Polish
English
Ukrainian
Beneficjenci środków przyznawanych w ramach Funduszy Europejskich dla Polski Wschodniej – zgodnie z zapisami Umowy o dofinansowanie – są zobowiązani do prowadzenia rejestru ryzyk, bieżącego ich weryfikowania oraz cyklicznej aktualizacji. W artykule przybliżono najważniejsze aspekty tego zagadnienia.
Ryzyka w projekcie – czym są i dlaczego warto je monitorować?
Ryzyko w projekcie to wszystko, co może przeszkodzić w jego realizacji poprzez np.: opóźnienie na osi czasu projektu, przekroczenie budżetu lub pogorszenie założonych/oczekiwanych efektów projektu. W celu identyfikacji potencjalnych ryzyk w projekcie należy zastanowić się, najlepiej w szerokim gronie osób zaangażowanych w jego realizacje na każdymetapie, jakie są potencjalne zagrożenia i jak mogą one wpłynąć na powodzenie projektu.
Jak opracować rejestr ryzyk?
Dla każdego zidentyfikowanego ryzyka należy przeprowadzić analizę prawdopodobieństwa (wyrażoną w %) jego wystąpienia oraz wpływu, rozumianego jako siłę oddziaływania (wyrażoną liczbowo) zdarzeń, które mogą negatywnie wpłynąć na cele w projekcie. Iloczyn tych dwóch elementów będzie stanowił o istotności ryzyka.
Dla zidentyfikowanych zagrożeń należy następnie ustalić sposób reakcji, mogący polegać np. na jego tolerowaniu, minimalizacji, wycofaniu się lub unikaniu. Następnym krokiem jest zaplanowanie działań, których podjęcie ograniczy istotność ryzyka do poziomu akceptowalnego. Będzie to katalog gotowych rozwiązań, które zespół projektowy będzie mógł wdrożyć, aby zminimalizować wpływ danego ryzyka na ostateczne powodzenie projektu. Dodatkowo należy również przemyśleć i zaproponować rozwiązanie awaryjne, które będą schematem postępowania w przypadku ewentualnego zmaterializowania się ryzyka, tzw. działania korygujące.
Bieżące monitorowanie
Projekt, podobnie jak inne elementy funkcjonowania rozwoju przedsiębiorstwa, nie zawsze jest odporny na zmieniające się warunki otoczenia. Istotnym zatem jest, aby w trakcie całego czasu jego realizacji dokonywać bieżącej aktualizacji potencjalnych ryzyk. Zasada ta również odnosi się do ryzyk zidentyfikowanych w okresie trwałości projektu. Umowa o dofinasowanie w ramach FEPW (działania Automatyzacja i robotyzacja w MŚP lub Wzornictwo w MŚP) zakłada aktualizację rejestru ryzyk w cyklu półrocznym.
Nadużycia i konflikt interesów
Istotnym elementem monitorowania ryzyka w projekcie jest również ich identyfikacja w obszarze nadużyć finansowych i konfliktu interesów. Nadużycia mogą dotyczyć np. fałszowania dokumentów czy poświadczania nieprawdy. Konflikt interesów odnosi się natomiast do sytuacji, kiedy bezstronne działanie osób pełniących jakąkolwiek rolę w projekcie jest zagrożone z uwagi na względy rodzinne, emocjonalne, sympatie polityczne lub związki z jakimkolwiek krajem, interes gospodarczy lub jakiekolwiek inne bezpośrednie lub pośrednie interesy osobiste. Co ważne, może do nich dochodzić nawet w sytuacji, gdy dana osoba w rzeczywistości nie odnosi żadnych korzyści z tytułu zaistniałej sytuacji – wystarczy, że zaistniałe okoliczności będą zagrażały bezstronnemu i obiektywnemu pełnieniu przez nią powierzonych jej funkcji.
Zgodnie z Umową o dofinansowanie Beneficjent zobowiązuje się wprowadzić i stosować odpowiednie działania zapobiegające konfliktowi interesów, zarówno w trakcie realizacji projektu oraz w okresie trwałości, a w przypadku stwierdzenia ich naruszenia – poinformować o tym fakcie PARP. Na stronie Internetowej portalu Fundusze Europejskie dla Polski Wschodniej został zamieszczony dedykowany dokument, który zawiera m.in. wskazania jakie działania należy podjąć w stosunku do zidentyfikowanych przypadków nadużyć finansowych.
Podsumowanie
Obowiązek prowadzenia rejestru ryzyk na etapie realizacji projektu jako obligatoryjny element zapisany w umowie o dofinansowanie inwestycji finansowanej z programu FEPW stanowi ważny krok do poprawnego rozliczenia zakontraktowanych środków. Jeśli potrzebujesz w tym zakresie eksperckiego wsparcia doradczego – skontaktuj się z naszym Działem Realizacji Projektów UE.
Autor
Magdalena Grabarczyk
Specjalistka ds. realizacji projektów UE
