ZAPYTANIA OFERTOWE W RAMACH PERSPEKTYWY FINANSOWEJ 2021-2027

Przygotowanie zapytania ofertowego w oparciu o zasadę konkurencyjności w perspektywie finansowej 2021-2027 wymaga przestrzegania określonych kroków i zasad, które zapewnią, że proces wyboru dostawcy będzie przejrzysty, uczciwy i przede wszystkim zgodny z obowiązującymi Wytycznymi. W artykule informujemy, jak odpowiednio opracować takie zapytanie oraz jak prawidłowo wyłonić dostawcę w trybie konkurencyjnym.

W ramach perspektywy finansowej 2021-2027 do realizacji wchodzi coraz więcej projektów, podpisywane są na bieżąco umowy o dofinansowanie w ramach różnych funduszy, programów i działań. Część beneficjentów zobowiązanych jest do dokonywania zamówień zgodnie z zasadą konkurencyjności, która opisana jest w Wytycznych dotyczących kwalifikowalności wydatków na lata 2021-2027 (dalej „Wytyczne”) – dokumencie zatwierdzanym przez Ministra Funduszy i Polityki Regionalnej. Beneficjenci Ci powinni przygotowywać zapytania ofertowe, przestrzegając określonych zasad, które zapewnią, że cały proces wyboru wykonawcy będzie  przejrzysty, racjonalny i efektywny i który pozwoli na prawidłowe rozliczenie wydatków na późniejszym etapie realizacji projektu.

Określenie specyficznych cech zamówienia oraz potrzeb zamawiającego

Zacznij od dokładnego określenia przedmiotu zamówienia oraz wymagań stawianych oferentom. Pamiętaj, aby opis wyrobu/usługi był zbieżny z wnioskiem o dofinansowanie, w tym określonymi tam minimalnymi parametrami technicznymi – nie może dojść do rozbieżności między budżetem projektu a zamówieniem. Określ wszystkie istotne wymagania techniczne i jakościowe. Opis nie może zawężać konkurencyjności, niedozwolone jest też wskazywanie nazw własnych czy źródeł pochodzenia przedmiotu zamówienia (np. podanie dokładnego modelu urządzenia) bez dopuszczenia rozwiązań równoważnych. W obecnej perspektywie finansowej może być wymagane uwzględnienie dodatkowych aspektów związanych z politykami horyzontalnymi i wpływem na środowisko i/lub społeczeństwo. Warto uwzględnić wymagania zgodne z tzw. „zielonymi zamówieniami” – na etapie aplikacji często są one wymagane i/lub dodatkowo premiowane. Określ także wymagania co do harmonogramu dostawy, realizacji usług lub prac.

Przy tworzeniu zapytań ofertowych ważne jest nie tylko uwzględnienie zasady konkurencyjności, ale także obowiązków wynikających z danego konkursu/naboru. Warto więc przygotowując postępowanie sprawdzić, czy nie ma dodatkowych obowiązków, które wynikają wyłącznie z dokumentacji konkursowej (np. z regulaminu).

Przygotowanie zapytania ofertowego

Stwórz dokument zapytania ofertowego, który będzie zawierał wszystkie istotne informacje, zgodnie z Wytycznymi dotyczącymi kwalifikowalności wydatków na lata 2021-2027.

Kluczowe elementy:

1. Opis przedmiotu zamówienia – szczegółowy opis zgodny z ustalonymi parametrami oraz wymaganiami funkcjonalnymi i jakościowymi, odzwierciedlający jednocześnie zapisy zawarte we wniosku o dofinansowanie.
2. Warunki udziału w postępowaniu oraz sposób ich spełnienia – jakie wymagania, w tym np. doświadczenie, musi spełnić oferent oraz jakie dokumenty musi przedłożyć wraz z ofertą.
3. Kryteria wyboru – precyzyjne określenie, na jakiej podstawie będą oceniane oferty i jaka jest ich waga (np. cena, jakość, zużycie energii).
4. Termin składania ofert – dokładna data i godzina, do której oferty muszą być złożone. Ważne, aby uwzględnić złożoność postępowania oraz wartość zamówienia w ustaleniu liczby dni publikacji.
5. Harmonogram dostaw, usług lub robót, zwłaszcza graniczny termin na realizację zamówienia.
6. Zakres wykluczeń – jakie podmioty nie mogą wziąć udziału w zamówieniu. Są to głównie wykluczenia związane z powiązaniami kapitałowymi lub osobowymi wykonawcy z zamawiającym.
7. Kody CPV – określenie rodzaju zamówienia zgodnie z kodami zamówień publicznych.
8. Określenie warunków istotnych zmian umowy (o ile przewidziana jest możliwość zmiany umowy).
9. Informacje dot. możliwości (lub braku możliwości) składania ofert częściowych bądź wariantowych ze wskazaniem warunków związanym z wybranym sposobem ofertowania.

Publikacja zapytania ofertowego

Zapytanie ofertowe w obecnej perspektywie musi być publikowane w Bazie Konkurencyjności, która zapewnia odpowiednie rozpowszechnienie ogłoszenia i dotarcie do grupy potencjalnych dostawców..

Obsługa ogłoszenia w Bazie Konkurencyjności

• Co do zasady, kontakt z oferentami odbywa się wyłącznie przez Bazę Konkurencyjności.

• Oferenci zadają pytania bezpośrednio do ogłoszenia w Bazie Konkurencyjności.

• Pytania udzielane są również poprzez funkcjonalność Bazy.

• Oferty można składać wyłącznie przez Bazę (tu zasada konkurencyjności dopuszcza pewne odstępstwa, jeżeli ze względów obiektywnych nie jest możliwe złożenie oferty przez Bazę).

• Rozstrzygnięcie postępowania umieszcza się w ogłoszeniu, wskazując wybraną ofertę/oferty – powinien być widoczny status „rozstrzygnięte”.

Wybór wykonawcy zamówienia

Do momentu upływu terminu składania ofert, Zamawiający nie zna szczegółów dotyczących tych ofert. Dopiero po zakończeniu przyjmowania ofert można je otworzyć i ocenić. Aby wybrać wykonawcę zamówienia należy:

• Ocenić oferty na podstawie wcześniej określonych warunków i kryteriów. Należy przeanalizować i porównać oferty poprzez przyznanie punktów zgodnie z określonymi wagami kryteriów.

• Wybrać najkorzystniejszą ofertę, czyli taką która spełniła wymagania formalne zapytania i która jest najlepsza w oparciu o ustalone kryteria.

• Przygotować protokół z postępowania. Podsumowaniem przeprowadzonego zapytania jest protokół z wyboru oferty. Zakres informacji w protokole również określają w/w Wytyczne w sprawie kwalifikowalności wydatków.

Formalne zakończenie procedury

Ostatnim krokiem procedury jest sporządzenie i zawarcie umowy z wybranym wykonawcą. Formalność ta jest obowiązkowa. Podpisany kontrakt powinien być zgodny z warunkami zapytania ofertowego i wybranej oferty.

Rady praktyka

Prawidłowość przeprowadzenia postępowania ma wpływ na kwalifikowalność wydatku – błędy proceduralne mogą zakończyć się korektą finansową. Niezmiernie istotne jest zatem, aby proces wyboru dostawcy był przeprowadzony zgodnie z obowiązującymi wymogami i dobrymi praktykami.

Na co warto szczególnie zwrócić uwagę:

• Szczegółowe i wyczerpujące określenie przedmiotu zamówienia, w tym wymaganych parametrów i funkcjonalności czy zakresu usług/prac – starannie przygotowane zapytanie, które zawiera wszystkie niezbędne informacje, zmniejsza liczbę pytań i potrzebę dodatkowych wyjaśnień ze strony oferentów, co przyspiesza cały proces ofertowania. Dokładne określenie wymagań, warunków realizacji i kryteriów oceny pozwala także lepiej zarządzać ryzykiem związanym z realizacją zamówienia. Minimalizuje to szanse na problemy w trakcie realizacji, takie jak opóźnienia, niska jakość wykonania czy nieprzewidziane koszty. Ponownie warto też podkreślić, że należy zachować pełną spójność przedmiotu zamówienia z jego opisem zawartym w dokumentach aplikacyjnych.
• Transparentność, bezstronność i dokumentacja – w ramach procedury należy udokumentować cały proces (także w zakresie szacowania wartości zamówienia), aby móc potwierdzić jego zgodność z zasadą konkurencyjności. Ustalenie szacunkowej wartości zamówienia można udokumentować poprzez np. notatkę z szacowania. Gromadź całą dokumentację związaną z postępowaniem i unikaj jakiegokolwiek faworyzowania oferentów – jest to niedopuszczalne. Zamawiający jest zobowiązany do zachowania bezstronności, a zamówienie nie może być udzielone podmiotom powiązanym zgodnie z definicją wskazaną w Wytycznych. Warunki zapytania muszą być uzasadnione przedmiotem zamówienia, niedopuszczalne jest ograniczenie dostępu do postępowania, które nie wynika z obiektywnych przesłanek.

Jeśli potrzebujesz wsparcia w obszarze przygotowania zapytania ofertowego zgodnie z obowiązującymi Wytycznymi – skorzystaj z usług naszego Działu Realizacji Projektów UE.

Autor

Eliza Majchrzak

Starsza Specjalistka ds. realizacji projektów UE