KONTROLA W PROJEKCIE UNIJNYM – JAK TO UGRYŹĆ?

Większość przedsiębiorców, którzy zdecydowali się na realizację inwestycji lub innego przedsięwzięcia współfinansowanego z Funduszy Europejskich, na którymś etapie spotyka się z kontrolą projektu. Choć słowo „kontrola” może budzić niepokój, w rzeczywistości nie ma się czego obawiać – wystarczy odpowiednio się przygotować. W artykule podpowiadamy, jak to zrobić.

RODZAJE KONTROLI

Kontrolę w projekcie przeprowadzają instytucje do tego upoważnione. Nie zawsze jest to Instytucja Pośrednicząca lub Zarządzająca, czasem jest to inny, profesjonalny podmiot, uprawniony do prowadzenia działań na ich zlecenie. Sama kontrola może mieć charakter wizyty w miejscu realizacji projektu i jest to najbardziej popularny scenariusz, natomiast niekiedy kontrole mają również charakter zdalny – wtedy dokumenty przekazujesz elektronicznie. Projekt może być skontrolowany na różnych etapach swojego cyklu życia. Przeprowadza się kontrole w trakcie realizacji projektu, na jego zakończenie, a także później – już w okresie trwałości.

ZAKRES KONTROLI

Zagadnienia, które będą przedmiotem zainteresowania kontrolerów, otrzymasz na piśmie wraz z zawiadomieniem o planowanej kontroli. Zazwyczaj obejmują one takie obszary jak:

• dokumenty potwierdzające prawo do nieruchomości, w której realizowany jest projekt,
• polityka rachunkowości i ewidencja księgowa,
• dokumenty potwierdzające ponoszone wydatki,
• dokumentacja z przebiegu realizacji zamówień,
• oględziny miejsca realizacji projektu,
• oględziny zakupionych lub wytworzonych elementów projektu,
• sprawdzenie prowadzonych działań promocyjnych i informacyjnych,
• sprawdzenie sposobu realizowania.

PRZYGOTOWANIE DO KONTROLI

Przed terminem kontroli powinieneś upewnić się, że jesteś do niej należycie przygotowany:

• zweryfikuj, czy prace są realizowane zgodnie z harmonogramem;
• zweryfikuj, czy prowadzisz działania zgodnie z zakresem rzeczowym wskazanym w dokumentacji, ewentualnie ze zmianami wprowadzonymi do projektu;
• zweryfikuj, czy masz pod ręką dokumenty potwierdzające zrealizowanie poszczególnych wydatków;
• sprawdź, czy posiadasz kompletną dokumentację związaną z zamówieniami;
• przygotuj politykę rachunkowości, wydruki z ewidencji księgowej, inne dokumenty wskazane w zawiadomieniu o kontroli;
• zweryfikuj, czy realizujesz zobowiązania wynikające z zasady równości szans i niedyskryminacji (w tym dostępności dla osób z niepełnosprawnościami), zasady równości kobiet i mężczyzn oraz ochroną środowiska;
• sprawdź, czy zastosowane materiały promocyjne są kompletne i czytelne, w razie potrzeby wymień uszkodzone materiały na nowe;
• upewnij się, że na moment kontroli osoby odpowiedzialne za realizację projektu będą dyspozycyjne.

PO KONTROLI

Po zrealizowaniu kontroli spodziewaj się informacji pokontrolnej w formie protokołu. Znajdziesz w niej informację o przebiegu całego procesu. Informacja pokontrolna może zawierać również zalecenia i środki naprawcze, jeśli wystąpiły jakieś nieprawidłowości, które można skorygować. Wraz z nimi otrzymasz informację o terminie i sposobie, w jakich będzie trzeba wykazać zastosowanie się do zaleceń.

PODSUMOWANIE

Kontrola może być dobrym momentem na zrewidowanie, czy wszystkie Twoje działania w projekcie idą zgodnie z planem, a dokumentacja jest należycie uporządkowania. Nie trzeba jej zatem traktować jako zło konieczne i przeszkodę do pokonania.  Warto podejść do kontroli jak do jednego z zadań, do którego należy się po prostu przygotować, a potem zrealizować. Pamiętaj, że każde takie wydarzenie działa na Twoją korzyść – zdobywasz wiedzę o prawidłowej realizacji projektu i pogłębiasz swoje doświadczenie, z którego będziesz mógł skorzystać w przyszłości.

Autor

Dominika Ruszczyńska

Starsza Specjalistka ds. realizacji projektów UE