Zakończyłeś realizację dofinansowanego projektu? Pamiętaj o obowiązkach w okresie trwałości!

Korzystanie z dofinansowania pochodzącego ze środków europejskich to proces rozłożony na kilka etapów. Pozyskiwanie dofinansowania, a następnie realizacja projektu – czyli dokonywanie wydatków i faktyczne realizowanie zaplanowanych zadań – wydają się być czymś naturalnym. Jednak żywot projektu wcale się na nich nie kończy, a w całym procesie pojawiają się etapy, które potrafią zaskoczyć niejednego beneficjenta.

Jeśli zrealizowałeś projekt, który obejmował zakup lub wytworzenie środków trwałych, budynków lub instalacji albo zatrudnienie pracowników, następną – niemniej istotną – fazą będzie właśnie okres trwałości projektu. Choć jest to etap późniejszy, przypadający już po uzyskaniu środków, absolutnie nie powinieneś go traktować jako element mniej ważny od pozostałych. Należy go wręcz zaplanować z odpowiednim wyprzedzeniem, gdyż to na tym etapie okaże się, czy zrealizowany projekt przyniósł oczekiwane rezultaty.

Czym jest okres trwałości?

Trwałość, najprościej ujmując, oznacza z góry określony okres, w którym trzeba wykazać, że realizacja projektu zakończyła się powodzeniem. Co przez to rozumiemy? Powinieneś zweryfikować, czy udało się osiągnąć założony cel, czy efekty projektu są zgodne z przewidywaniami. W tym okresie trzeba również zbadać wpływ projektu na samo przedsiębiorstwo, jak i na jego otoczenie. Konieczne też będzie wskazanie tych osiągnięć, które dają się zmierzyć – takich jak np. spadek zapotrzebowania energetycznego czy wielkość zatrudnienia w przedsiębiorstwie, w zależności co było Twoim celem. Pamiętaj, że w okresie trwałości Twój projekt jest wciąż monitorowany przez właściwe instytucje – efekty projektu muszą być utrzymane na poziomie niepogorszonym.

Jak długo trwa okres trwałości?

Moment rozpoczęcia wylicza się indywidulanie dla każdego projektu. Najczęściej będzie to data przelewu ostatniej transzy dofinansowania (płatności końcowej) na Twój rachunek bankowy – od tego dnia zaczynasz liczyć bieg trwałości. Jeżeli w ramach rozliczenia nie są przekazywane żadne środki, wiążąca będzie data zatwierdzenia wniosku o płatność końcową.

Jakie jeszcze obowiązki musisz wypełniać w okresie trwałości?

Po zakończeniu realizacji nadal musisz przechowywać dokumentacje projektową, co najmniej przez okres 10 lat od dnia podpisania umowy o dofinansowanie.

Nie kończy się też obowiązek promowania faktu otrzymania dofinansowania na realizację projektu i informowania o tym opinii publicznej. Materiały promocyjne, których używałeś w trakcie realizacji projektu, w większości będą Ci służyły również w tym okresie. Warto sprawdzić, czy nie trzeba ich zaktualizować.

Kolejnym narzędziem, za pomocą którego będziesz współpracować z instytucjami jest system ankietowania. Najczęściej są to ankiety udostępniane online, a odpowiedzi na nie należy udzielać w określonym terminie.

W tym czasie również może się zdarzyć, że Twój projekt zostanie wytypowany do przeprowadzenia kontroli w miejscu jego realizacji przez upoważniony, wyznaczony do tego podmiot. Taka kontrola może być zapowiedziana z kilkudniowym wyprzedzeniem, ale może też mieć charakter doraźny. Twoim obowiązkiem, jako Beneficjenta, jest poddać się takiej kontroli i udostępnić wskazane przez zespół kontrolerów materiały, których kontrola będzie dotyczyła.

O czym nie wolno zapomnieć?

Ten etap życia projektu wiąże się z dalszym utrzymywaniem ścisłej współpracy z Instytucją Pośredniczącą lub Zarządzającą. Nie wolno dopuścić do tzw. naruszenia okresu trwałości, przez co należy rozumieć:

  • zaprzestanie działalności produkcyjnej lub przeniesienie jej poza obszar objęty Programem,
  • zmianę własności elementu współfinansowanej infrastruktury, która daje przedsiębiorstwu lub podmiotowi publicznemu nienależne korzyści,
  • istotną zmianę wpływającą na charakter Projektu, jego cele lub warunki realizacji, która mogłaby doprowadzić do naruszenia jego pierwotnych celów, w szczególności nieosiągnięcia lub zaprzestania utrzymywania wskaźników produktu lub rezultatu na zadeklarowanym we wniosku o dofinansowanie poziomie,
  • przeniesienie w okresie 10 lat od daty płatności końcowej działalności produkcyjnej poza obszar UE (zasada ta nie ma zastosowania do mikro, małych i średnich przedsiębiorstw).

Co możesz zrobić, żeby uniknąć takiej sytuacji? Zgłaszaj niezwłocznie każdą okoliczność, która może zagrozić trwałości projektu. Niezależnie od tego, czy planujesz zmiany w strukturze firmy, chcesz tylko zmienić adres czy też zmagasz się z problemem większego kalibru, jak np. kłopoty z utrzymaniem rezultatów na właściwym poziomie. Pamiętaj, że również w tym okresie możesz liczyć na wsparcie firmy doradczej. Pomoże Ci ona ocenić, z jak poważną sytuacją masz do czynienia, podpowie, co należy zrobić, a w razie potrzeby pomoże przygotować odpowiednie dokumenty.

Opracowano na podstawie:

  • Wytyczne w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020
  • Wzór umowy o dofinansowanie Projektu w ramach Wielkopolskiego Regionalnego Programu Operacyjnego na lata 2014-2020
  • Wzór umowy o dofinansowanie Projektu w ramach Programu Operacyjnego Inteligentny Rozwój
  • https://rpo.wrotapodlasia.pl
  • https://wrpo.wielkopolskie.pl/