Zapytania ofertowe w Ścieżce SMART

Nabór wniosków o dofinansowanie w ramach konkursu Ścieżka SMART trwa! Starasz się o dotację? Pamiętaj, że rozpoczynając realizację projektu przed podpisaniem umowy o dofinansowanie, już na etapie aplikacji powinieneś zaplanować wybór wykonawcy dla usługi, dostawy lub budowy przewidzianej we wniosku o dofinansowanie.

KIEDY NALEŻY OPUBLIKOWAĆ ZAPYTANIE OFERTOWE NA ŚCIEŻKĘ SMART?

Punktem wyjścia dla zastosowania prawidłowej procedury wyboru wykonawcy jest ustalenie szacunkowej kwoty za realizację dostawy/usługi. Co ważne, szacowanie powinno zostać udokumentowane w sposób zapewniający właściwą ścieżkę audytu (np. w zatwierdzonym wniosku o dofinansowanie projektu lub w notatce z szacowania).

W sytuacji, gdy szacunkowa wartość planowanego zamówienia przekracza 50 000,000 zł netto, jesteś zobowiązany do przeprowadzenia procedury wyboru wykonawcy zgodnie z zasadą konkurencyjności. Wskazany tryb wyboru wiąże się z koniecznością publikacji zapytania ofertowego i wymaga dochowania szczególnej staranności przy wyborze wykonawcy.

SPOSÓB PUBLIKACJI ZAPYTANIA OFERTOWEGO

W nowej perspektywie finansowej cały proces wyboru wykonawcy, w tym składanie ofert, wymiana informacji między zamawiającym a wykonawcą oraz przekazywanie dokumentów i oświadczeń, powinny odbywać się wyłącznie za pomocą Bazy Konkurencyjności. Wyjątki od tej zasady określają wytyczne w zakresie kwalifikowalności wydatków, które we wskazanych sytuacjach będą od Ciebie wymagać określenia alternatywnego sposobu komunikacji.

ZAPYTANIE OFERTOWE – CO POWINNO ZAWIERAĆ?

Poniżej znajdziesz najważniejsze elementy, które powinno zawierać zapytanie ofertowe.

• Opis przedmiotu zamówienia określony w sposób jasny, jednoznaczny i wyczerpujący – właściwe jeststosowanie określeń „minimum”, „typu”, „lub równoważne” oraz prawidłowe wskazanie kodu CPV.
• Warunki udziału w postępowaniu (opcjonalnie) – np. dysponowanie odpowiednim potencjałem technicznym do wykonania zamówienia.
• Kryteria oceny ofert – mogą obejmować cenę, jak również kryteria pozacenowe (np. okres gwarancji, warunki dostawy).
• Sposób składania ofert – drogą elektroniczną poprzez Bazę Konkurencyjności.
• Minimalny termin składania ofert jest zależny od przedmiotu zamówienia i wynosi odpowiednio:

  • 7 dni – w przypadku dostaw i usług,
  • 14 dni – w przypadku robót budowlanych,
  • 30 dni – w przypadku gdy szacunkowa wartość zamówienia jest równa lub przekracza 750 000 EUR dla dostaw i usług, a 5 382 000 EUR dla robót budowlanych.

• Termin wykonania zamówienia.
• Informacja na temat zakazu konfliktu interesów.

PROTOKÓŁ Z WYBORU OFERTY

Kiedy minie już termin na zgłoszenie się oferentów do udziału w postępowaniu jesteś zobowiązany do sporządzenia w formie pisemnej protokołu z wyboru, w którym dokonasz oceny wszystkich ofert, które wpłynęły w odpowiedzi na zapytanie ofertowe oraz uwzględnisz wybór najkorzystniejszej oferty. Protokół możesz udostępnić na wniosek wykonawcy, natomiast sam wybór najkorzystniejszej oferty musisz opublikować w Bazie Konkurencyjności.

PODPISANIE UMOWY Z WYKONAWCĄ

Standardowo proces wyboru wykonawcy zamówienia w ramach zasady konkurencyjności zamyka podpisanie umowy z wykonawcą w okresie ważności wszystkich ofert.

Co ważne, koszty związane z przeprowadzeniem postępowania i wyborem wykonawcy przed złożeniem wniosku o dofinansowanie na Ścieżkę SMART co do zasady stanowią wydatek niekwalifikowalny.

PUBLIKACJA ZAPYTANIA OFERTOWEGO NA ŚCIEŻKĘ SMART Z ECDF DOTACJE

Prawidłowe przeprowadzenie zgodnego z zasadą konkurencyjności postępowania w trybie zapytania ofertowego stanowi jeden z kluczowych czynników sukcesu realizacji projektu. Warto powierzyć to zadanie doświadczonym specjalistom z ekspercką wiedzą oraz wieloletnim doświadczeniem w rozliczaniu projektów UE.

Potrzebujesz profesjonalnej pomocy przy tworzeniu zapytania ofertowego na Ścieżkę SMART? Zapraszamy do współpracy! W celu wyceny usługi prosimy o kontakt na adres mailowy i.kostyk@ecdf.pl lub pod nr. tel. 734 107 264.