Kwoty ryczałtowe na przykładzie działania 3.3.3 POIR „Go To Brand”

Większość projektów dofinansowanych ze środków europejskich wiąże się z koniecznością rozliczania ich pełnej formie – co oznacza konieczność prowadzenia wyodrębnionej ewidencji księgowej pod projekt oraz dokładnego dokumentowania wszystkich wydatków poniesionych w ramach realizowanego projektu w postaci dokumentacji przetargowej, właściwie wystawionych, zaksięgowanych i opisanych faktur, potwierdzeń płatności itp. Są jednak działania takie jak 3.3.3 POIR „Go To Brand”, które wykorzystują uproszone metody rozliczania projektów, które są przystępniejsze dla zwykłego Beneficjenta. Na czym one polegają?

Uproszczone metody rozliczania projektu przewidują możliwość rozliczania wydatków w oparciu o tzw. kwoty ryczałtowe. Są one tworzone i ustalane na etapie ubiegania się o dotację poprzez odpowiednią kalkulację kosztu na podstawie cen rynkowych. Do odpowiedniej wyceny posłużyć mogą oferty z rynku, katalogi, cenniki ze stron internetowych itp. Sprecyzowane w ten sposób kwoty ryczałtowe stają się wówczas podstawą do wyliczenia dofinansowania na dany wydatek we wniosku o dofinansowanie.

W rezultacie otrzymujemy sztywno określone kwoty wydatków kwalifikowalnych oraz dofinansowania na każdy koszt w projekcie. W projektach z działania 3.3.3 POIR kwotę ryczałtową ustala się dla pojedynczego zadania obejmującego koszty towarów/usług/produktów, które będą ponoszone w związku z jego realizacją, związane wyłącznie z konkretnym wydarzeniem targowym lub misją, usługą doradczą oraz wytworzeniem i realizacją działań informacyjno-promocyjnych.

Kwoty ryczałtowe – czym tak naprawdę są?

Należy to rozumieć w taki sposób, że Instytucja zgadza się wypłacić zapisaną we wniosku o dofinansowanie kwotę dofinansowania na dany wydatek, jeżeli zostanie on zrealizowany zgodnie założeniami wniosku. W przypadku zauważenia przez PARP jakichkolwiek rozbieżności, dane zadanie będzie uznane za niekwalifikowalne. Podobnie wydarzy się, jeżeli wydatki zostaną poniesione poza okresem kwalifikowalności określonym w umowie o dofinansowanie. Jak udokumentować w takim razie wydatek, by jasno wykazać jego poprawną realizację?

Dokumentowanie wydatków

Posługując się przykładem działania „Go To Brand”, sposób dokumentowania poniesienia wydatku zależy od jego rodzaju. Jest on jednak zdecydowanie uproszczony względem normalnych metod rozliczania: Beneficjent nie przeprowadza postępowań ofertowych w celu wyłonienia wykonawcy/dostawcy a także nie wymaga się przedstawiania dokumentów finansowych przy rozliczaniu wydatków.

Oznacza to, że zakupy mogą być dokonywane z tzw. „wolnej ręki” zgodnie z budżetem dofinansowanego projektu. W zależności od rodzaju wydatku przedstawia się więc następujące  przewidziane dokumenty:

• Impreza targowa w charakterze wystawcy
  • Dokumentacja zdjęciowa – stoisko targowe, numer stoiska, oznaczenie MPG, oznaczenie logotypami UE, FE i PL, zdjęcia dodatkowe (jeżeli dotyczy).
  • Wpis do katalogu wystawców.
• Misja gospodarcza
  • Raport z misji – data i miejsce realizacji, ramowy plan misji, cel misji, skład delegacji, harmonogram spotkań z kontrahentami, zdjęcia, bilety wstępu (jeżeli dotyczy), podsumowanie (czy zrealizowano cel?).
• Usługa doradcza
  • Raport i/lub opracowanie – dokument potwierdzający realizację usługi zgodnie z założeniami.
• Szkolenie
  • Dokumenty – zakres szkolenia, certyfikaty, lista obecności.
• Seminaria/kongresy/konferencje
  • Dokumenty – zgłoszenie/zaproszenie, agenda, dokumentacja fotograficzna.
• Działania informacyjno-promocyjne
  • Raport – powinien zawierać opis wykonanej usługi zgodnie z założeniami wraz ze specyfikacją (rodzaj działania, ilość itd.).
  • Zdjęcia – powinny pokazywać wykonane materiały, w przypadku wykonywania np. 1000 szt. ulotek wystarczy zdjęcie jednej sztuki.

W przypadku rozliczania zaliczki w działaniu 3.3.3 POIR dodatkowo wymaga się oświadczenia o pobraniu zaliczki o wydatkowanej kwocie zaliczki (wzór jest dostępny na stronie PARP), a także wyciągu bankowego z rachunku zaliczkowego.

Realizacja projektu – informacje ogólne

W projektach 3.3.3 POIR „Go To Brand” dla Instytucji Pośredniczącej najważniejsze jest zrealizowanie zadania. Oznacza to, że wydatki rozliczane za pomocą kwot ryczałtowych są traktowane jako wydatki poniesione, przez co Beneficjent nie musi udowadniać i przedstawiać dokumentów księgowych na dany wydatek potwierdzających poniesienie kosztu, jak w projektach rozliczanych na normalnych zasadach.

Beneficjent musi wyłącznie wykazać, że zrealizował zadanie zgodnie z założeniami na podstawie raportu, zdjęć itp. Takie podejście jest bezpośrednim następstwem zapisów dokumentacji konkursowej, która wskazuje, że Beneficjent nie ma obowiązku prowadzenia wyodrębnionej ewidencji księgowej pod projekt.

Warto zaznaczyć, że realizacja zadań odbywa się „zero-jedynkowo”, czyli: albo zadanie zostało zrealizowane w całości zgodnie z założeniami, albo nie. Nie występuje tutaj pojęcie częściowej realizacji zadania. Rozliczanie zadań objętych kwotami ryczałtowymi odbywa się poprzez wykazanie osiągnięcia wskaźnika dla kwot ryczałtowych w terminie, w którym zadanie zostało zaplanowane we wniosku o dofinansowanie. W przypadku niezrealizowania w pełni wskaźników dla kwot ryczałtowych dana kwota ryczałtowa (całe zadanie) zostanie uznana za niekwalifikowalną.

Jeżeli coś zostało zakupione taniej niż przewidziany ryczałt, to Beneficjent i tak otrzymuje całą kwotę ryczałtową – nie ma proporcjonalnego pomniejszania dofinansowania. Podobnie w przypadku zakupu czegoś drożej – wówczas Beneficjent również otrzymuje tylko wysokość kwoty ryczałtowej. Od tej zasady nie ma wyjątków.

Zmiany w projekcie

Projekty ryczałtowe pozwalają Beneficjentom na wprowadzanie zmian w trakcie realizacji projektu. W przypadku „Go To Brand” należy jednak pamiętać o kilku istotnych kwestiach.

Beneficjent ma obowiązek informowania Instytucji o wszelkich zmianach związanych z realizowanym projektem. Brak informowania o zmianach jest naruszeniem zapisów umowy o dofinansowanie i może skutkować uznaniem części wydatków za niekwalifikowane lub rozwiązaniem umowy o dofinansowanie.

W przypadku konieczności wprowadzenia zmian w zadaniu rozliczanym kwotą ryczałtową z powodu okoliczności niezależnych od Beneficjenta, jest on zobowiązany do przedstawienia uzasadnienia wnioskowanej zmiany wraz ze szczegółową metodologią kalkulacji kosztów zadania po zmianie. Jest to istotna kwestia zwłaszcza w czasach epidemii COVID-19 (więcej o zmianach imprez w projektach targowych przeczytać można w artykule „Projekty targowe w dobie zagrożenia koronawirusem – konsekwencje dla Beneficjentów?”).

Nie ma możliwości zwiększenia kwot przewidzianych na realizacje zadań rozliczanych kwotami ryczałtowymi. Beneficjent nie jest uprawniony do dokonywania przesunięć pomiędzy kategoriami wydatków rozliczanymi za pomocą kwot ryczałtowych.

Inne obowiązki

Pomimo pewnych uproszczeń w realizacji projektu ryczałtowego, regulamin wciąż przewiduje  obowiązki, które obowiązują Beneficjenta tak samo, jak w przypadku projektu realizowanego normalną metodą. Do najważniejszych należą poniższe.

• W trakcie realizacji Beneficjent jest zobowiązany do osiągnięcia i monitorowania wskaźników produktu i rezultatu określonych we wniosku o dofinansowanie, w tym wskaźników dotyczących kwot ryczałtowych. Nieosiągnięcie wskaźników będzie skutkowało obniżeniem dofinansowania.
• Beneficjent jest zobowiązany poddać się kontroli/audytowi w ramach umowy o dofinansowanie, prowadzonej przez instytucje uprawnione.
• Beneficjent jest zobowiązany do przechowywania dokumentacji dotyczącej projektu przez okres nie krótszy niż 10 lat od zawarcia umowy.
• Beneficjent jest zobowiązany do promocji projektu zgodnie z Podręcznikiem wnioskodawcy i beneficjenta w zakresie informacji i promocji.
• Projekt jest objęty okresem trwałości, podczas którego Instytucja Pośrednicząca monitoruje poziom wskaźników, w tym rezultatu.
• Szczególnym obowiązkiem jest również informowanie przez Beneficjenta niezwłocznie i pisemnie Instytucji Pośredniczącej o problemach w realizacji projektu a w szczególności o ryzyku nieosiągnięcia wskaźników produktu i rezultatu. Niewykonanie przez beneficjenta powyższych obowiązków może być przesłanką do przeprowadzenia kontroli doraźnej przez uprawnione instytucje w siedzibie Beneficjenta, a także w miejscu realizacji projektu.

Projekty rozliczane metodą uproszczoną stanowią na pewno przystępne narzędzie dotacyjne dla Beneficjentów, którym zależy na sprawnej realizacji przedsięwzięć. Przykładem takiego działania jest bardzo popularny „Go To Brand”, w którym sprawozdawanie kosztów odbywa się właśnie w oparciu o kwoty ryczałtowe.

Należy jednak pamiętać, że przy wszystkich ułatwieniach, jakie ze sobą niosą, nie można zapomnieć o kilku istotnych kwestiach, jak właściwa realizacja zadań zgodnie z dokumentacją aplikacyjną czy przygotowanie właściwych dokumentów do określonych wydatków. Nie poświęcenie odpowiedniej uwagi takim zagadnieniom może spowodować, że wydatki całych zadań w projekcie mogą być niekwalifikowalne, a co za tym idzie Beneficjent utraci sporą część dofinansowania – zwłaszcza, że w projektach ryczałtowych nie ma mowy o oszczędnościach czy częściowej realizacji zadania.

Dlatego najlepszym wyjściem jest zaangażowanie podmiotu doradczego, który korzystając z wiedzy i doświadczenia przeprowadzi Beneficjenta przez meandry jego projektu i pomoże rozliczyć właściwie projekt.