przede wszystkim kwoty ryczałtowe. Kwotą ryczałtową jest kwota uzgodniona za wykonanie określonego w projekcie zadania, takiego jak np. Udział w targach w roli wystawcy, Zakup materiałów informacyjno-promocyjnych czy Wdrożenie innowacji organizacyjnej (zakup oprogramowania). Główną zaletą tego rozwiązania jest brak weryfikacji znacznej liczby dokumentów, rachunków czy faktur. Weryfikacji podlega jedynie, czy Beneficjent wykonał określone zadanie, za co wypłacana jest mu ustalona we wniosku o dofinansowanie kwota.

Uproszczone formy rozliczania kosztów będą wspierane głównie poprzez wprowadzenie wymogu ich stosowania w przypadku operacji dotyczących niewielkich kwot. W myśl art. 48 projektu Rozporządzenia ogólnego, w przypadku gdy całkowity koszt operacji nie przekracza kwoty 200 000 EUR, wkład przyznany beneficjentowi (…) przyjmuje formę stawek jednostkowych, kwot ryczałtowych i stawek ryczałtowych (…).

Zmniejszenie liczby kontroli oraz nowe przepisy dotyczące pojedynczego audytu

Zgodnie z art. 68 projektu nowego Rozporządzenia ogólnego, kontrola zarządcza (…) opiera się na analizie ryzyka i jest proporcjonalna do zidentyfikowanych zagrożeń (…). Zapis ten ma wpłynąć na zmniejszenie liczby kontroli. W nowym okresie programowania kontrole zarządcze będą oparte na ryzyku, a nie na sprawdzaniu wszystkich operacji. Obecnie wiele Programów decyduje się na administracyjną weryfikację wszystkich wniosków o płatność. Po roku 2020, weryfikowana ma być jedynie określona próba oparta na ryzyku.

Warto również zwrócić uwagę na nowe zapisy dotyczące pojedynczego audytu. Jak wynika z art. 74 omawianego projektu Rozporządzenia, projekty finansowane w ramach EFRR i Funduszu Spójności o wartości poniżej 400 000 EUR kwalifikowalnych kosztów oraz projekty EFS o wartości poniżej 300 000 EUR będą audytowane tylko raz przed ich zakończeniem. Pozostałe projekty będą natomiast audytowane tylko raz na rok obrachunkowy. Jest to znaczące uproszczenie względem obecnych zapisów, gdzie projekt o dowolnej wartości może być poddawany weryfikacji nawet kilkukrotnie w ciągu roku.

„Quid pro quo” („coś za coś”), czyli kwalifikowalność VAT jako rekompensata niższych stóp współfinansowania

Wysokość stóp współfinansowania unijnego w latach 2021-2027 jest z pewnością kwestią najbardziej interesującą z punktu widzenia przyszłych planów biznesowych potencjalnych Beneficjentów. Teoretycznie to właśnie od określonych stóp współfinansowania zależy faktyczny wkład funduszy unijnych w planowane przedsięwzięcia.

W tym kontekście, na pierwszy rzut oka, możemy mówić o niekorzystnej zmianie w proponowanym projekcie Rozporządzenia ogólnego. Jak wynika bowiem z art. 106, w nadchodzących latach stopy współfinansowania będą niższe. W perspektywie 2021-2027 Komisja Europejska proponuje, aby wkład UE w odniesieniu do poszczególnych regionów kształtował się następująco:

• maksymalnie 70% kosztów kwalifikowalnych dla regionów słabiej rozwiniętych (obecnie 85%),
• maksymalnie 55% kosztów kwalifikowalnych dla regionów w okresie przejściowym (obecnie 60%),
• maksymalnie 40% kosztów kwalifikowalnych dla regionów lepiej rozwiniętych (obecnie 50%).

Komisja jednocześnie dostarcza jednak rozwiązanie na zasadzie „quid pro quo” („coś za coś”), jakim ma być pełna kwalifikowalność VAT w przypadku projektów o wartości poniżej 5 mln EUR. Obecnie podatek VAT kwalifikowalny jest jedynie, gdy nie podlega zwrotowi na podstawie krajowych przepisów o podatku VAT. Nowe zapisy o kwalifikowalności VAT wpłyną na brak szarej strefy dotyczącej możliwości zwrotu/odliczenia, jak i przede wszystkim stanowić będą realną rekompensatę za obniżenie stóp współfinansowania unijnego.

W okresie programowania na lata 2021-2027 procentową wartość wkładu UE w przypadku projektów o wartości poniżej 5 mln EUR obliczać będzie się bowiem od wartości brutto projektu, a nie jak obecnie – od wartości netto.

Posługując się prostym przykładem, dla projektu o wartości 1 000 000 PLN netto (1 230 000 PLN brutto) w regionie słabiej rozwiniętym przedsiębiorca będący czynnym podatnikiem VAT:

• w obecnej perspektywie otrzyma dofinansowanie w wysokości 85% wydatków kwalifikowalnych, definiowanych jako kwota netto tj. 1 000 000 PLN x 85% = 850 000 PLN,
• w nadchodzącej perspektywie otrzyma dofinansowanie w wysokości 70% wydatków kwalifikowalnych, definiowanych jako kwota brutto tj. 1 230 000 PLN x 70% = 861 000 PLN.

Nowy projekt Rozporządzenia ogólnego proponuje szereg zmian korzystnych dla potencjalnych Beneficjentów środków unijnych w latach 2021-2027. Już teraz zachęcam do analizy potrzeb biznesowych na przyszłe lata, których realizacja może być wynikiem współpracy z gronem naszych specjalistów. Głęboko wierzymy, że znajomość nowych zasad programowych pozwoli znaleźć dla każdego odpowiednie rozwiązania i wspólnie pozyskać dofinansowanie dla wielu ciekawych i ambitnych projektów. Pozostańmy w kontakcie.

Artykuł opracowano na podstawie projektu Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady ustanawiającego wspólne przepisy z dn. 29.05.2018 r. oraz publikacji 80 środków upraszczających w ramach polityki spójności 2021–2027 udostępnionej na oficjalnej stronie Komisji Europejskiej.

Internacjonalizacja to skuteczny sposób na przyspieszenie rozwoju firmy. Rozszerzenie działalności na rynki zagraniczne wiąże się jednak z licznymi wyzwaniami, dlatego przed przystąpieniem do sprzedaży za granicą konieczne jest dokładne przeanalizowanie wielu kwestii i opracowanie rzetelnego planu eksportu.

Aby skutecznie wejść na nowy rynek, należy m.in.:

• zidentyfikować najbardziej efektywne kierunków ekspansji z punktu widzenia potencjału firmy i posiadanej oferty produktowej,
• przeanalizować sytuację na rynku i potencjalne bariery wejścia,
• stworzyć indywidualną koncepcję marketingową, uwzględniającą optymalne kanały dystrybucji i promocji,
• zaplanować budżet i harmonogram działań.

Przygotowanie do eksportu obejmuje, więc szereg czynności, których przebieg i efekty mogą zadecydować o sukcesie bądź porażce przedsięwzięcia. Wskazane wyżej aspekty powinny zostać szczegółowo sprecyzowane w ramach planu eksportu, który w maksymalnym uproszczeniu możemy sprowadzić do trzech obszarów: badania rynku, opracowania strategii marketingowej oraz przygotowania harmonogramu działań.

Badanie rynku

Pierwszym krokiem powinno być dogłębne zweryfikowanie rynku i potencjału biznesowego – po to, by sprawdzić, czy nasze wyobrażenia o kierunku ekspansji pokrywają się z rzeczywistością. Zacznijmy od uwarunkowań makroekonomicznych występujących na danym rynku geograficznym, w tym również uwarunkowań prawnych i administracyjnych dotyczących eksportu danego typu towaru. W ramach tego etapu przeanalizujmy też dynamikę rozwoju branży i występujące na rynku trendy.

Następnie zdefiniujmy grupę docelową i segment rynkowy (tzw. targetowanie), do którego kierować będziemy nasz produkt. Odpowiedzmy sobie na pytania, co wpływa na podejmowane przez klientów decyzje zakupowe? Jakie są ich potrzeby, preferencje i mentalność? Czy mamy pewność co do popytu na nasz produkt?

Skoncentrujmy się także na konkurencji, nie tylko bezpośredniej, ale i rozwiązaniach zbliżonych funkcjonalnie bądź potencjalnych substytutach, które mogłyby sprawić, że nasz produkt zniknie wśród bogatej oferty firm o podobnym profilu działalności.

Następnie przeanalizujmy możliwości dystrybucji, uwzględniając różne kanały sprzedaży, kwestie logistyki czy polityki płatności.

Strategia marketingowa

Będąc przekonanym o atrakcyjności wybranego rynku docelowego, jak i własnej sile przebicia, przystąpmy do kolejnego etapu, jakim jest opracowanie strategii marketingowej. Opierając się na najbardziej popularnej koncepcji marketingu-mix zaproponowanej przez McCarthy’ego, 4P, należy rozpatrzeć następujące 4 elementy.

1. Produkt – zastanówmy się, czy nasz produkt spełnia oczekiwania odbiorców, a przekaz marki zostanie właściwie odebrany. Bądźmy czujni, bo nawet jeżeli w naszym kraju udało nam się trafić w gusta klientów i szybko zyskać na popularności, to nie jest to jednoznaczne z sukcesem za granicą!

Warto się zastanowić, czy istnieje konieczność dostosowania produktu (np. etykiet i rodzaju opakowań) do prawnych wymagań, systemu dystrybucji czy norm bezpieczeństwa w danym kraju, bądź zmodyfikować nazwę czy logo marki.

Niejednokrotnie, konieczność odejścia od standaryzacji produktu i adaptacja marki, wynika z różnic językowych czy kulturowych – na pewno każdy kojarzy językowe faux pas niemieckiego OSRAM, włoskich kosmetyków Pupa, bądź niefortunnego przykładu marki samochodu Chevrolet Nova (w krajach hiszpańskojęzycznych oznaczającego „nie jedzie”).

1. Cena – dość powszechnym stereotypem jest, że aby szybko wejść na rynek i sprzedać produkt, należy zaoferować najniższą cenę. Tymczasem polityka cenowa musi być dostosowana do danego rynku i zasobności portfeli nabywców. Jednocześnie produkt musi przynosić zysk, więc nie może być sprzedawany poniżej kosztów wytworzenia (pomijając fakt, że dumping cenowy stanowi naruszenie zasad uczciwej konkurencji).

Najogólniej ujmując, cena powinna być „konkurencyjna”, czyli odpowiednia do oferowanej jakości i stosunkowo nie odbiegająca od cen oferowanych przez najbliższą konkurencję. Oczywiście przyjęta polityka zależy również od wybranej strategii pozycjonowania marki – kreując produkt na unikatowy czy wręcz luksusowy możemy ustalić wyższą cenę, co paradoksalnie może się przyczynić do poprawy wizerunku oferty i zwiększenia sprzedaży.

1. Dystrybucja – należy przeanalizować różne kanały sprzedaży i dotarcia do klienta, w tym eksport pośredni i bezpośredni, licencjonowanie, produkcję na zamówienie, przedsięwzięcia Join Venture czy uruchomienie filii zagranicznej.

Wybór kanału dystrybucji zależy przede wszystkim od specyfiki oferty produktowej, możliwości i pozycji firmy czy posiadanych międzynarodowych kontaktów biznesowych. Z punktu widzenia niedoświadczonego producenta, uznać można, że najmniej ryzykownym rozwiązaniem jest sprzedaż z wykorzystaniem usług pośrednika tj. podmiotu trzeciego (partnerów, dystrybutorów, hurtowni, sklepów itd.). Wówczas kluczowym zadaniem działu handlowego jest dotarcie do potencjalnych partnerów biznesowych, z którymi możliwe będzie nawiązanie trwałej współpracy.

1. Promocja – prawdopodobnie najszerszy z aspektów, często niedoceniany i spychany na margines z uwagi na największe uzależnienie od posiadanego budżetu.

Należy jednak pamiętać, że działania promocyjne są kluczowe w początkowej fazie wchodzenia na rynek i decydujące dla budowy pozytywnego wizerunku marki produktowej, zaistnienia w świadomości potencjalnych odbiorców (w szczególności, gdy wdrażamy dedykowane rozwiązanie, a nie markę korporacyjną, która jest już rozpoznawalna chociaż w Polsce) oraz pobudzenia chęci zakupu produktu poprzez zwiększanie zainteresowania ofertą. W kontekście wskazanego elementu należy opracować spójną koncepcję marki i rozpatrzeć m.in. promocję sprzedaży, reklamę czy działania PR.

Harmonogram działań

Ostatnim, choć nie najłatwiejszym etapem, jest stworzenie, w oparciu o wszystkie zidentyfikowane czynniki, realnego i konkretnego planu działania – uwzględniającego szczegółowy harmonogram oraz kosztorys dopasowany do naszych możliwości finansowych. W tym przypadku ważne jest racjonalne zaplanowanie zadań w czasie i odpowiednie dysponowanie środkami finansowymi.

Podsumowując, koncepcja wejścia na nowy rynek wydaje się banalnie prosta. Pytanie tylko jak przedsiębiorstwo (bez względu na swój staż w branży) ma dokonać szczegółowego rozeznania nowego rynku? Porównać swoją ofertę z konkurencją i poznać preferencje odbiorców? Jak nawiązać kontakty z potencjalnymi kontrahentami, będąc np. po drugiej stronie globu?

Wszyscy wiemy, że problemom należy stawiać czoła, tj. najlepiej skonfrontować swoje wyobrażenia z rzeczywistością. Jednym z najbardziej efektywnych działań, które może podjąć podmiot rozważający ekspansję zagraniczną, jest udział w międzynarodowych wydarzeniach gospodarczych tj. targi branżowe, wystawy, misje gospodarcze, ale też konferencje czy szkolenia organizowane w wybranym kraju docelowym.

Osobisty udział we wskazanych imprezach (nie tylko jako wystawca, ale i zwiedzający) jest doskonałym rozwiązaniem pozwalającym na to, aby w jednym miejscu i czasie poznać specyfikę danego rynku, firmy, które na nim działają, dowiedzieć się o trendach wśród odbiorców, bezpośrednio zbudować sieć kontaktów poprzez spotkania B2B czy zweryfikować potencjalnych partnerów biznesowych i możliwości dystrybucji.

Aktywność ta, w połączeniu z działaniami promocyjnymi dedykowanymi na dany rynek zagraniczny (w szczególności pozaeuropejski), pomimo wymiernych korzyści wiąże się jednak z koniecznością poniesienia stosunkowo dużych nakładów finansowych.

Jak zdobyć dofinansowanie?

Przedstawiony obszar działań, czyli koszty w zakresie umiędzynarodowienia i wypromowania marki produktowej na rynkach docelowych, może zostać dofinansowany w ramach krajowego konkursu 3.3.3 Wsparcie MŚP w promocji marek produktowych – Go to Brand.

Konkurs jest atrakcyjny dla podmiotów z niemal wszystkich branż – począwszy oferty modowej i meblowej, poprzez części samochodowe i lotnicze, budowę i wykańczanie budowli na farmaceutyce czy polskich specjalnościach żywnościowych kończąc. Wynika to zarówno z potencjału polskich marek, jak i faktu, iż maksymalny dopuszczalny poziom dofinansowania wynosi aż do 85% kosztów kwalifikowanych projektu (pomoc de minimis dla mikroprzedsiębiorcy). Nabór trwa do 11 marca.

Gorąco polecam każdemu, kto rozważa rozpoczęcie eksportu bądź planuje ekspansję na nowe rynki zagraniczne! Chętnie pomożemy w przygotowaniu dokumentacji aplikacyjnej i wesprzemy w całym procesie pozyskiwania dotacji.

Głównym wyzwaniem przy rozliczaniu dotacji są postępowania ofertowe. To od poprawności ich realizacji zależy, czy zostanie wypłacone pełne dofinansowanie. Podpowiadam, jak zadbać o poprawność opisu przedmiotu zamówienia w zapytaniu ofertowym – które może przysporzyć wielu kłopotów.

Przede wszystkim jednoznaczność

Częstym problemem treści zapytań ofertowych jest brak jednoznaczności w opisie przedmiotu zamówienia – w tym w opisie jego parametrów oraz funkcjonalności. A jednoznaczność jest tu kluczowa, gdyż musimy wykazać, że chcemy zakupić dokładnie ten środek trwały (lub tę wartość niematerialną i prawną, lub zlecić prace budowlane), na który zostało przyznane dofinansowanie.

Dlatego to na Beneficjencie spoczywa obowiązek właściwego opisania przedmiotu zamówienia. Powinien on być jasny, jednoznaczny i wyczerpujący. Co to oznacza w praktyce? To, że powinien zawierać wszystkie parametry i funkcjonalności wskazane w dokumentacji aplikacyjnej oraz definiować je w sposób możliwie jednoznaczny.

Musimy więc unikać sformułowań „około”, „na przykład” czy „mniej więcej”. Wprowadzają one pewien przedział dopuszczalności, co w rezultacie może spowodować, że zaoferowany zostanie przedmiot zamówienia o parametrze niższym niż podanym na moment aplikacji, co skutkować może korektą finansową.

W takich przypadkach wskazane jest zastosowanie określeń, które wyraźnie wskażą, że dany parametr ma być spełniony – np. „minimum” lub „typu”.

W taki sposób powinniśmy zastępować wybrane sformułowania takimi, które są dopuszczalne i jednocześnie zapewniają zakup przedmiotu zamówienia o parametrach nie gorszych od zadeklarowanych w momencie aplikacji o dofinansowanie.

Co ze znakami towarowymi lub patentami?

Wiele aktualnie prowadzonych programów ogólnokrajowych lub regionalnych jest poświęcona innowacjom. Dlatego w dokumentacji aplikacyjnej może pojawić się przypadek, gdy do planowanego zakupu założono maszynę, której pewne rozwiązania lub funkcjonalności są chronione prawnie – czyli znakiem towarowym lub patentem.

Zgodnie z Wytycznymi w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach EFRR, EFS oraz FS na lata 2014-2020*, opis przedmiotu zamówienia nie może zawierać odniesień do znaków towarowych, patentów lub pochodzenia, źródła lub szczególnego procesu, który charakteryzuje produkty lub usługi dostarczane przez konkretnego wykonawcę, jeżeli mogłoby to doprowadzić do uprzywilejowania lub wyeliminowania niektórych wykonawców lub produktów.

Jednak z założeń projektu wynika, że niezakupienie tej konkretnej maszyny może spowodować niezrealizowanie opisanej w aplikacji innowacji – co wiązać się będzie z koniecznością zwrotu dofinansowania.

Co możemy w takim przypadku zrobić? W takich szczególnych sytuacjach, jak opisana powyżej, dopuszcza się sporządzenie opisu przedmiotu zamówienia zawierającego znaki towarowe, patenty lub odniesienia do konkretnych marek, rozwiązań, procesów – jeżeli niemożliwe jest opisanie przedmiotu zamówienia w wystarczająco precyzyjny i zrozumiały sposób.

Należy jednak pamiętać, że takie parametry należy zestawić ze słowami „lub równoważne”.

Powyższy zapis wskazuje, że wymagany jest konkretny rodzaj technologii, ale nie ogranicza on konkurencji. Dopuszcza bowiem technologie równoważne, które muszą zapewnić funkcjonalności i rezultaty nie gorsze niż wspomniana technologia.

Co ważne, w przypadku skorzystania z możliwości zastosowania takich sformułowań, nie można odrzucić oferty jako niezgodnej z zapytaniem ofertowym, jeżeli potencjalny wykonawca udowodni w swojej ofercie, że proponowane rozwiązania w równoważnym stopniu spełniają wymagania określone w zapytaniu ofertowym.

Wielkość parametrów w zapytaniu – czy mogą być niższe?

Pomimo deklaracji w dokumentacji aplikacyjnej dotyczącej parametrów kupowanych przez nas środków trwałych, często zastanawiamy się, czy możemy kupić inną maszynę –  o mniejszych lub większych parametrach.

Co do zasady, przy konstruowaniu opisu przedmiotu zamówienia wszystkie parametry i funkcjonalności wpisane w dokumentacji aplikacyjnej są obligatoryjne i należy je traktować jako minimalne. To znaczy, że nie wolno dokonać zakupu sprzętu, który będzie gorszy pod względem parametrów i funkcjonalności.

Wynika to z faktu, że Wnioskodawca we wniosku o dofinansowanie musi przedstawić konkretne cechy, parametry i funkcjonalności planowanych do zakupu elementów projektu wraz z uzasadnieniem. Na tej podstawie jest oceniany wniosek i zostaje przyznane dofinansowanie. Dlatego zakup urządzeń o gorszych parametrach jest traktowany jako realizacja projektu niezgodnie z założeniami i skutkuje korektą finansową.

Są jednak przypadki, w których zakup maszyny innej (często mniejszej) staje się uzasadniony. Może stać się tak w sytuacji, gdy maszyna nie była dostępna na rynku w momencie pisania wniosku, a – pomimo na przykład mniejszej przestrzeni roboczej czy innych parametrów – wciąż jest wystarczająca.

A dokładniej – zapewnia rezultaty nie gorsze niż pierwotnie założona maszyna oraz spełnia wszystkie założenia innowacyjności (jeżeli maszyna była wpisana w opinii o innowacyjności jako element innowacyjny). Wówczas możemy zakupić takie urządzenie – ale po wcześniejszym uzyskaniu zgody Instytucji Zarządzającej danym programem na taką zmianę.

Ochrona tajemnicy przedsiębiorstwa

W projektach traktujących o innowacjach wdrażanych w przedsiębiorstwach istotnym zagadnieniem jest tajemnica przedsiębiorstwa. O ile dokumentacja aplikacyjna jest obwarowana ochroną zawartej w niej treści, tak zapytanie ofertowe jest dokumentem ogólnie dostępnym i upublicznianym np. w Bazie Konkurencyjności. Co w takim razie zrobić, aby uchronić się przed koniecznością publikacji informacji, które są istotne z punktu widzenia złożenia oferty przez oferentów i jednocześnie stanowią „know-how” firmy?

Z pomocą przychodzi możliwość ograniczenia części opisu z zapytania. Polega ono na wyłączeniu z opisu części stanowiącej tajemnicę przedsiębiorstwa i publikacji zapytania w „uproszczonej” formie. Wyłączoną część jesteśmy zobowiązani udostępnić potencjalnym oferentom, którzy zobowiązali się do zachowania poufności.

W praktyce wygląda to tak: załącznikiem do zapytania staje się umowa poufności, którą każdy oferent jest zobowiązany podpisać i odesłać zamawiającemu, jeżeli chce uczestniczyć w przetargu i zapoznać się z całością opisu przedmiotu zamówienia.

W przypadku odmowy podpisania umowy o zachowaniu poufności, nie mamy obowiązku udostępniania pełnego opisu. W taki sposób unikamy publikacji informacji stanowiących tajemnicę firmy, natomiast sami oferenci, na mocy podpisanej umowy, zostają zobligowani do zachowania poufności w przypadku otrzymania wyłączonej części opisu przedmiotu zamówienia.

Kod CPV – co to takiego?

Do opisu przedmiotu zamówienia stosuje się nazwy i kody określone we Wspólnym Słowniku Zamówień, czyli kod CPV. Stanowi on obligatoryjny element każdego zapytania ofertowego. Choć jest traktowany dość pobieżnie, to pełni istotną rolę – stanowi bowiem swego rodzaju identyfikator przedmiotu zamówienia, który pozwala potencjalnym oferentom w szybki sposób ocenić, czy dane zapytanie ofertowe jest w kręgu ich zainteresowań.

W ten sposób można przefiltrować zapytania ofertowe i wybrać tylko te, które dotyczą np. konkretnej dziedziny związanej z działalnością firmy.

Kod CPV jest dla nas ważny również z innego powodu. Wpisanie w zapytaniu błędnego kodu może zostać potraktowane jako ograniczenie konkurencyjności, w wyniku czego wielu oferentów mogło zostać zmylonych i nie złożyć ofert na dane zapytanie.

Taka sytuacja może się wiązać z korektą finansową. Dlatego istotne jest zadbanie o to, by zapytanie było oznaczone właściwym i możliwie najbardziej dokładnym kodem CPV. W przypadku, gdy zapytanie obejmuje zakup kilku elementów projektu różnych rodzajowo, należy podać więcej niż jeden kod, tak aby każdy przedmiot zamówienia można było przyporządkować do określonego kodu.

Reasumując – opis przedmiotu zamówienia to kluczowy element każdego zapytania ofertowego. Między innymi od jego poprawności zależy to, czy zostanie wypłacone pełne przyznane dofinansowanie. Przy jego konstruowaniu należy zwrócić uwagę, by był jednoznaczny i wyczerpujący, a także pamiętać o stosowaniu odpowiednich sformułowań, które nie ograniczą konkurencyjności postępowania. Właśnie dlatego warto podejść do tego zagadnienia profesjonalnie – aby zrobić to dobrze.

*Wytyczne w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020.

W trakcie pozyskiwania funduszy unijnych można spotkać się z pojęciami, które wydają się równoznaczne. Jednak w trakcie realizacji projektu różnice w ich znaczeniu mogą mieć kluczowy wpływ na prawidłowość przeprowadzonych zamówień. Warto więc poznać szczegóły takich definicji jak rozeznanie rynku i szacowanie rynku.

Szacowanie rynku

Szacowanie rynku jest pierwszym krokiem w ustalaniu budżetu projektu oraz procedur, w ramach których przeprowadzane będą poszczególne zamówienia. Polega na ustaleniu wartości poszczególnych wydatków projektowych.

W ramach szacowania rynku uwzględnia się:

• całkowite szacunkowe wynagrodzenie wykonawcy,
• ewentualne zamówienia polegające na powtórzeniu podobnych usług lub robót.

Do szacowania przyjmuje się ceny netto, czyli bez podatku od towarów i usług.

Należy pamiętać, że szacowanie rynku powinno być odpowiednio udokumentowane. Oznacza to, że trzeba zachować dokumenty, które wskazują na szacunkową wartość zamówienia.

Kiedy wykonać szacowanie rynku?

Przed aktualizacją wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020 (dalej: „wytyczne”) we wrześniu 2019, szacowanie musiało zostać wykonane nie wcześniej niż 3 miesiące (w przypadku dostaw i usług) lub 6 miesięcy (w przypadku robót budowlanych) przed dniem wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia. To mogło wiązać się z wielokrotnym przeprowadzaniem szacowania rynku w trakcie realizacji projektu.

Obecnie obowiązujące wytyczne znoszą ten obowiązek. Co więcej, pozwalają przyjąć do szacowania rynku zatwierdzony wniosek o dofinansowanie. W praktyce oznacza to, że można realizować zamówienia wyłącznie w oparciu o budżet wskazany w dokumentacji aplikacyjnej.

Jest to z jednej strony ogromne ułatwienie dla beneficjentów, ponieważ nie muszą przed każdym postępowaniem aktualizować szacowania rynku, sporządzać nowych notatek z szacowania ani zbierać dodatkowych dokumentów w ramach projektu.

Jednakże rodzi to także zagrożenia. Sytuacja rynkowa w niektórych branżach potrafi być bardzo dynamiczna i ceny w ciągu kilku miesięcy mogą znacząco się zmienić. Jeżeli ceny znacząco wzrosły, może się okazać, że należy zastosować inna procedurę niż początkowo założono.

Dodatkowo trzeba pamiętać, że przy ustalaniu wartości szacunkowej wydatku należy uwzględnić wszystkie zamówienia, dla których spełnione są jednocześnie następujące przesłanki:

• zamówienia są tożsame rodzajowo lub funkcjonalnie,
• zamówienia mogą być udzielone w tym samym czasie,
• zamówienie mogą być wykonane przez jednego wykonawcę.

Warto sprawdzić przed postępowaniem, czy nie występują powyższe tożsamości. Nie uwzględnienie ich mogłyby prowadzić do nieuprawnionego zaniżenia wartości szacunkowej zamówienia i wyborem nieodpowiedniej procedury.

Obowiązek wykonania szacowania rynku w sposób staranny i rzetelny  nabiera szczególnego znaczenia w przypadku, gdy wartość zamówienia zbliża się do progu, którego przekroczenie zobowiązuje do stosowania bardziej restrykcyjnych procedur Wytycznych lub Prawa zamówień publicznych. Niestosowanie odpowiednich trybów, w jakich powinny być udzielone zamówienia, może skutkować nałożeniem korekty finansowej.

Rozeznanie rynku

Rozeznanie rynku jest procedurą, która obowiązuje dla zamówień o wartości szacunkowej od 20 tys. do 50 tys. zł netto włącznie. Jej celem jest ustalenie ceny rynkowej. Cena rynkowa niekoniecznie musi oznaczać średni koszt danego wydatku.

Potwierdzeniem ceny rynkowej są zebrane dokumenty (oferty, cenniki, kosztorysy). Pamiętaj, że oferty te powinny odpowiadać opisowi przedmiotu zamówienia.

Jak pozyskać oferty i cenniki?

Istnieje kilka sposobów na pozyskanie ofert i cenników.

1. Pobranie cenników ze stron internetowych czy katalogów dostępnych online.
2. Umieszczenie na swojej stronie internetowej zapytanie o cenę. Należy w nim wskazać opis przedmiotu zamówienia niezbędny do wyceny.
3. Skierowanie zapytania o cenę wraz z opisem przedmiotu zamówienia bezpośrednio do potencjalnych wykonawców (np. mailowo).

Obecnie obowiązujące wytyczne nie określają szczegółów przeprowadzania rozeznania rynku, pozostawiając beneficjentom możliwość zastosowania własnych procedur. Powinni jednak dotrzeć oni do jak największej liczby wykonawców, co umożliwi precyzyjniej określić wartość ceny rynkowej.

Przy rozeznaniu rynku liczy się efekt końcowy – wartość poniesionego wydatku musi mieć  cenę rynkową. Dla celów późniejszej kontroli zamówień niezbędne jest udokumentowanie dokonanej analizy cen potencjalnych wykonawców wraz z analizowanymi cennikami.

Do udokumentowania prawidłowo przeprowadzonego rozeznania rynku procedury nie jest wymagane zawarcie umowy z wykonawcą. Potwierdzeniem prawidłowo zrealizowanego zamówienia jest faktura lub inny dokument księgowy.

Zmiany wytycznych – ułatwienie dla beneficjentów

Aktualizacja wytycznych we wrześniu 2019 jest między innymi odpowiedzią na problemy beneficjentów wynikające z realizacji zamówień w ramach rozeznania rynku. Procedura ta została odbiurokratyzowana sprawiając, że rozeznanie rynku jest łatwiejsze w przeprowadzeniu i udokumentowaniu.

W poprzedniej wersji wytycznych, rozeznanie rynku dokumentowane było przez co najmniej wydruk zapytania ofertowego zamieszczonego  na  stronie  internetowej  beneficjenta lub  potwierdzenie  przesłania zapytania  ofertowego  do  co  najmniej  trzech  potencjalnych wykonawców oraz otrzymane oferty w wyniku upublicznienia zapytania. Jeżeli w wyniku tych działań wpłynęła tylko jedna ważna oferta, wówczas należało uzupełnić udokumentowanie o ofertę pochodząca z innego źródła.

Aktualnie można zrezygnować z publikowania zapytania ofertowego na rzecz samodzielnego pobrania cenników ze stron internetowych, co w wielu przypadkach usprawnia proces rozeznania rynku i generuje mniejszą liczbę dokumentów potrzebnych do potwierdzenia prawidłowej realizacji zamówienia.

Podsumowując – w trakcie tworzenia i realizacji projektów szacowanie rynku jest punktem wyjścia do wyboru procedury, według której przeprowadzane będzie zamówienie. Rozeznanie rynku jest natomiast jednym z trybów dokonywania zakupów w ramach projektu. Umiejętność rozpoznania i przeprowadzenia obu tych czynności jest niezbędna w trakcie realizowania projektów dofinansowanych z funduszy unijnych i może mieć kluczowy wpływ na prawidłowe rozliczenie dotacji.

Źródła:

Wytyczne w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020 – wersja obowiązująca od 09.09.2019 r.

Wytyczne w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020 – – wersja obowiązująca od 23.08.2017 do 08.09.2019

Zamówienia udzielane w ramach projektów. Podręcznik wnioskodawcy i beneficjenta programów polityki spójności 2014–2020 (zaktualizowany 6 listopada 2019 r.) – dokument dostępny pod linkiem: https://www.funduszeeuropejskie.gov.pl/strony/o-funduszach/dokumenty/wytyczne-w-zakresie-kwalifikowalnosci-wydatkow-w-ramach-europejskiego-funduszu-rozwoju-regionalnego-europejskiego-funduszu-spolecznego-oraz-funduszu-spojnosci-na-lata-2014-2020/

Wszyscy dookoła obserwujemy liczne inwestycje wspierane z funduszy UE. Jeździmy coraz lepszymi drogami, korzystamy z bardziej komfortowej komunikacji publicznej, a firmy inwestują w rozwój swój i pracowników. Jednak fundusze UE to nie tylko te standardowe dotacje, które są widoczne wokół nas. To także specyficzne konkursy i bardzo nietypowe dotacje.

W cyklu artykułów „Nietypowe dotacje? Czemu nie!” chciałbym opowiedzieć o najciekawszych pomysłach w ramach konkursów dotacyjnych. Zanim jednak wejdziemy na polskie podwórko, kilka słów o najbardziej nietypowych dotacjach UE.

Niecodzienne dotacje UE

Krytycy funduszy UE przywołują najbardziej spektakularne przepisy i dofinansowania, które są realizowane przy unijnym wsparciu.

Nie wiem, czy każdy użytkownik obuwia typu „kalosze” zdaje sobie sprawę, że dzięki Unii może doszukać się specjalnie opracowanej instrukcji obsługi tego tak zaawansowanego obuwia.

Media prześcigają się w wyliczaniu absurdów dotacyjnych. Dofinansowanie w wysokości 80 tysięcy euro otrzymało miasto Malmö na odwzorowanie swojej architektury w wirtualnej rzeczywistości w grze. Około 7 mln euro zostało przyznane na pamiętnik osiołka przemierzającego Holandię, około 2 tysiące euro na przystanki dla rowerów w postaci wbitych w ziemię pni drzewa, a na imprezę promującą opowiadanie zmyślonych historii Unia Europejska przeznaczyła około 350 tysięcy euro.

Również na polskim podwórku zdarzają się podobne przypadki – dotację na swoją działalność otrzymała chociażby firma planująca, konstruująca i wykonująca zamki z piasku.

„Kredyt na innowacje technologiczne” – dotacje w codzienności

Być może nieświadomie, podczas lektury tego artykułu, stoisz na innowacyjnych płytkach udających kamień, w budynku zbudowanym z elementów prefabrykowanych wyposażonych w okna o znikomej przenikalności cieplnej i dźwiękowej? Takie elementy – i wiele innych – pochodzących z budownictwa, branży maszynowej, metalowej, elektrycznej czy cieplnej mogły być wynikiem innowacyjnej technologii, która uzyskała aprobatę Panelu Ekspertów i otrzymała dofinansowanie w ramach konkursu „Kredyt na innowacje technologiczne” organizowanego przez Bank Gospodarstwa Krajowego – POIR 3.2.2.

W ramach konkursu fundusze otrzymało też wiele projektów dotykających niszowych aspektów naszego życia. Całkiem możliwe, że kupując „cukierki z prozdrowotnymi dodatkami” w maszynie vendingowej, zarówno cukierki, jak i maszyna są efektem innowacyjnej technologii. Może też się zdarzyć, ze udając się do cukierni kupisz dofinansowane „niskotłuszczowych pączków typu donut” albo ciastka z zawartością „termostabilnego nadzienia o zmiennej lepkości”.

„Kredyt na innowacje technologiczne” – jedzenie, picie i relaks

Dzięki projektom realizowanym w ramach POIR 3.2.2, Unia Europejska serwuje też pyszne „herbaty ziołowe wzbogacane witaminami i minerałami”, przy których zajadać się można prażonymi jabłkami wykonanymi w innowacyjnej technologii lub „innowacyjnym wegańskim i prozdrowotnym ptasim mleczkiem”. Na obiad w menu unijnym znalazła się „tortilla warzywna grillowana bezglutenowa”, którą można popijać dofinansowanym piwem – a to tylko cztery gastronomiczne projekty w ramach konkurs „Kredyt na innowacje technologiczne”.

A czym możemy się raczyć wieczorem dzięki unijnemu wsparciu? Oferta jest szeroka.

Taka forma relaksu wydaje się być konieczna po intensywnym dniu walk w ramach szermierki historycznej, do której stroje wytworzone zostały w wyniku dofinansowanej technologii. Jeśli nie jesteśmy fanami aktywnego wypoczynku, możemy oddać się czytaniu książki – zwłaszcza, że dzięki konkursowi organizowanemu przez BGK może posiadać ona właściwości „zwiększonej otwieralności i wytrzymałości”.

„Kredyt na innowacje technologiczne” – ekologia i bezpieczeństwo

Dla organów przyznających dotacje z Unii Europejskiej niezwykle ważny jest aspekt ekologiczny. Dlatego na liście dofinansowanych projektów w ramach POIR 3.2.2 możemy znaleźć projekty zajmujące się sprawą „bioutylizacji poubojowego pierza drobiowego w procesie produkcji nawozów naturalnych” czy „nową intensywną technologią przerobu hałd w kopalniach odkrywkowych”. Trzeba też uważać na niektóre pojemniki i nie trzymać w nich wody – gdyż są w niej rozpuszczalne.

Dofinansowane projekty mają również za zadanie dbać o nasze bezpieczeństwo. Realizowane jest to między innymi dzięki wsparciu produkcji „multisejfów o zwiększonej odporności antywłamaniowej” lub „minimalizację skutków ubocznych wybuchu poduszki powietrznej w samochodach poprzez zastosowanie innowacyjnego kompozytu wielowarstwowego opartego na filcu”.

Dotację można otrzymać na (niemalże) wszystko!

Analiza konkursów, nawet tych wskazanych na początku, postrzeganych jako absurdalne, uzmysławia nam, że nie ma złych pomysłów – a niemalże każda idea jest możliwa do realizacji. Jeśli masz nawet najbardziej śmiały pomysł – podziel się nim z nami, a poszukamy dla Ciebie i Twojego projektu najlepszego konkursu, który umożliwi finansowanie innowacyjnych idei.

Bibliografia:

1. Mapadotacji.gov.pl
2. Bgk.pl
3. https://gospodarka.dziennik.pl/news/artykuly/101547,oto-najbardziej-bezsensowne-projekty-unii.html
4. https://www.salon24.pl/u/moraine/161146,najdziwniejsze-projekty-ktore-otrzymaly-dotacje-ue
5. https://tvn24bis.pl/wiadomosci-gospodarcze,71/a-to-europa-wlasnie-czyli-10-najwiekszych-unijnych-absurdow,463581.html