Polish
English
Ukrainian
W związku z ogłoszeniem wyników I naboru konkursu Ścieżka SMART, wybrani przedsiębiorcy przystępują do rozpoczęcia realizacji innowacyjnych przedsięwzięć. Należy jednak pamiętać, że wypłata przyznanych środków jest uwarunkowana dopełnieniem wielu obowiązków, jakie nakłada na Beneficjentów umowa o dofinansowanie projektu.
Zaangażowanie personelu projektu
Kluczową kategorią wydatków kwalifikowalnych w ramach modułu B+R jest zaangażowanie kadry naukowo-badawczej projektu. Wraz z rozpoczęciem realizacji projektu konieczne jest przygotowanie dokumentów, z których wynikać będzie stawka wynagrodzenia, czas pracy oraz zakres obowiązków
w projekcie, np. umowa o pracę, aneks do umowy o pracę, oddelegowanie lub porozumienie zmieniające.
Przygotowując powyższe dokumenty warto pamiętać, że dofinansowane może zostać jedynie wynagrodzenie za wykonywanie obowiązków związanych z pracą merytoryczną, dlatego w zakresie obowiązków pracowników badawczych, pracowników technicznych lub pracowników pomocniczych nie mogą znaleźć się zadania polegające na zarządzaniu, nadzorze lub koordynacji prac badawczych. W przypadku realizowania przez personel zadań innych niż badawcze, wydatki poniesione na wynagrodzenia mogą zostać uznane za koszt niekwalifikowalny.
Dokumentem wymaganym przy rozliczeniu kosztów wynagrodzeń personelu projektu, zatrudnionego w ramach umowy o pracę, jest także karta czasu pracy. Należy zatem pamiętać o bieżącym uzupełnianiu dokumentów, zgodnie z wyznaczonym zakresem obowiązków w projekcie.
Jeśli chodzi o umowy cywilnoprawne, zaangażowanie osób do projektu na podstawie tej formy zatrudnienia musi zostać poprzedzone procedurą wyboru wykonawcy, zgodną z Wytycznymi w zakresie kwalifikowalności wydatków – najczęściej publikacją zapytania ofertowego w systemie Baza Konkurencyjności.
Obowiązek prowadzenia odrębnej ewidencji księgowej
Zgodnie z umową o dofinansowanie, Beneficjent jest zobowiązany do prowadzenia wyodrębnionej ewidencji księgowej wydatków ponoszonych w ramach realizacji projektu tak, aby możliwa była identyfikacja poszczególnych operacji gospodarczych w podziale na moduły.
W przypadku obowiązku prowadzenia pełnej księgowości zalecane jest wydzielenie kont syntetycznych oraz analitycznych na potrzeby ewidencjowania wydatków związanych z realizacją projektu. Konta te powinny zostać wprowadzone na mocy odpowiedniego dokumentu np. aneksu do polityki rachunkowości przedsiębiorstwa lub zarządzenia. Innym rozwiązaniem jest zastosowanie kodu księgowego wyodrębnionego wyłącznie dla operacji związanych z realizacją projektu.
Beneficjent prowadzący ewidencję środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych zobowiązany jest do wyodrębnienia zakupionych w ramach projektu środków trwałych bądź wartości niematerialnych i prawnych w ewidencji poprzez oznaczenie poszczególnych pozycji informacją o dofinansowaniu.
W przypadku wydatków zapłaconych w walucie obcej, w celu rozliczenia wydatku kwalifikowalnego, jego wartość w dniu poniesienia (faktyczny rozchód środków pieniężnych) należy przeliczyć na PLN zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa oraz przyjętą polityką rachunkowości.
Dokumenty księgowe muszą zostać oznaczone co najmniej nazwą modułu oraz numerem umowy o dofinansowanie projektu.
Rozszerzone obowiązki związane z promocją projektu
Beneficjentów, którym przyznano dofinansowanie w ramach konkursu Ścieżka SMART, obowiązuje szerszy niż poprzedniej perspektywie finansowej zakres obowiązków związanych z komunikacją i widocznością wsparcia udzielonego przez Unię Europejską.
Oprócz zgodnego z wytycznymi oznaczenia miejsca realizacji projektu oraz strony internetowej Beneficjenta, przewidziano obowiązki w zakresie oznakowania powstałych lub zakupionych w ramach realizacji projektu m. in. produktów, sprzętu, pojazdów
i aparatury.
Beneficjent ma obowiązek informowania Instytucji Pośredniczącej z co najmniej 14-dniowym wyprzedzeniem o planowanych wydarzeniach informacyjno-promocyjnych związanych z projektem, a także o wydarzeniach, które mogą mieć znaczenie dla opinii publicznej i mogą służyć budowaniu marki Funduszy Europejskich.
Na prośbę Instytucji Beneficjent będzie zobowiązany do zorganizowania wspólnego wydarzenia informacyjno-promocyjnego dla mediów. Celem zapewnienia odpowiedniej komunikacji i widoczności projektu, Beneficjent będzie zobowiązany także do udostępnienia, na wniosek Instytucji, na zasadach nieodpłatnej i niewyłącznej licencji, materiałów takich jak zdjęcia, filmy broszury, prezentacje multimedialne nt. projektu.
Beneficjenci, którzy uzyskali dofinansowanie w ramach konkursu dla dużych przedsiębiorstw organizowanego przez Narodowe Centrum Badań i Rozwoju, powinni także zwrócić uwagę na dodatkowe obowiązki z obszaru informacji i promocji, o których Instytucja informuje za pośrednictwem swojej strony internetowej.
Inaczej niż w poprzednich programach, Instytucje zostały uprawnione do nałożenia korekty finansowej za niedotrzymanie obowiązków związanych z promocją projektu.
Podsumowanie
Przystępując do realizacji dofinansowanego przedsięwzięcia w ramach Ścieżki SMART warto pamiętać, że prawidłowy przebieg projektu bardzo często warunkowany jest realizacją wielu zadań przygotowawczych, zalecanych nawet przed rozpoczęciem zaplanowanych we wniosku o dofinansowanie prac. Przeanalizowanie dokumentacji konkursowej, w tym umowy o dofinansowanie, będzie kluczowe dla dopełnienia wszystkich obowiązków Beneficjenta oraz skutecznej realizacji zaplanowanego przedsięwzięcia. Jeśli potrzebujesz w tym zakresie eksperckiego wsparcia – skontaktuj się z naszym Działem Realizacji Projektów.
Autor
Julia Kłosowska
Starsza Specjalistka ds. realizacji projektów UE
