INFORMACJA I PROMOCJA W PROJEKTACH UNIJNYCH DLA MAŁYCH I ŚREDNICH PRZEDSIĘBIORSTW

Udało się! Po emocjonującym procesie uzyskania dofinansowania jesteś w upragnionym miejscu: zawarłeś umowę o dofinansowanie, masz zaplanowane działania, rozpoczynasz z kopyta realizację projektu. Musisz jednak pamiętać, że dotacja wiąże się z koniecznością informowania opinii publicznej o uzyskanej pomocy. Obywatele Unii Europejskiej mają prawo do informacji, jak wykorzystywane są ich środki. To trochę jak w sponsoringu sportowym, gdzie obie strony coś zyskują – jedna otrzymuje wsparcie finansowe, a w zamian druga promuje swoją markę lub buduje wizerunek. W tym artykule przybliżymy Ci najważniejsze zagadnienia z zakresu informacji i promocji w projektach UE. Przekonasz się, że nie jest to skomplikowane – trzeba natomiast pamiętać o kilku obowiązkach.

Znaki Funduszy Europejskich, barwy RP i znak Unii Europejskiej

W całym procesie realizacji projektu, a nawet już po jego zakończeniu, będziesz spotykał i sam stosował oznaczenia właściwe dla Twojego projektu (prawdę mówiąc, to spotkałeś je już wcześniej, na pewno zostały umieszczone na dokumentacji konkursowej na etapie aplikowania o dofinansowanie). Jeśli tylko podejmujesz w projekcie działania promocyjne, takie jak konferencje lub seminaria, musisz zastosować właściwe dla Twojego programu oznaczenia.

Wszelkie materiały promocyjne, które udostępniasz innym, takie jak ulotki, broszury, katalogi, zaproszenia – to też nośniki informacji o uzyskanym wsparciu, które muszą być zaopatrzone we właściwe logotypy.

Wreszcie dokumenty, które powstają w ramach projektu. Niezależnie od tego czy to dokumentacja z procesu wyboru wykonawców, prezentacja multimedialna czy raport z przeprowadzonych prac – zawsze oznaczaj je właściwymi dla programu znakami.

Przykładowy zestaw znaków dla programu POIR:

Tablica informacyjna

Tablica informacyjna nie jest obowiązkowa w przypadku wszystkich projektów, ale łatwo ustalić, czy w przypadku Twojego będzie wymagana. Jeśli uzyskane dofinansowanie przekracza równowartość 500 000,00 EUR i jednocześnie projekt zawiera działania w zakresie infrastruktury lub roboty budowlane, musisz umieścić taką tablicę w miejscu realizacji swojego projektu. Po zakończeniu projektu ta sama tablica stanie się tablicą pamiątkową.

Sposób wykonania tablicy został dokładnie sprecyzowany co do jej rozmiaru, treści i grafiki, a wszelkie szczegóły znajdziesz w Księdze identyfikacji wizualnej znaku marki Fundusze Europejskie i znaków programów polityki spójności na lata 2014-2020. Wykonanie takiej tablicy najwygodniej będzie zlecić wyspecjalizowanej firmie, aby zachowała potrzebne standardy i odporność na warunki atmosferyczne.

Plakat informacyjny

Jeśli Twój projekt nie wymaga od Ciebie zastosowania tablicy informacyjnej, wystarczy Ci plakat. Umieść go w łatwo dostępnym i dobrze widocznym miejscu, np. przy recepcji bądź wejściu do budynku. Plakat możesz wykonać sam, przygotowując kolorowy wydruk w formacie co najmniej A3. Wzór zależy od programu, z jakiego korzystasz. Sprawdź w Księdze identyfikacji wizualnej znaku marki Fundusze Europejskie i znaków programów polityki spójności na lata 2014-2020 jak powinien wyglądać Twój plakat, a ze strony swojego programu możesz nawet pobrać gotowy wzór do zastosowania.

Przykładowy plakat informacyjny:

Strona internetowa

Jeśli Twoje przedsiębiorstwo prowadzi stronę internetową, koniecznie umieść na niej informację o projekcie. Logo Unii Europejskiej musi być widoczne zaraz po wejściu na stronę, bez konieczności przewijania. Pozostałe informacje możesz umieścić w innym miejscu, np. na dedykowanej podstronie. Co do zasady, na stronie muszą się znaleźć: znak Funduszy Europejskich, barwy Rzeczypospolitej Polskiej, herb lub oficjalne logo promocyjne województwa (jeśli realizujesz projekt finansowany przez program regionalny), znak Unii Europejskiej, a także krótki opis projektu.

Coś więcej? Proszę bardzo!

Powyższe źródła o informacji o otrzymanym dofinansowaniu to absolutne minimum, ale nie musisz się do nich ograniczać, masz naprawdę spore pole do popisu:

• jeśli zakupiłeś jakieś urządzenia lub maszyny, możesz użyć naklejek z oznaczeniem funduszy, dzięki czemu na pierwszy rzut oka będzie można zobaczyć, że zakup został wsparty z dotacji,
• możesz informować swoich odbiorców o postępach w realizacji projektu, np. poprzez aktualności na swojej stronie internetowej lub w mediach społecznościowych – nie zapomnij o zdjęciach, trafiają do odbiorcy znacznie szybciej, niż sam tekst,
• możesz przygotować informację o projekcie i przekazać ją mediom, dzięki temu poprzez prasę, radio lub telewizję dotrzesz ze swoimi działaniami do szerszej grupy odbiorców,
• jeśli tylko zechcesz, możesz przygotować konferencję prasową, seminarium, spotkanie informacyjne, ale możesz też propagować wiedzę o swoim dofinansowaniu na podobnych wydarzeniach, w których występujesz jako uczestnik.

Wskazówki od praktyka

Przed rozpoczęciem działań promocyjnych zapoznaj się z Podręcznikiem wnioskodawcy i beneficjenta programów polityki spójności 2014-2020 w zakresie informacji i promocji, a także z Księgą identyfikacji wizualnej znaku marki Fundusze Europejskie i znaków programów polityki spójności na lata 2014-2020. Oba dokumenty dostarczą Ci jasnych instrukcji i praktycznych przykładów dotyczących obowiązkowych działań z zakresu informacji i promocji w projektach UE.

Co ważne, poszczególne Instytucje ogłaszające konkursy mogą określać indywidualne wymagania w zakresie informacji i promocji projektów. Jeśli w Twoim wniosku aplikacyjnym lub w zawartej umowie o dofinansowanie pojawiły się dodatkowe działania, nieopisane powyżej, to są one dla Ciebie obowiązkowe, nie zapomnij o ich zastosowaniu. Mogą się one różnić w zależności od programu, w ramach którego będziesz realizować projekt.

Ministerstwo Inwestycji i Rozwoju zaleca stosowanie rozszerzonego standardu dostępności WCAG 2.1 (w obecnych i przyszłych projektach) wszystkim beneficjentom Funduszy Europejskich (nie tylko podmiotom publicznym, które mają taki obowiązek). Wytyczne te wyjaśniają, jak tworzyć strony internetowe i aplikacje, tak aby udostępnić je osobom z niepełnosprawnościami np. wzroku, słuchu, ruchu, a także z niepełnosprawnością intelektualną lub zaburzeniami poznawczymi.

Nie zapominaj o estetyce i trwałości. Przygotowane materiały nie spełnią swojej roli, jeśli staną się nieczytelne, zamokną na deszczu lub zbyt cienki papier podrze się przy pierwszym dotknięciu.

Dokumentuj! Wszelkie działania, które podejmiesz, prędzej czy później będziesz musiał zaprezentować Instytucji, z którą zawarłeś umowę, aby rozliczyć się z obowiązku promowania projektu. Może się to odbyć podczas kontroli w miejscu realizacji projektu, ale również może zajść konieczność wysłania dokumentacji. Zachowaj więc zrzuty z ekranu, zdjęcia z wydarzeń promocyjnych, filmy, kopie materiałów drukowanych.

Opracowano na podstawie:

• Księga identyfikacji wizualnej znaku marki Fundusze Europejskie i znaków programów polityki spójności na lata 2014-2020 – dla umów podpisanych od 1 stycznia 2018 r.
• Podręcznik wnioskodawcy i beneficjenta programów polityki spójności 2014-2020 w zakresie informacji i promocji
• Aktualizacja cyfrowego standardu dostępności dla Funduszy Europejskich 2014-2020 (https://www.gov.pl/web/fundusze-regiony/aktualizacja-cyfrowego-standardu-dostepnosci-dla-funduszy-europejskich-2014-2020)
• https://www.funduszeeuropejskie.gov.pl/

Autor