Trwałość projektu – VADEMECUM

Wraz z początkiem roku wiele projektów dofinansowanych ze środków Unii Europejskiej wchodzi w tzw. okres trwałości. W artykule przypominamy, jak należy rozumieć trwałość projektu oraz jakie warunki należy spełnić, aby nie stracić otrzymanego wsparcia.

Trwałość projektu. Czym jest i dlaczego jest tak ważna?

Fakt zakończenia realizacji projektu nie jest równoznaczny z zakończeniem obowiązywania umowy o dofinansowanie. Wszystkie jej zapisy pozostają w mocy – w szczególności te dotyczące kontroli, monitorowania, sprawozdawczości i przechowywania dokumentacji. Wszystkie te elementy składają się właśnie na obszar trwałości projektu. Trwałość projektu to określony w umowie o dofinansowanie okres czasu, w którym projekt nie może być poddawany znaczącym modyfikacjom. Dotyczy to w szczególności utrzymania celów oraz wskaźników produktu oraz rezultatu określonych we wniosku o dofinansowanie. Dlaczego utrzymanie trwałości dofinansowanego przedsięwzięcia jest tak istotne? W przypadku dokonania istotnych modyfikacji Beneficjenci ryzykują utratą części przyznanego dofinansowania. Przykładami naruszenia zasady trwałości są np. odsprzedaż dofinansowanej maszyny czy nieutrzymanie zadeklarowanego miejsca pracy.

Jak długo obowiązuje zasada trwałości projektu?

Okres trwałości projektu rozpoczyna się w chwili wpływu płatności końcowej na konto Beneficjenta. Zasada trwałości obowiązuje 3 lata w przypadku MŚP lub 5 lat w przypadku dużych przedsiębiorstw. Warto pamiętać, że do zachowania trwałości projektu zobowiązani są wszyscy Beneficjenci, którym zostało wypłacone jakiekolwiek dofinansowanie. Innymi słowy, trwałość występuje również w przypadku, kiedy przedsiębiorca z różnych względów musiał przerwać realizację projektu i nie osiągnął zakładanych rezultatów.

Monitorowanie trwałości projektu

Wszelkie instytucje udzielające wsparcia mają prawo monitorować trwałość projektów. W tym celu Beneficjenci corocznie przedkładają oświadczenie, w którym deklarują utrzymanie osiągniętych już efektów i określają stopień dalszego wykonania wskaźników. Standardowo osiągnięcie wartości docelowych wskaźników rezultatu konieczne jest wciągu 12 miesięcy od daty zakończenia realizacji projektu. Wyjątkiem są projekty dofinansowywane przez Narodowe Centrum Badań i Rozwoju (NCBR), gdzie Beneficjenci mogą osiągnąć wskaźniki rezultatu do końca okresu trwałości.

Zasada trwałości w projektach B+R

W przypadku projektów B+R, w których wsparcie nie miało charakteru inwestycyjnego, sprawa jest dość prosta. Brak środków trwałych (maszyn, urządzeń), których zakup podlegał dofinansowaniu = brak utrzymania ich w okresie trwałości. W przypadku projektów badawczo-rozwojowych obowiązkiem w trwałości może być natomiast utrzymanie wskaźników rezultatu, czyli np. zadeklarowanych miejsc prac. Należy także pamiętać o konieczności przedkładania do instytucji kopii Sprawozdania o działalności badawczej i rozwojowej (B+R) PNT-01.

Zmiany, które nie wpływają na naruszenie zasady trwałości projektu

Mając na uwadze, że przedsiębiorstwo stanowi niejako żywy organizm, w którym zachodzą różne procesy, przewidziano katalog zmian, których zaistnienie nie wpływa na naruszenie trwałości. Są to m.in.: zmiany dotyczące formy prawnej prowadzonej działalności, wymiana lub modernizacja  przestarzałych instalacji/sprzętu w związku z postępem technologicznym lub zaprzestanie  działalności produkcyjnej wskutek upadłości niewynikającej z oszukańczego bankructwa. O każdej istotniej zmianie wpływającej na charakter projektu (jego cele, warunki realizacji, utrzymanie wskaźników) Beneficjent ma obowiązek poinformować instytucję finansującą.

Kontrola projektu w okresie trwałości

W okresie trwałości projektu nadal musimy być przygotowani również na ewentualne kontrole ze strony instytucji finansującej. Ich zakres dotyczy weryfikacji kompletności oryginałów dokumentacji z etapu realizacji rzeczowej projektu, utrzymania i dalszej realizacji wskaźników (dokumentów potwierdzających ich osiągniecie), działań promocyjnych oraz poprawności archiwizacji dokumentów.

Konsekwencje naruszenia zasady trwałości projektu

Konsekwencją naruszenia zasad trwałości projektu może być konieczność zwrotu otrzymanego dofinansowania w wysokości proporcjonalnej do okresu, przez który trwałość projektu nie została zachowana. Świadomość zobowiązań w tym zakresie jest więc kluczowa dla otrzymania pełnej puli otrzymanego wsparcia. Aby mieć pewność co do poprawności interpretacji przepisów i zasad dotyczących trwałości projektu warto skorzystać z pomocy ekspertów. Wsparcie merytoryczne dla projektów w okresie trwałości można uzyskać pod adresem trwalosc@ecdf.pl.

Autor

Magdalena Grabarczyk

Specjalistka ds. realizacji projektów UE