Kontrola Projektu – czyli co, jak i kiedy?

Jeżeli podpisałeś umowę o dofinansowanie Projektu, to z pewnością nadejdzie taki moment, w którym będzie trzeba zmierzyć się z kontrolą. Jak przebiega, kiedy się jej spodziewać i czy jest się czego bać?

Instytucje Wdrażające posiadają kilka narzędzi do zweryfikowania, czy środki w ramach Funduszy Europejskich wydawane są w sposób prawidłowy. Jednym z tych narzędzi są funkcjonujące Wydziały Kontroli, które bacznie przyglądają się, czy zawarta Umowa o dofinansowanie Projektu realizowana jest zgodnie z jej zapisami.

To „przyglądanie” odbywa się na dwa sposoby: zza biurka, tj. na podstawie przesłanych dokumentów w wersji elektronicznej oraz w Twojej siedzibie i/lub w miejscu rzeczowej realizacji Projektu.

Kontrola może mieć miejsce w trakcie realizacji Projektu, tuż po jego zakończeniu, ale przed zatwierdzeniem wniosku o płatność końcową lub w okresie trwałości. Jedno jest pewne – w każdym z wyżej wymienionych etapów jako Beneficjent musisz być gotowy, żeby stawić czoła temu wyzwaniu.

Kontrola w siedzibie firmy/instytucji

Kiedy mówimy o kontroli w siedzibie Beneficjenta i/lub w miejscu rzeczowej realizacji Projektu, możemy spotkać się z kontrolą zapowiedzianą lub niezapowiedzianą. W pierwszym przypadku informacja o planowanej kontroli przesyłana jest najczęściej na 5 dni przed planowanym jej terminem – mamy więc trochę czasu, żeby się przygotować. Natomiast w przypadku kontroli niezapowiedzianej niestety nie ma czasu na jakąkolwiek reakcję, po prostu trzeba jej się poddać.

Pisząc o kompletnej dokumentacji mam na myśli:

• dokumentację związaną z przeprowadzanymi procedurami wyboru wykonawców,
• dokumentację finansową, w tym właściwie opisane faktury wraz potwierdzeniami płatności,
• potwierdzenie prowadzenia wyodrębnionej ewidencji księgowej,
• dokumenty potwierdzające osiągnięcie zakładanych wskaźników.

W trakcie kontroli pomocna jest również obecność osób, które czynnie biorą lub brały udział w realizacji Projektu. To właśnie one mają największą wiedzę o wszystkim, co się w Projekcie do tej pory wydarzyło, co sprawia, że są najbardziej kompetentne do udzielania wyjaśnień.

Należy pamiętać również o tym, że w trakcie prowadzonej kontrolni należy dać pełen dostęp w szczególności do urządzeń, obiektów, terenów i pomieszczeń, w których realizowany jest/był Projekt lub zgromadzona jest dokumentacja dotycząca Projektu.

Pojawiają się uwagi? Bez paniki!

W tym miejscu może, a nawet powinno pojawić się pytanie: co w przypadku, w którym zespół kontrolujący ma uwagi? Oczywiście takie sytuacje mogą się wydarzyć, w szczególności, gdy kontrola jest niezapowiedziana.

Wszystko zależy od skali uchybienia. W trakcie trwania czynności kontrolnych można składać wyjaśnienia na miejscu lub wyznaczany zostaje termin za złożenie wyjaśnień i/lub uzupełnienie braków. Dopiero po tym sporządzana jest Informacja Pokontrolna, która jest podsumowaniem prowadzonych działań.

To z niej wynika, czy przyznana nam dotacja jest niezagrożona czy też stwierdzone zostały uchybienia na tyle istotne, że ich skutkiem będzie nałożenie korekty finansowej.

Dopiero wynik odwołania jest ostateczny. 

Podsumowując – podpisanie umowy o dofinansowanie jest równoznaczne ze zgodą na przeprowadzenie kontroli w każdym momencie realizacji Projektu, jak również w okresie trwałości.
W celu uniknięcia problemów należy prowadzić pełną dokumentację, a w trakcie kontroli zapewnić obecność osób kompetentnych do udzielania wyjaśnień. Wtedy na pewno wszystko się uda.

Jako ECDF Dotacje mamy świadomość, że kontrola projektu to jeden z kluczowych momentów w trakcie realizacji projektu, dlatego też jesteśmy z naszymi klientami na tym etapie. Nasza oferta współpracy zawiera wsparcie klienta na etapie przygotowania do kontroli, obecność podczas czynności kontrolnych, a także pomoc w przygotowaniu odpowiedzi na ewentualne zastrzeżenia pokontrolne. Zapraszamy do współpracy!