digital-marketing-gd91e1fdc1_1920

Zmiany w projektach rozliczanych kwotą ryczałtową na przykładzie działania 6.2 Bony na cyfryzację

Słowem wstępu należy wyjaśnić czym właściwie są kwoty ryczałtowe. Zgodnie z Wytycznymi w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020 kwoty ryczałtowe, to kwoty uzgodnione za wykonanie określonego w projekcie zadania na etapie zatwierdzenia wniosku o dofinansowanie projektu.

Zatwierdzając wniosek o dofinansowanie projektu, właściwa instytucja będąca stroną umowy o dofinansowanie uzgadnia z beneficjentem warunki kwalifikowalności kosztów, w szczególności ustala dokumenty, na podstawie których zostanie dokonane rozliczenie projektu, a następnie wskazuje je w umowie o dofinansowanie projektu. W przypadku kwot ryczałtowych weryfikacja wydatków polega na sprawdzeniu, czy działania zadeklarowane przez beneficjenta zostały zrealizowane, a określone w umowie o dofinansowanie projektu wskaźniki produktu lub rezultatu osiągnięte. Rozliczenie, co do zasady, jest uzależnione od zrealizowania danego działania. W przypadku niezrealizowania w pełni wskaźników produktu lub rezultatu objętych kwotą ryczałtową, dana kwota jest uznana za niekwalifikowalną w całości (rozliczenie w systemie „spełnia – nie spełnia”).

Jak to wygląda na przykładzie?

W ramach projektu zaplanowano zadanie zakup środka trwałego, np. serwer. Na etapie zatwierdzania wniosku o dofinansowanie w oparciu o wyceny dla danego urządzenia uzgodniono kwotę ryczałtową w wysokości X. Wskaźnik dla danego zadania to liczba zakupionych środków trwałych = 1 szt., a jako źródła weryfikacji osiągnięcia wskaźnika podano protokół odbioru oraz dokumentację potwierdzającą przyjęcie środka trwałego do użytkowania.

Mając na uwadze powyższe, realizując zadanie należy dokonać zakupu urządzenia wskazanego na etapie zatwierdzania wniosku, sporządzić protokół zdawczo-odbiorczy, a następnie przyjąć serwer do użytkowania. Dokumenty wymienione jako źródła weryfikacji wskaźnika należy przesłać do właściwej instytucji i oczekiwać na zatwierdzenie zadania. Wydaje się prosta sprawa … niestety zaczyna się ona komplikować w przypadku gdy serwer, który został wskazany w dokumentacji aplikacyjnej np. nie jest już dostępny lub pojawiły się inne nowe/lepsze modele.  

Co w tym wypadku należy zrobić?

Przede wszystkim należy pamiętać o tym, że parametry sprzętu wskazane we wnioskuo dofinansowanie są parametrami minimalnymi. Beneficjent może dokonać zakupu sprzętu IT/urządzenia o parametrach lepszych niż zakładane w dokumentacji aplikacyjnej, w ramach przyznanej kwoty ryczałtowej (kwota ryczałtowa pozostanie na poziomie wskazanym we wniosku o dofinansowanie). Jednak ze względu na opis wdrażanych działań mających na celu zwiększenie wykorzystania technologii cyfrowych w przedsiębiorstwie, rekomenduje się każdorazowo zgłaszać chęć zakupu innego sprzętu niż wskazany w dokumentacji. Istnieje również możliwość, że podczas zgłaszania zmiany instytucja będąca stroną umowy poprosi o przesłanie aktualnej kalkulacji. Jeżeli z dostarczonego dokumentu będzie wynikała niższa kwota niż ustalona na etapie zatwierdzania wniosku o dofinansowanie, instytucja ma prawo pomniejszyć kwotę przyznanego dofinansowania do równowartości wynikającej z aktualnej kalkulacji. Wprowadzając zmiany należy również pamiętać o tym, że ich zgłoszenia należy dokonać przed rozpoczęciem realizacji zadania.