Spokojnie, to tylko kontrola!

Sukces w pozyskaniu dofinansowania nakłada na beneficjenta wiele wymogów, m.in. związanych z gromadzeniem dokumentacji. Wraz z tym obowiązkiem instytucje powołane do przyznawania dotacji powołane są do sprawdzania, czy dofinansowanie jest realizowane na cel wskazany we wniosku. Przy braku odpowiedzialnego podejścia do kompletowania i przechowywania dokumentów, w toku przeprowadzania kontroli, może dojść nawet do zwrotu części dofinansowania. Co zatem zrobić, aby unijne kontrole przestały kojarzyć się ze stresem i obawami?

– Kontrole doraźne pojawiają się bardzo rzadko i są na przykład wynikiem powiadomienia organu kontrolującego przez osobę z zewnątrz firmy o rzekomych błędach lub przewinieniach jej właścicieli  – mówi Grażyna Warszewska, Specjalista ds. realizacji projektów UE i Zastępca Kierownika Zespołu Rozliczeń z ECDF Dotacje.  Mogą się też pojawić, gdy beneficjent zostanie wylosowany albo unika jakiegokolwiek kontaktu z instytucją, która przyznała mu dofinansowanie – nie odpowiada na pisma i nie odbiera telefonów. Natomiast kontrola planowa zapowiadana jest co najmniej pięć dni przed jej terminem i wynika z planów instytucji, które po prostu muszą skontrolować określoną liczbę projektów. Jej data nie jest tajemnicą, ponieważ praktycznie zawsze odbywa się ona po zakończeniu realizacji projektu. Często instytucja do niej powołana kontaktuje się z beneficjentem odpowiednio wcześniej, aby móc ustalić dogodny dzień przeprowadzenia – tłumaczy Grażyna Warszewska.

Choć kontrole planowe nie powinny być niczym stresującym, zdarza się, że przedsiębiorcy wpadają w popłoch. Stres wynika z samego faktu przybycia urzędników do firmy oraz z obawy, że brakuje dokumentów potwierdzających realizację wszystkich zadań. Dzieje się tak najczęściej dlatego, że wiele firm gromadzi je w różnych działach, poczynając od księgowości, a kończąc na dziale technologii. Jednak jeśli pracownicy rzetelnie zbierają dokumentację, problemu z jakimkolwiek ich brakiem przy kontroli być nie powinno.

– Od początku realizacji projektu powinno się systematycznie gromadzić wszystkie dokumenty księgowe, związane z wyborem dostawców i potwierdzające realizację zadań oraz odpowiednio je przechowywać – przypomina Grażyna Warszewska.

Jaki jest złoty środek na utrzymywanie „projektowego porządku”? Najlepiej założyć osobne segregatory, odpowiednio je oznaczyć i przyjąć sposób kompletowania dokumentów, który należy egzekwować od siebie oraz swoich pracowników.

 – Warto zrobić przekładki tematyczne i osobno trzymać to, co dotyczy ofertowania, wniosku o płatność, umowy i aneksów. Obowiązkową praktyką powinno być przechowanie dokumentów w bezpiecznym miejscu, na przykład w zamykanej szafie, aby osoby niepowołane nie miały do nich dostępu. Myślę, że najważniejsza w tym wszystkim jest systematyczność, sumienność i powierzenie tej funkcji zaufanej osobie – radzi Grażyna Warszewska.

Brak odpowiednich dokumentów grozi nałożeniem korekt finansowych. Na czym polegają?

– Gdy dotacja opiewa na przykład na 500 tysięcy i okazuje się, że klient zaniedbał zadanie warte 70 tysięcy, z czego 50 tysięcy stanowi dofinansowane, to przedsiębiorca musi oddać tę kwotę wraz z odsetkami naliczanymi od dnia uzyskania dotacji. Czasem ich kwota może być bardzo wysoka – gdy projekt trwa dwa lata, ich wartość może przekroczyć kilka bądź nawet kilkanaście tysięcy złotych – tłumaczy Grażyna Warszewska.

Doświadczenie jest w cenie

Sama kontrola nie trwa długo, zazwyczaj jeden dzień. Jednak te dotyczące dużych projektów inwestycyjnych, gdzie dotacja opiewała na kilkadziesiąt milionów złotych i przeznaczona była na zakup kilkudziesięciu maszyn i urządzeń, mogą potrwać nawet kilka dni. Jej długość zależy również od samego beneficjenta – bałagan w dokumentach może znacznie wydłużyć cały proces.

Kłopoty często możemy wygenerować sobie sami i zdać sobie z nich sprawę w najmniej oczekiwanym momencie.

– Zdarza się, że na wieńczącym projekt spotkaniu beneficjent opowiada o swoich problemach i kłopotach w trakcie jego realizacji. Wtedy zespół kontrolny może spytać: „Jak to kłopoty? Nic o tym nie wiedzieliśmy”, przez co firma przestaje być dla urzędnika wiarygodna. Ponadto zdarza się też, że beneficjent nie mogąc znaleźć części dokumentów, na pytania kontrolujących odpowiada, że ich nie ma. Najczęściej jednak okazuje się, że wszystkie dokumenty znajdują się w firmie, a stres spowodowany kontrolą powoduje, że nie jesteśmy w stanie znaleźć ich na czas – podpowiada Grażyna Warszewska.