Polish
English
Ukrainian
Prototypy od lat stanowią kluczowy element projektów badawczo-rozwojowych, pozwalając przekształcać innowacyjne koncepcje w realne rozwiązania. Jednak w ostatnim czasie zasady ich finansowania uległy fundamentalnej zmianie, która — zamiast wspierać innowacyjność — znacząco obniżyła efektywność dotacji dla firm. Nowa interpretacja przepisów krajowych i unijnych wywołała spore poruszenie wśród przedsiębiorców, zwłaszcza tych, którzy swoje prace opierają na kosztownych i złożonych prototypach. Czym dokładnie są te zmiany, skąd wynikają, i jak dziś najrozsądniej zaplanować finansowanie prototypowania?
Prototypowanie w projektach B+R: kluczowy etap rozwoju pod presją nowych interpretacji
Projekty badawczo-rozwojowe (potocznie nazywane B+R) stanowią fundament innowacyjności w gospodarce. Nie bez powodu w 2023 r. Unia Europejska przeznaczyła na nie aż 381 mld euro, co stanowiło 2,22% unijnego PKB. Projekty B+R wiążą się jednak z wysokimi kosztami i dużym ryzykiem technologicznym, co często zniechęca przedsiębiorców do inwestowania w rozwój. W przeciwieństwie do przewidywalnych przedsięwzięć inwestycyjnych, działania B+R opierają się na testowaniu nieznanych jeszcze rozwiązań, których efekty nie są z góry znane.
Kluczowym etapem takich projektów jest prototypowanie – faza, w której opracowana koncepcja przybiera formę fizycznego modelu testowego lub pilotażowej linii technologicznej. To właśnie ten moment pozwala zweryfikować założenia technologiczne w warunkach zbliżonych do rzeczywistych, zidentyfikować błędy, ocenić opłacalność wdrożenia i ograniczyć ryzyko porażki na etapie komercjalizacji. Niestety, koszty budowy fizycznych prototypów i linii pilotażowych są z reguły bardzo wysokie – często stanowią najdroższy element całego projektu B+R.
Tymczasem w ostatnim czasie status kosztów związanych z budową prototypów w systemie dotacyjnym uległ istotnym zmianom, które budzą poważne kontrowersje wśród przedsiębiorców i ekspertów. Nowe interpretacje przepisów unijnych, wdrożone przez krajowe instytucje w 2024 roku, znacząco ograniczyły możliwość ich finansowania na dotychczasowych zasadach.. Zamiast usprawniać realizację projektów badawczo-rozwojowych, zmiany te mogą zahamować transfer innowacji do gospodarki, narażając firmy na większe ryzyko i utrudniając realizację nowatorskich pomysłów.
NOWE ZASADY FINANSOWANIA PROTOTYPÓW W B+R: mniej wsparcia dla firm technologicznych
W ostatnim czasie przedsiębiorcy w Polsce mierzą się z poważnymi wyzwaniami wynikającymi ze zmiany zasad finansowania prototypów w projektach badawczo-rozwojowych. W 2024 r. Ministerstwo Funduszy i Polityki Regionalnej, powołując się na nowe interpretacje unijnych przepisów, zdecydowało o przesunięciu kosztów elementów do budowy prototypu lub linii pilotażowej (będących środkami trwałymi) z kategorii „Dostawy (inne niż środki trwałe)” do kategorii „Amortyzacja (aparatura i sprzęt)”. W praktyce oznacza to, że zamiast możliwości rozliczenia części kosztów zakupu danego elementu jako jednorazowego wydatku, kwalifikowane mogą być jedynie odpisy amortyzacyjne odpowiadające okresowi rzeczywistego wykorzystania tego elementu w trakcie realizacji prac B+R. Ta zmiana, choć formalnie uzasadniona stanowiskiem Komisji Europejskiej po kontrolach projektów B+R, w praktyce znacząco redukuje poziom wsparcia finansowego dla przedsiębiorców. Firmom nie wolno już rozliczyć pełnych kosztów budowy prototypów. Zamiast tego mogą rozliczyć jedynie niewielką część tych kosztów (amortyzacja), obliczoną tak, jakby prototyp był środkiem trwałym użytkowanym przez kilka lat — mimo że w rzeczywistości służy on tylko do testów i nie ma dalszej wartości użytkowej.
Kolejnym, analogicznym utrudnieniem dla przedsiębiorców są nowe wytyczne (z maja 2025 r.) dotyczące kosztów leasingu środków trwałych wykorzystywanych przy budowie linii pilotażowych lub prototypów. Zarówno w przypadku leasingu finansowego, jak i operacyjnego, jedynym kwalifikowalnym kosztem może być wyłącznie wartość odpisów amortyzacyjnych za okres wykorzystania danego sprzętu na potrzeby realizacji modułu B+R – a nie całość opłat leasingowych. Nowe zasady rozliczania zostały wprowadzone w wyniku zaleceń Instytucji Zarządzającej Programem Fundusze Europejskie dla Nowoczesnej Gospodarki (IZ FENG), które przekazano do Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości (PARP). Wskazano w nich jednoznacznie na brak możliwości kwalifikowania w module B+R kosztów leasingu środków trwałych oraz aparatury i sprzętu używanego w toku prowadzonych prac badawczych. Jak zaznaczyła IZ FENG, w celu zapewnienia zgodności z art. 25 rozporządzenia Komisji (UE) nr 651/2014, niezbędne jest przekwalifikowanie takich wydatków i ujmowanie ich wyłącznie jako kosztów amortyzacji, rozliczanych w kategorii 3.3.3 „Amortyzacja (aparatura i sprzęt)”. Rekomendacja ta wynika z ustaleń audytu Komisji Europejskiej przeprowadzonego w programie FENG.
Obie opisane powyżej zmiany w interpretacji zasad kwalifikowania kosztów budowy prototypów sprawiają, że wsparcie dla firm inwestujących w rozwój technologii oraz fizyczne testowanie innowacji staje się istotnie mniej dostępne i mniej opłacalne. Szczególnie dotkliwie odczuwają to przedsiębiorstwa z branż technicznych, w których rzetelna weryfikacja koncepcji wymaga prac na rzeczywistych, fizycznych prototypach – w tym m.in. w sektorze inżynierii mechanicznej, automatyki, elektroniki, lotnictwa, motoryzacji czy nowych technologii materiałowych.
SPRZECZNOŚĆ NOWYCH ZASAD Z ORZECZNICTEM
Wprowadzenie obowiązku rozliczania kosztów budowy prototypów wyłącznie poprzez amortyzację stoi w wyraźnej sprzeczności z ugruntowaną linią orzeczniczą polskich sądów administracyjnych. Szczególne znaczenie w tym kontekście ma wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z 23 sierpnia 2022 r. (sygn. II FSK 3142/19), w którym sąd jednoznacznie stwierdził, że prototypy wykorzystywane w ramach projektów badawczo-rozwojowych – w szczególności te tworzone jednorazowo, na potrzeby konkretnych testów, i zużywane w trakcie prac – nie spełniają przesłanek uznania ich za środki trwałe, a co za tym idzie – nie podlegają amortyzacji w rozumieniu przepisów o rachunkowości i podatku dochodowym. Celem budowy takich prototypów nie jest bowiem długoterminowe użytkowanie czy generowanie przychodów, lecz jedynie czasowe wykorzystanie w fazie eksperymentalnej, często zakończone ich fizycznym zniszczeniem lub całkowitą utratą wartości użytkowej. W takim przypadku narzucanie obowiązku ich amortyzowania prowadzi do sztucznego ograniczenia kosztów kwalifikowanych, które przedsiębiorca może realnie rozliczyć w ramach projektu B+R.
Z perspektywy prawa krajowego oznacza to, że nowe wytyczne Ministerstwa Funduszy i Polityki Regionalnej są nie tylko sprzeczne z dotychczasową praktyką stosowania przepisów, ale również pozostają w konflikcie z orzecznictwem, które w sposób precyzyjny rozróżnia charakter prototypu od klasycznych środków trwałych. Co więcej, takie podejście może prowadzić do sporów prawnych i kwestionowania kwalifikowalności kosztów na etapie kontroli i rozliczania projektów, zwiększając ryzyko po stronie beneficjentów i ograniczając skuteczność wsparcia dla innowacyjnych przedsięwzięć. W konsekwencji – choć formalnie uzasadniane chęcią dostosowania się do stanowiska Komisji Europejskiej – nowe zasady rozliczania kosztów prototypów są niezgodne z literalnym brzmieniem krajowych przepisów oraz ich wykładnią przyjętą przez sądy administracyjne, a ich stosowanie budzi poważne wątpliwości prawne i praktyczne.
JAK DZIŚ NAJKORZYSTNIEJ FINANSOWAĆ BUDOWĘ PROTOTYPÓW?
W obliczu powyższych ograniczeń warto rozważyć alternatywne i bardziej efektywne finansowo sposoby finansowania budowy prototypów w projektach B+R. Poza rozliczaniem przedmiotowych kosztów przez amortyzację – obecnie jedyną formalnie alternatywną dopuszczalną ścieżką staje się zlecenie budowy prototypu w formie podwykonawstwa lub ewentualnie usługi zewnętrznej. W takim modelu to zewnętrzny wykonawca (np. specjalistyczna firma inżynieryjna lub jednostka naukowa) realizuje prace projektowe i/lub wykonawcze, a koszt usługi lub podwykonawstwa może być kwalifikowany w całości. Dla wielu firm, które planują budowę złożonego lub kosztownego prototypu, ta ścieżka może być obecnie najkorzystniejszym rozwiązaniem.
PODSUMOWANIE
Zmiany w systemie finansowania prototypów istotnie wpływają na poziom dostępnego wsparcia dla firm realizujących innowacyjne projekty B+R. Przepisy ograniczające możliwość rozliczenia kosztów elementów wykorzystanych w prototypie lub instalacji pilotażowej wyłącznie do wartości odpisów amortyzacyjnych są nie tylko niekorzystne z ekonomicznego punktu widzenia, lecz także budzą poważne wątpliwości natury prawnej. W tej sytuacji w szczególności warto rozważać budowę prototypów w formie usług podwykonawczych.
AUTOR
Olga Krahel
Specjalistka ds. funduszy UE
