Jak uniknąć korekt w projektach dofinansowanych z UE?

Proces aplikacyjny zakończył się przyznaniem dotacji? Wydawać by się mogło, że najtrudniejsze zadanie zostało wykonane. Jednak realizowanie projektów dofinansowanych z funduszy Unii Europejskiej to droga pełna pułapek, która może zakończyć się utratą części lub całości dofinansowania. Aby poprawnie rozliczyć projekt, warto wiedzieć, jakich błędów unikać.

Fundusze Europejskie w perspektywie 2014-2020 to nowe środki dla przedsiębiorstw, organizacji i samorządów na zwiększenie konkurencyjności polskiej gospodarki, poprawę spójności społecznej i terytorialnej państwa, a także podnoszenie efektywności administracji.

Co dalej? Szansa na nowe fundusze!

Mimo iż wydawać by się mogło, że perspektywa dobiega ku końcowi, nadal ogłaszane są nowe konkursy w ramach poszczególnych programów operacyjnych, a wiele projektów uwzględnia realizację nawet do końca 2023 roku.

Warto też wspomnieć o okresie trwałości, który trwa od 3 do 5 lat od momentu wypłaty ostatniej transzy dofinansowania – ale nie oznacza on ostatecznego rozliczenia dotacji. Należy pamiętać, że otrzymanie całości dofinansowania nie zwalnia beneficjentów z obowiązków wynikających z umowy o dofinansowanie. Nieprawidłowości stwierdzone w okresie trwałości, takie jak zaprzestanie realizacji projektu, nieosiągnięcie założonych wskaźników czy inne działania niedozwolone, jak sprzedaż środków trwałych współfinansowanych z UE będzie prowadzić do naliczenia korekt finansowych, co w konsekwencji oznacza zwrot części lub całości dofinansowania wraz z należnymi odsetkami.

Problemy, z którymi spotykają się beneficjenci są różnorodne – często zależą od specyfiki projektu lub działania, w ramach którego przyznano dotacje. Błędy skutkujące korektami finansowymi można popełnić na każdym etapie realizacji projektu. Nieprawidłowe oszacowanie wartości zamówienia, nieprzestrzeganie zasady uczciwej konkurencji, nieuprawnione zmiany w umowach z wykonawcami to tylko niektóre z najczęściej popełnianych nieprawidłowości przez beneficjentów.

Zapytania ofertowe – najczęstsze problemy

Najwięcej szkód powstaje w trakcie tworzenia zapytań ofertowych. Potwierdzają to także instytucje przyznające środki unijne, które podczas szkoleń i spotkań z beneficjentami przekazują swoje spostrzeżenia i wskazówki dotyczące prawidłowej realizacji zamówień w projektach.

Do najczęstszych błędów popełnianych na etapie tworzenia zapytania ofertowego zgodnie z zasadą konkurencyjności należą:

1. Źle dobrane warunki udziału w postępowaniu

Dzieje się tak, gdy beneficjenci ograniczają swobodny dostęp do zamówienia poprzez stawianie warunków udziału w postępowaniu nieproporcjonalnych do przedmiotu zamówienia.

Przykład: Tworzysz zapytanie ofertowe na wykonanie hali produkcyjnej o powierzchni 500 m², przy szacowanej wartości zamówienia w wysokości 400 tys. zł. Oznacza to, że nie możesz stawiać wykonawcy warunku udokumentowania doświadczenia w robotach budowlanych:

• o powierzchni powyżej 500m²,
• o wartości powyżej 400 tys. złotych

oraz doświadczenia w stawianiu budynków o funkcji mieszkalnej (czyli innej niż funkcja hali planowanej do wybudowania).

Należy pamiętać, że warunki udziału muszą być adekwatne do przedmiotu zamówienia i gwarantować jego prawidłową realizację. Oczywiście niedozwolone jest faworyzowanie jakiegokolwiek oferenta.

2. Brak możliwości obiektywnej oceny oferty

Tworząc zapytanie ofertowe należy jasno wskazać, jak będą weryfikowane wymogi dotyczące udziału w postępowaniu oraz oceniane warunki ofert. Nieprawidłowością jest wskazanie na subiektywne metody oceny.

Przykład: Tworzysz zapytanie o zakup maszyny CNC. Nie możesz jako kryterium oceny ustalić estetykę wykonania maszyny informując, że ocena będzie dokonana na podstawie opinii zamawiającego – gdyż czynnik subiektywności przy ocenie oferty zaburza zasadę konkurencyjności.

Zgodnie z „Wytycznymi w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020” Ministerstwa Rozwoju, każde kryterium musi być sformułowane precyzyjnie, aby oferenci mogli interpretować je w jednakowy sposób. Wagi poszczególnych kryteriów powinny być określone w taki sposób, aby móc w przejrzysty sposób ocenić i wybrać najkorzystniejszą ofertę.

3. Opis przedmiotu zamówienia ograniczający konkurencję

Niedozwolone jest odnoszenie się w opisie przedmiotu zamówienia do konkretnego wyrobu, źródła, znaków towarowych, patentów lub specyficznego pochodzenia bez dopuszczenia rozwiązań równoważnych. Przykładem takiego błędu jest podawanie nazw własnych (marki, nazwy producenta itp.).

Dopuszczając rozwiązania równoważne należy obowiązkowo wskazać na zakres równoważności, natomiast potencjalny wykonawca jest zobowiązany do potwierdzenia, że jego oferta spełnia wymagania określone przez zamawiającego.

Przykład: Tworzysz zapytanie ofertowe na zakup serwera. W opisie nie możesz wymagać zastosowania rozwiązań danego producenta np. „procesor Intel Xeon E5” bez wskazania rozwiązań równoważnych. W takim przypadku zakresem równoważności będą wszystkie parametry bądź funkcje, które zagwarantują taki sam poziom użyteczności (np. określone parametry dotyczące pamięci cache, liczby rdzeni, częstotliwości, liczby wątków itp.).

4. Nieodpowiednio dobrany czas na przyjmowanie ofert

Zgodnie z zasadą konkurencyjności, zapytania ofertowe, których wartość szacunkowa nie przekracza tzw. progów unijnych, powinny być opublikowane na minimum:

• 7 dni w przypadku dostaw i usług,
• 14 dni w przypadku robót budowlanych.

Dla pozostałych zamówień powyżej progów wskazanych w „Wytycznych” stosuje się minimum trzydziestodniowy termin przyjmowania ofert (bez względu na kategorię zamówienia). Jednakże, pomimo iż policzenie 7, 14 lub 30 dni wydaje się dziecinnie łatwe, warto zwrócić uwagę na następujące pułapki:

• minimalny termin publikacji odnosi się do pełnych dób
• termin publikacji liczy się od dnia następnego od dnia publikacji
• ostatni dzień przyjmowania ofert nie powinien przypadać w soboty, niedziele lub święta. Termin składania ofert powinien upływać dnia następującego po dniu/dniach wolnych od pracy.

Przykład: Tworzysz zamówienie na zakup urządzenia – i ustalasz siedmiodniowy termin przyjmowania ofert. Jeśli publikujesz zapytanie ofertowe 1 sierpnia, nie możesz zakończyć go 8 sierpnia o godz. 16:00, gdyż mija wtedy 6 dni i 16 godzin zamiast pełnych siedmiu dób. Musisz przedłużyć przyjmowanie ofert do 9 sierpnia do dowolnej godziny.

Ustrzegaj się błędów!

Przytoczone błędy powstają wyłącznie z niedostatecznej wiedzy beneficjentów w realizacji projektów. Niestety popełnienie ich może skutkować wieloma stratami nie tylko w przyznanej dotacji, ale przede wszystkim dla rozwoju całej firmy. Dlatego warto jest skorzystać z wiedzy doświadczonych specjalistów, którzy pomogą w uniknięciu korekt finansowych oraz zagwarantują pomyślne rozliczenie projektu.