Szacowanie a rozeznanie rynku – czym się różnią?

W trakcie pozyskiwania funduszy unijnych można spotkać się z pojęciami, które wydają się równoznaczne. Jednak w trakcie realizacji projektu różnice w ich znaczeniu mogą mieć kluczowy wpływ na prawidłowość przeprowadzonych zamówień. Warto więc poznać szczegóły takich definicji jak rozeznanie rynku i szacowanie rynku.

Szacowanie rynku

Szacowanie rynku jest pierwszym krokiem w ustalaniu budżetu projektu oraz procedur, w ramach których przeprowadzane będą poszczególne zamówienia. Polega na ustaleniu wartości poszczególnych wydatków projektowych.

W ramach szacowania rynku uwzględnia się:

• całkowite szacunkowe wynagrodzenie wykonawcy,
• ewentualne zamówienia polegające na powtórzeniu podobnych usług lub robót.

Do szacowania przyjmuje się ceny netto, czyli bez podatku od towarów i usług.

Należy pamiętać, że szacowanie rynku powinno być odpowiednio udokumentowane. Oznacza to, że trzeba zachować dokumenty, które wskazują na szacunkową wartość zamówienia.

Kiedy wykonać szacowanie rynku?

Przed aktualizacją wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020 (dalej: „wytyczne”) we wrześniu 2019, szacowanie musiało zostać wykonane nie wcześniej niż 3 miesiące (w przypadku dostaw i usług) lub 6 miesięcy (w przypadku robót budowlanych) przed dniem wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia. To mogło wiązać się z wielokrotnym przeprowadzaniem szacowania rynku w trakcie realizacji projektu.

Obecnie obowiązujące wytyczne znoszą ten obowiązek. Co więcej, pozwalają przyjąć do szacowania rynku zatwierdzony wniosek o dofinansowanie. W praktyce oznacza to, że można realizować zamówienia wyłącznie w oparciu o budżet wskazany w dokumentacji aplikacyjnej.

Jest to z jednej strony ogromne ułatwienie dla beneficjentów, ponieważ nie muszą przed każdym postępowaniem aktualizować szacowania rynku, sporządzać nowych notatek z szacowania ani zbierać dodatkowych dokumentów w ramach projektu.

Jednakże rodzi to także zagrożenia. Sytuacja rynkowa w niektórych branżach potrafi być bardzo dynamiczna i ceny w ciągu kilku miesięcy mogą znacząco się zmienić. Jeżeli ceny znacząco wzrosły, może się okazać, że należy zastosować inna procedurę niż początkowo założono.

Dodatkowo trzeba pamiętać, że przy ustalaniu wartości szacunkowej wydatku należy uwzględnić wszystkie zamówienia, dla których spełnione są jednocześnie następujące przesłanki:

• zamówienia są tożsame rodzajowo lub funkcjonalnie,
• zamówienia mogą być udzielone w tym samym czasie,
• zamówienie mogą być wykonane przez jednego wykonawcę.

Warto sprawdzić przed postępowaniem, czy nie występują powyższe tożsamości. Nie uwzględnienie ich mogłyby prowadzić do nieuprawnionego zaniżenia wartości szacunkowej zamówienia i wyborem nieodpowiedniej procedury.

Obowiązek wykonania szacowania rynku w sposób staranny i rzetelny  nabiera szczególnego znaczenia w przypadku, gdy wartość zamówienia zbliża się do progu, którego przekroczenie zobowiązuje do stosowania bardziej restrykcyjnych procedur Wytycznych lub Prawa zamówień publicznych. Niestosowanie odpowiednich trybów, w jakich powinny być udzielone zamówienia, może skutkować nałożeniem korekty finansowej.

Rozeznanie rynku

Rozeznanie rynku jest procedurą, która obowiązuje dla zamówień o wartości szacunkowej od 20 tys. do 50 tys. zł netto włącznie. Jej celem jest ustalenie ceny rynkowej. Cena rynkowa niekoniecznie musi oznaczać średni koszt danego wydatku.

Potwierdzeniem ceny rynkowej są zebrane dokumenty (oferty, cenniki, kosztorysy). Pamiętaj, że oferty te powinny odpowiadać opisowi przedmiotu zamówienia.

Jak pozyskać oferty i cenniki?

Istnieje kilka sposobów na pozyskanie ofert i cenników.

1. Pobranie cenników ze stron internetowych czy katalogów dostępnych online.
2. Umieszczenie na swojej stronie internetowej zapytanie o cenę. Należy w nim wskazać opis przedmiotu zamówienia niezbędny do wyceny.
3. Skierowanie zapytania o cenę wraz z opisem przedmiotu zamówienia bezpośrednio do potencjalnych wykonawców (np. mailowo).

Obecnie obowiązujące wytyczne nie określają szczegółów przeprowadzania rozeznania rynku, pozostawiając beneficjentom możliwość zastosowania własnych procedur. Powinni jednak dotrzeć oni do jak największej liczby wykonawców, co umożliwi precyzyjniej określić wartość ceny rynkowej.

Przy rozeznaniu rynku liczy się efekt końcowy – wartość poniesionego wydatku musi mieć  cenę rynkową. Dla celów późniejszej kontroli zamówień niezbędne jest udokumentowanie dokonanej analizy cen potencjalnych wykonawców wraz z analizowanymi cennikami.

Do udokumentowania prawidłowo przeprowadzonego rozeznania rynku procedury nie jest wymagane zawarcie umowy z wykonawcą. Potwierdzeniem prawidłowo zrealizowanego zamówienia jest faktura lub inny dokument księgowy.

Zmiany wytycznych – ułatwienie dla beneficjentów

Aktualizacja wytycznych we wrześniu 2019 jest między innymi odpowiedzią na problemy beneficjentów wynikające z realizacji zamówień w ramach rozeznania rynku. Procedura ta została odbiurokratyzowana sprawiając, że rozeznanie rynku jest łatwiejsze w przeprowadzeniu i udokumentowaniu.

W poprzedniej wersji wytycznych, rozeznanie rynku dokumentowane było przez co najmniej wydruk zapytania ofertowego zamieszczonego  na  stronie  internetowej  beneficjenta lub  potwierdzenie  przesłania zapytania  ofertowego  do  co  najmniej  trzech  potencjalnych wykonawców oraz otrzymane oferty w wyniku upublicznienia zapytania. Jeżeli w wyniku tych działań wpłynęła tylko jedna ważna oferta, wówczas należało uzupełnić udokumentowanie o ofertę pochodząca z innego źródła.

Aktualnie można zrezygnować z publikowania zapytania ofertowego na rzecz samodzielnego pobrania cenników ze stron internetowych, co w wielu przypadkach usprawnia proces rozeznania rynku i generuje mniejszą liczbę dokumentów potrzebnych do potwierdzenia prawidłowej realizacji zamówienia.

Podsumowując – w trakcie tworzenia i realizacji projektów szacowanie rynku jest punktem wyjścia do wyboru procedury, według której przeprowadzane będzie zamówienie. Rozeznanie rynku jest natomiast jednym z trybów dokonywania zakupów w ramach projektu. Umiejętność rozpoznania i przeprowadzenia obu tych czynności jest niezbędna w trakcie realizowania projektów dofinansowanych z funduszy unijnych i może mieć kluczowy wpływ na prawidłowe rozliczenie dotacji.

Źródła:

Wytyczne w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020 – wersja obowiązująca od 09.09.2019 r.

Wytyczne w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020 – – wersja obowiązująca od 23.08.2017 do 08.09.2019

Zamówienia udzielane w ramach projektów. Podręcznik wnioskodawcy i beneficjenta programów polityki spójności 2014–2020 (zaktualizowany 6 listopada 2019 r.) – dokument dostępny pod linkiem: https://www.funduszeeuropejskie.gov.pl/strony/o-funduszach/dokumenty/wytyczne-w-zakresie-kwalifikowalnosci-wydatkow-w-ramach-europejskiego-funduszu-rozwoju-regionalnego-europejskiego-funduszu-spolecznego-oraz-funduszu-spojnosci-na-lata-2014-2020/