Polish
English
Ukrainian
Odpowiednie przeprowadzenie zamówień to klucz do poprawnej realizacji dofinansowanego przedsięwzięcia, bez korekty finansowej. W myśl powiedzenia, że warto uczyć się na błędach, a najlepiej cudzych – w artykule zaprezentowano 3 najczęściej popełniane uchybienia. Wystrzegaj się ich w swoich postępowaniach zakupowych.
Zamówienia w projektach unijnych
Dokonywanie zamówień w ramach projektów realizowanych przy udziale środków z Funduszy Europejskich zostało uregulowane w Wytycznych dotyczących kwalifikowalności wydatków na lata 2021-2027 (dalej: Wytyczne). Często dodatkowe wymogi związane z należytym wykonaniem zamówienia narzuca na Beneficjenta też treść umowy o dofinansowanie lub regulamin konkursu. Wydawałoby się więc, że skoro wszystkie zasady zostały jasno opisane w ww. dokumentach – prawidłowe przeprowadzenie procedury to tylko kwestia formalności. W rzeczywistości jednak mnogość przepisów i częste ich aktualizacje mogą przyprawić o zawrót głowy, a popełnione błędy skutkować nałożeniem korekty finansowej, której wysokość uzależniona jest od rangi danego przewinienia.
Poniżej zaprezentowano trzy najczęściej popełniane błędy w realizacji procedur zakupowych, które zidentyfikowaliśmy w trakcie pracy doradczej i w ramach przeprowadzania audytów zewnętrznych projektów.
1. Brak publikacji zapytania ofertowego
Terminy publikacji zapytań ofertowych zostały określone w Wytycznych i są uzależnione od wartości i przedmiotu danego zamówienia. Prawidłowy dobór długości upublicznienia jest obowiązkiem Beneficjenta i niezbędna jest w tym celu dogłębna analiza budżetu projektu. Czasem wydatki rozpatrywane pojedynczo pozornie podlegające wyłączeniu ze stosowania zasady konkurencyjności (np. wartość jednego wydatku poniżej 50 tys. zł), w rzeczywistości jednak w ujęciu całego budżetu wymagają zastosowania procedury określonej w Wytycznych. Taki błąd skutkuje naliczeniem korekty finansowej w wysokości 100% wartości zamówienia. Dlatego też dokładne oszacowanie wartości przyszłego zamówienia jest kluczowe dla przeprowadzenia skutecznego i prawidłowego postępowania.
2. Niewłaściwe bądź nieprecyzyjne określenie przedmiotu zamówienia
Niewłaściwe lub zbyt ogólne określenie przedmiotu zamówienia to częsty błąd, który prowadzi do nieporozumień i problemów na późniejszych etapach postępowania i konfliktów pomiędzy zamawiającym a wykonawcą. Rolą zamawiającego jest przygotowanie opisu przedmiotu zamówienia w sposób wyczerpujący – tak, aby oferenci mogli go rzetelnie wycenić. Pozwala to uniknąć sytuacji, w których oferenci nie są w stanie zrozumieć wymagań lub dostarczają produkty bądź usługi niezgodne z oczekiwaniami. Jeżeli opis w ogłoszeniu o zamówieniu lub specyfikacji warunków zamówienia jest niewystarczający lub niedokładny i może uniemożliwiać potencjalnym oferentom pełne określenie przedmiotu zamówienia, jest to traktowane jako ograniczenie konkurencji i zgodnie z tabelą korekt za tą nieprawidłowość wartość korekty wynosi 10% wartości zamówienia.
3. Zawężenie konkurencji poprzez nieadekwatny dobór warunków udziału w postępianiu
Zgodnie z Wytycznymi, warunki udziału w postępowaniu nie są obligatoryjne, pozwalają one jednak na zabezpieczenie interesu zamawiającego i dobór wykonawców, którzy np. posiadają odpowiednie doświadczenie, wiedzę lub potencjał techniczny do wykonania danego zamówienia. Czasami warunki mogą zostać narzucone przez instytucję będącą stroną umowy o dofinansowanie. Warunki mogą odnosić się jedynie do podmiotu, który będzie realizował zamówienie. Kluczowym jest, aby ich dobór był adekwatny do wartości i przedmiotu zamówienia. Ich ocena jest „zero–jedynkowa”. Od ich spełnienia uzależniony jest udział wykonawcy w postępowaniu o udzielenie zamówienia. Wykonawca niespełniający nawet jednego z określonych warunków w postępowaniu jest wykluczony z udziału w procedurze, a jego oferta podlega odrzuceniu. Określenie warunków udziału w postępowaniu, które ogranicza konkurencję i/lub jest nieadekwatne do wartości i przedmiotu zamówienia skutkować może korektą o wartości od 5 do 25% wartości zamówienia.
Profesjonalne wsparcie w procedurach ZAKUPOWYCH
Prawidłowe przeprowadzenie procedur wyboru wykonawców i/lub dostawców jest podstawową trudnością spotykaną na etapie realizacji projektu. Odpowiednia dbałość o rzetelne przeprowadzenie zakupów chroni przed potencjalnymi konsekwencjami finansowymi wynikającymi z korekt oraz zapewnia sukces realizowanego projektu. Warto zatem skorzystać w tym zakresie ze wsparcia ekspertów – zachęcamy do kontaktu z naszym Działem Realizacji Projektów UE.
Autor
Magdalena Grabarczyk
Specjalistka ds. realizacji projektów UE
