Odrzucenie wniosku o przyznanie dofinansowania z Unii Europejskiej to dla każdego przedsiębiorcy wielki zawód. Nie jest to jednak moment na załamywanie rąk, ale czas w którym warto jeszcze zawalczyć! Dokładne i rzeczowe odwołanie się od tej decyzji może pozwolić nam na dalsze spełnianie biznesowych marzeń. Jak zatem dobrze przygotować protest, przekonać oceniającego wniosek o naszym profesjonalizmie i zwiększyć szansę na pozytywne rozpatrzenie protestu?
Każda osoba, która kiedykolwiek składała wniosek o przyznanie dotacji unijnej, z pewnością odczuwała dreszczyk emocji, czekając na decyzję dotyczącą dofinansowania projektu. Wyobraźmy sobie następującą historię. Pan Jan, starający się o dotację przedsiębiorca, dostał urzędowy list. W nim zawarte było uzasadnienie nieprzyznania dotacji, wypowiedzi ekspertów odnoszące się do poszczególnych kryteriów, liczba punktów, które zdobył złożony przez niego wniosek oraz informacja o możliwości złożenia protestu. Do pisma przewodniego załączone zostały dodatkowo karty oceny, które pokazywały, ile punktów przyznano jego wnioskowi w ramach poszczególnych kryteriów.
Pan Jan po wnikliwym zapoznaniu się z pismem uznał, że nie zgadza się z częścią zarzutów kierowanych pod adresem jego projektu. Dlaczego ekspert stwierdził, że ,,projekt nie zawiera prac B+R”, skoro do projektu dołączony został plan prac B+R wraz z podziałem na etapy? Na jakiej podstawie przy kryterium innowacyjności przyznano mu jedynie dwa punkty na pięć możliwych, skoro opisanych przez niego maszyn nie stosuje żaden inny przedsiębiorca w Polsce? Według pana Jana ocena ekspertów oraz ostateczna decyzja była dla niego niesprawiedliwa. Postanowił więc skorzystać ze wspomnianego w piśmie środka odwoławczego, czyli protestu.
Zaplanuj działania
Jest to niezwykle ważny moment sporządzenia każdego pisma, gdyż odwoływanie się do wytycznych oraz złożonego w ramach konkursu projektu to często jedyne możliwości, jakie ma wnioskodawca. Powinniśmy zacząć zatem od dokładnej analizy poszczególnych zarzutów oraz rozpisania harmonogramu pracy nad protestem. Jest to o tyle ważne, że najczęściej mamy od trzech do czternastu dni na przekazanie przygotowanego dokumentu do właściwej instytucji.
Na początku pisma protestacyjnego każdy przedsiębiorca będący na miejscu pana Jana powinien zawrzeć informacje, którego projektu dotyczy poniższe pismo i dlaczego zostało sformułowane. Można to wyrazić na przykład tak: „W odpowiedzi na pismo dotyczące wyniku oceny merytorycznej obligatoryjnej dokonanej zgodnie z obowiązującymi kryteriami, tj. informacji, iż wniosek o dofinansowanie nr…”. Dalej należy poinformować o tym, co pismo będzie zawierało: potwierdzenie, że naszym zdaniem w treści złożonych dokumentów aplikacyjnych znajdują się wszystkie niezbędne informacje, pozwalające pozytywnie ocenić projekt pod względem merytorycznym. Jednocześnie należy wspomnieć o spełnieniu zaleceń instrukcji wypełniania wniosku o dofinansowanie projektu lub innego dokumentu stanowiącego wytyczne do napisania projektu, które stanowiły załącznik do dokumentacji konkursowej.
Przygotuj argumenty
Pan Jan, mając już przygotowany wstęp dokumentu i zaznaczone poszczególne fragmenty oceny Komisji Oceniającej, może przystąpić do formułowania odpowiedzi. Wyszczególnione elementy z pisma zawierającego ocenę będą stanowiły kolejne punkty, na bazie których skonstruowany zostanie protest.
Często zdarza się, że ekspert urzędu czy instytucji, która przeprowadziła postępowanie oceniające, skupia się na wyszukaniu jakiegoś elementu podlegającego ocenie w konkretnym miejscu we wniosku, choć informacja ta może być zawarta w zupełnie innej części składanej dokumentacji. Pan Jan musi zatem odpowiednio połączyć fragmenty swojego projektu i przedstawić je jako kontrargument w stosunku do zarzutów eksperta, np. w ten sposób: „W punkcie 16. została szczegółowo przedstawiona tematyka poruszona przez oceniającego (…). Ponadto w punkcie 18. w treści „…” można zauważyć, że (…). Co więcej, w punkcie 21. wnioskodawca podkreślił swoją argumentację słowami (…)”.
Przy konstruowaniu odpowiedzi na zarzuty ekspertów korzystać można nie tylko z treści własnego projektu, ale także z wytycznych i innych dokumentów, które były wykorzystywane podczas pisania projektu, np. pisząc tak: „W punkcie 15. wnioskodawca zawarł treść(…), która w pełni odpowiada zapisom i informacjom zawartym w Instrukcji do wypełniania wniosku”. Warto w tym miejscu zaznaczyć, że często rzekome błędy to w rzeczywistości efekt odmiennego postrzegania poszczególnych zapisów wytycznych. Dlatego warto pokusić się o dodatkowe wyjaśnienie lub opisanie swojego punkt widzenia. Opinia ekspertów może być bardzo lakoniczna lub w istocie nie informować o szczegółowych zarzutach, dlatego jedną z metod pisania protestu jest powołanie się na opinię eksperta i podważenie jej zasadności.
Wyobraźmy sobie, że pan Jan spotykał się w swojej odmowie z następującym zarzutem oceniającego: „Niewielkie zainteresowanie użytkowników oferowaną usługą przełoży się na słabą oglądalność serwisu, a co za tym idzie znikome zainteresowanie reklamodawców stroną Wnioskodawcy”. Odpowiedzieć na to może w takiej formie: „Na jakiej podstawie oceniający stwierdzają, że e-usługa spotka się z niewielkim zainteresowaniem? Oceniający nie podają żadnych przykładów/cytatów potwierdzających tę tezę, a zatem ocena ta jest bardzo subiektywna” lub tak: „Zdaniem Wnioskodawcy, dwu- lub trzyzdaniowe wyjaśnienia członków komisji oceniającej nie spełniają wymogu szczegółowego wyjaśnienia powodów odrzucenia wniosku. Wnioskodawca nie zgadza się z tym w lakoniczny sposób przedstawionym uzasadnieniem”.
Niejednokrotnie zarzuty ekspertów dotyczą wydatków, które są zaplanowane w budżecie projektu – stwierdzają oni, że budżet ten jest przeszacowany. Jeśli nie było takiej możliwości we wniosku albo w biznesplanie, pan Jan powinien zawrzeć w piśmie protestacyjnym szczegółowe wyjaśnienie dotyczące wyceny poszczególnych elementów lub zaprezentować komercyjne oferty w cenie zbliżonej do proponowanej w projekcie. Może zamieścić wówczas taką informację: „Dodatkowo w załączniku niniejszego protestu wnioskodawca dołącza przykładową ofertę serwera przygotowaną przez firmę opiewającą na łączną kwotę zbliżoną do przedstawionej w złożonym przez wnioskodawcę wniosku i biznesplanie”.
Bądź pewny swego, ale nie roszczeniowy
Po napisaniu całego pisma protestacyjnego, uwzględnieniu wszelkich aspektów pominiętych przez oceniających, po ukazaniu zasadności poszczególnych zapisów zgodnie z dokumentacją lub wykazaniu nierzetelności ekspertów, pan Jan powinien podsumować protest i zakończyć go prośbą o ponowne zapoznanie się z treścią wniosku wraz z jej oceną. Może to wyrazić słowami: „Podsumowując, w opinii wnioskodawcy ocena wniosku została dokonana przy nadinterpretacji poszczególnych zapisów dokumentacji, zwłaszcza wskazówek do biznesplanu, i z pominięciem poszczególnych treści dokumentacji aplikacyjnej złożonej w ramach konkursu. Wnioskodawca uprzejmie prosi więc o dokonanie ponownej oceny merytorycznej obligatoryjnej wniosku o dofinansowanie o numerze…”.
Każdorazowo przy sporządzaniu protestu musimy zastanowić się nad stylem pisania. Taktyka, której podejmie się piszący protest, musi być nastawiona na odniesienie maksymalnego sukcesu, czyli skierowania projektu do ponownej oceny. Warto się zastanowić, czy styl agresywny, zarzucający niekompetencje oceniających, to odpowiedni kierunek. Ponadto agresywnie, odbiorca protestu może odebrać nie tylko wprost stawiane zarzuty, ale też sformułowania na pierwszy rzut oka neutralne, np. „Zdziwienie wnioskodawcy budzi stwierdzenie…” lub „Na tle powyższych zapisów nie sposób zrozumieć oceniającego. Negatywna ocena spełnienia kryterium merytorycznego obligatoryjnego jest niesłuszna, podyktowana błędnymi przesłankami”.
W przypadku protestu lepiej wybrać styl bardziej koncyliacyjny i zawrzeć w dokumencie choćby takie stwierdzenia, jak np. „wnioskodawca zgadza się, iż nie zamieścił informacji w punkcie 16., jednak informacje zawarte w punkcie 17 w pełni uzupełniają treść wniosku i odpowiadają na zarzut komisji Oceniającej”.
Tak przygotowane pismo, zawierające rzetelną odpowiedź na zarzuty komisji oceniającej, wysłać należy w określonym terminie do odpowiedniej instytucji. W ten sposób w pełni możemy wykorzystać swoją szansę i liczyć na pozytywne rozpatrzenie protestu.
ECDF Dotacje zna się na przygotowywaniu protestów. Jeśli jesteś „Janem” z powyższego artykułu, nie przygotowywałeś z nami projektu, ale szukasz wsparcia w napisaniu protestu, skontaktuj się z nami i zwiększ swoje szanse na jego pozytywne rozpatrzenie!
