COVID-19 i konsekwencje w realizacji projektów inwestycyjnych i badawczych

Sytuacja dotycząca pandemii koronawirusa wciąż jest bardzo dynamiczna i nie schodzi z pierwszych stron portalów informacyjnych. Postępujące rozprzestrzenianie się COVID-19 niesie ze sobą kolejne skutki prawno-administracyjne, jak ograniczenie do minimum pracy urzędów, jednostek naukowych czy zakładów produkcyjnych. Te ostatnie mogą odczuć to wyjątkowo boleśnie. W szczególnie niekorzystnej sytuacji pozostają Beneficjenci korzystający z dotacji unijnych, którzy muszą realizować swoje projekty zgodnie z harmonogramami, co staje się obecnie mocno kłopotliwe. Jakie trudności pojawiają się przed Beneficjentami i jak sobie z nimi poradzić?

Właściwa realizacja projektu wymaga od Beneficjenta działania zgodnie z założeniami dokumentacji aplikacyjnej. Wskazywano w niej m.in. okresy realizacji poszczególnych zadań, a także ich zakres rzeczowy. By pozostać w zgodzie z harmonogramem, należy więc właściwie zaplanować zarówno wszystkie zakupy w projekcie, jak również rozliczanie poniesionych wydatków poprzez składanie wniosków o płatność. Obecna sytuacja epidemiologiczna w Europie niestety w wielu przypadkach mocno utrudnia lub nawet uniemożliwia zrealizowanie zadania zgodnie z pierwotnymi założeniami.

Opóźnienia dostaw

Istotą wielu projektów inwestycyjnych są zakupy środków trwałych w postaci różnego rodzaju maszyn i urządzeń. Stanowią one nierzadko większą część budżetu całego projektu. Wynika to z faktu, że są to konstrukcje bardzo złożone, wymagające skomplikowanych procesów technologii wytwórczej w celu ich wyprodukowania. Dlatego dostawy zamówionych maszyn mogą trwać kilka miesięcy albo nawet dłużej.

Terminy dostaw zawarte w umowach z wykonawcami mogą, w kontekście bieżących wydarzeń, okazać się niemożliwe do zrealizowania. Wynika to chociażby z ograniczenia kadr produkcyjnych wielu firm lub nawet zaprzestania produkcji w tym okresie zgodnie z decyzjami rządów danych państw. Ten problem automatycznie generuje opóźnienia w projektach dofinansowanych ze środków unijnych, gdyż wcześniej zaplanowane terminy dostaw zaczynają się przesuwać.

Każda taka sytuacja jest rozpatrywana indywidualnie. W zależności od Instytucji, Beneficjent może zostać poproszony o dodatkowe wyjaśnienia i jasne wskazanie zależności przyczynowo-skutkowych w celu dokonania przez Instytucję oceny, czy opóźnienie rzeczywiście ma związek z opisaną sytuacją epidemiologiczną.

Należy pamiętać, że mamy tutaj do czynienia z siłą wyższą, niezależną od Beneficjenta ani dostawcy. Warto o tym wspomnieć przy okazji informowania Instytucji. Należy też podkreślić istotność wprowadzanych zapisów do umów z wykonawcami dotyczących siły wyższej i warunków zmiany umowy, gdyż właśnie w takiej nieprzewidywalnej sytuacji mogą się one okazać niezwykle pomocne przy składaniu wyjaśnień i dalszej realizacji projektu.

Wydłużenie projektu

Pomimo trzymania ręki na pulsie przez Beneficjenta, może zdarzyć się, że termin dostawy maszyny nie tylko opóźni się względem umowy z wykonawcą, ale również może wykroczyć poza termin realizacji całego projektu. Oczywiście dostarczenie, odbiór i opłacenie maszyny po terminie realizacji projektu (a więc poza okresem kwalifikowalności wydatków) automatycznie sprawia, że wydatek jest niekwalifikowalny.

Aby tego uniknąć, należy złożyć do Instytucji wniosek o wydłużenie terminu zakończenia realizacji projektu. W takim wniosku warto wskazać na bezpośrednią przyczynę takiego stanu rzeczy, jaki ma ona bezpośredni wpływ na projekt oraz powołać się na siłę wyższą, niemożliwą do przewidzenia. Tutaj również każda Instytucja będzie indywidualnie rozpatrywać sytuację Beneficjenta, stąd istotne jest bezpośrednie powiązanie przyczyny (epidemia wirusa) ze skutkiem (ograniczona produkcja i późniejsza dostawa).

Wynagrodzenia w projektach

Jedną z często spotykanych kategorii kosztów, zwłaszcza w projektach badawczych, są wynagrodzenia dla pracowników zaangażowanych w projekt wraz ze składkami ZUS i US. W dobie epidemii COVID-19 wypłata wynagrodzeń może stanowić problem dla Beneficjentów – zwłaszcza tych, którzy w tym trudnym okresie swoją działalność muszą ograniczyć lub zawiesić.

Przy mocno ograniczonych wpływach utrzymanie pełnej kadry pracowniczej staje się dużym kosztem dla przedsiębiorstwa. Dlatego wiele firm zainteresuje się pomocą rządową z tzw. tarczy antykryzysowej, która to przewidziała takie mechanizmy jak m.in. możliwość odroczenia płatności składek ZUS czy dopłaty do wynagrodzeń pracowników dla firm, które ucierpiały z powodu koronawirusa.

Jak przekłada się to na rozliczanie projektu? Tutaj sytuacja wciąż nie jest jasna, gdyż brakuje oficjalnych stanowisk Instytucji Pośredniczących. Prawdopodobnym jest, że skorzystanie z mechanizmów pomocowych nie będzie miało negatywnego wpływu na rozliczanie wynagrodzeń w projektach. Można przypuszczać też, że odroczone płatności składek ZUS będzie można przedstawić do rozliczenia w okresie późniejszym.

Dlatego możliwym rozwiązaniem być może będzie sprawozdanie we wniosku o płatność wynagrodzeń w wysokości bez dopłaty. Jednak w tej materii, w celu ostatecznego rozstrzygnięcia sposobu rozliczania wynagrodzeń, należałoby się wstrzymać aż do pojawienia się oficjalnych komunikatów Instytucji w tym zakresie.

Obecna sytuacja na świecie spowodowana epidemią niesie ze sobą skutki dla Beneficjentów programów unijnych. Może ona narazić wielu niedoświadczonych Beneficjentów na stratę części lub całego dofinansowania wskutek podjęcia błędnych działań lub nie podjęcia żadnych czynności ochronnych. W tym trudnym okresie warto powierzyć swój projekt firmie doradczej i zaufać jej doświadczeniu, aby bezpiecznie przetrwać ten niełatwy dla Beneficjentów czas oraz pozytywnie zrealizować i rozliczyć projekt unijny.