Procedury wyboru dostawców projektu w pigułce

Jednymi z najistotniejszych  czynności w trakcie realizacji projektu są procedury wyboru wykonawców. Dokonywanie zakupów w projekcie stanowi bowiem kluczowy element kwalifikowalności zaplanowanych wydatków. W artykule omawiamy stosowne procedury i doradzamy, jak wybrać odpowiednią.

Jak dobrać odpowiedną procedurę?

Podstawę do określenia prawidłowej procedury wyboru dostawców stanowi szacunkowa wartość zamówienia. W przypadku zatwierdzonego wniosku o dofinansowanie projektu jako cenę szacunkową można przyjąć tę wskazaną w dokumentacji aplikacyjnej. W sytuacji, w której wniosek jest jeszcze w trakcie oceny, należy natomiast zebrać dodatkowe oferty wstępne wskazujące poziom cen zaplanowanych zakupów.

Zamówienia o wartości poniżej 20 tys. zł netto

W przypadku zamówień o wartości poniżej 20 000,00 zł netto Beneficjent może dokonać zakupu z wolnej ręki.  Zamówienia te nie mają określonego trybu postępowania. Istotą udzielenia zamówienia jest w tym przypadku ponoszenie wydatków w projekcie celowo, racjonalnie i oszczędnie oraz zgodnie z obowiązującymi przepisami i procedurami. Zaleca się jednak, aby gromadzić cenniki, broszury, katalogi, print screeny stron internetowych lub oferty wraz z potwierdzeniem ich otrzymania, a także sporządzić oświadczenie o wyborze wykonawcy.

Zamówienia o wartości od 20 tys. zł do 50 tys. zł netto

Dokonując zamówień o wartości od 20 000,00 zł netto do 50 000,00 zł netto Beneficjent zobowiązany jest do przeprowadzenia i udokumentowania rozeznania rynku.

W celu potwierdzenia przeprowadzenia rozeznania rynku konieczne jest udokumentowanie dokonanej analizy cen lub cenników potencjalnych wykonawców zamówienia – wraz z analizowanymi cennikami. Cenniki można pozyskać: ze stron internetowych wykonawców, poprzez upublicznienie opisu przedmiotu zamówienia wraz z zapytaniem o cenę na stronie internetowej Beneficjenta czy też w drodze bezpośrednich zapytań o cenę wraz z opisem przedmiotu zamówienia do potencjalnych wykonawców.

Jeżeli ustalona w wyniku rozeznania rynku cena rynkowa zamówienia nie przekracza 50 tys. PLN netto, stosuje się zasadę rozeznania rynku.

W przypadku zamówień o wartości od 20 tys. zł netto do 50 tys. zł netto zawarcie pisemnej umowy z wykonawcą nie jest wymagane – w takim przypadku wystarczające jest potwierdzenie poniesienia wydatku w oparciu o fakturę, rachunek lub inny dokument księgowy o równoważnej wartości dowodowej.

Zamówienia przekraczające szacunkową wartość 50 tys. zł netto

W przypadku zamówień przekraczających szacunkową wartość 50 000,00 zł netto Beneficjent zobowiązany jest do przeprowadzenia procedury wyboru  zgodnie z zasadą konkurencyjności. Dokonując zamówień zgodnie z zasadą konkurencyjności konieczne jest upublicznienie zapytania ofertowego na stronie internetowej wskazanej w komunikacie ministra właściwego ds. rozwoju regionalnego tj. na stronie Bazy Konkurencyjności. Strona ta umożliwia założenie konta i publikowanie zapytań ofertowych zarówno dla  Beneficjentów, jak i dla Wnioskodawców, którzy jeszcze nie podpisali umowy o dofinansowanie.

Termin składania ofert w przypadku zasady konkurencyjności wynosi nie mniej niż 7 dni kalendarzowych od daty ogłoszenia zapytania ofertowego w przypadku dostaw i usług. W przypadku gdy dostawa lub usługa przekracza wartość tzw. progu unijnego, termin upublicznienia zapytania ofertowego wydłuża się i wynosi co najmniej 30 dni. Termin 7 lub 30 dni kalendarzowych biegnie od dnia następnego po dniu upublicznienia zapytania ofertowego.

Wykonawcy chcący wziąć udział w procedurze mają obowiązek przekazać swoje oferty w  wyznaczonym terminie. Zaleca się zachować ofertę wraz z potwierdzeniem daty jej wpływu. Konieczne jest również sporządzenie protokołu wyboru ofert, w którym dokonuje się ich oceny. Wyniki uzyskane w trakcie oceny należy opublikować na portalu na którym opublikowane zostało zapytanie.

Ostatnim działaniem zamykającym proces wyboru dostawcy w ramach zasady konkurencyjności jest podpisanie umowy z wykonawcą w okresie ważności wszystkich ofert.  Warto podkreślić, że umowa lub zamówienie nie mogą zostać podpisane wcześniej niż początek okresu kwalifikowalności wydatków (termin rozpoczęcia projektu).

Prawidłowe przeprowadzenie procedury wyboru wykonawców stanowi jeden z kluczowych czynników sukcesu realizacji projektu. Nieprawidłowości w przeprowadzonych procedurach mogą skutkować nałożeniem korekty finansowej przez Instytucję i zmniejszeniem przyznanego dofinansowania w projekcie. Warto wiec wykorzystać wiedze ekspercką, by mieć pewność, że przeprowadzone działania w tym zakresie są zgodne z wytycznymi.