Opis przedmiotu zamówienia w zapytaniu ofertowym. Jak to zrobić dobrze?

Głównym wyzwaniem przy rozliczaniu dotacji są postępowania ofertowe. To od poprawności ich realizacji zależy, czy zostanie wypłacone pełne dofinansowanie. Podpowiadam, jak zadbać o poprawność opisu przedmiotu zamówienia w zapytaniu ofertowym – które może przysporzyć wielu kłopotów.

Przede wszystkim jednoznaczność

Częstym problemem treści zapytań ofertowych jest brak jednoznaczności w opisie przedmiotu zamówienia – w tym w opisie jego parametrów oraz funkcjonalności. A jednoznaczność jest tu kluczowa, gdyż musimy wykazać, że chcemy zakupić dokładnie ten środek trwały (lub tę wartość niematerialną i prawną, lub zlecić prace budowlane), na który zostało przyznane dofinansowanie.

Dlatego to na Beneficjencie spoczywa obowiązek właściwego opisania przedmiotu zamówienia. Powinien on być jasny, jednoznaczny i wyczerpujący. Co to oznacza w praktyce? To, że powinien zawierać wszystkie parametry i funkcjonalności wskazane w dokumentacji aplikacyjnej oraz definiować je w sposób możliwie jednoznaczny.

Musimy więc unikać sformułowań „około”, „na przykład” czy „mniej więcej”. Wprowadzają one pewien przedział dopuszczalności, co w rezultacie może spowodować, że zaoferowany zostanie przedmiot zamówienia o parametrze niższym niż podanym na moment aplikacji, co skutkować może korektą finansową.

W takich przypadkach wskazane jest zastosowanie określeń, które wyraźnie wskażą, że dany parametr ma być spełniony – np. „minimum” lub „typu”.

W taki sposób powinniśmy zastępować wybrane sformułowania takimi, które są dopuszczalne i jednocześnie zapewniają zakup przedmiotu zamówienia o parametrach nie gorszych od zadeklarowanych w momencie aplikacji o dofinansowanie.

Co ze znakami towarowymi lub patentami?

Wiele aktualnie prowadzonych programów ogólnokrajowych lub regionalnych jest poświęcona innowacjom. Dlatego w dokumentacji aplikacyjnej może pojawić się przypadek, gdy do planowanego zakupu założono maszynę, której pewne rozwiązania lub funkcjonalności są chronione prawnie – czyli znakiem towarowym lub patentem.

Zgodnie z Wytycznymi w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach EFRR, EFS oraz FS na lata 2014-2020*, opis przedmiotu zamówienia nie może zawierać odniesień do znaków towarowych, patentów lub pochodzenia, źródła lub szczególnego procesu, który charakteryzuje produkty lub usługi dostarczane przez konkretnego wykonawcę, jeżeli mogłoby to doprowadzić do uprzywilejowania lub wyeliminowania niektórych wykonawców lub produktów.

Jednak z założeń projektu wynika, że niezakupienie tej konkretnej maszyny może spowodować niezrealizowanie opisanej w aplikacji innowacji – co wiązać się będzie z koniecznością zwrotu dofinansowania.

Co możemy w takim przypadku zrobić? W takich szczególnych sytuacjach, jak opisana powyżej, dopuszcza się sporządzenie opisu przedmiotu zamówienia zawierającego znaki towarowe, patenty lub odniesienia do konkretnych marek, rozwiązań, procesów – jeżeli niemożliwe jest opisanie przedmiotu zamówienia w wystarczająco precyzyjny i zrozumiały sposób.

Należy jednak pamiętać, że takie parametry należy zestawić ze słowami „lub równoważne”.

Powyższy zapis wskazuje, że wymagany jest konkretny rodzaj technologii, ale nie ogranicza on konkurencji. Dopuszcza bowiem technologie równoważne, które muszą zapewnić funkcjonalności i rezultaty nie gorsze niż wspomniana technologia.

Co ważne, w przypadku skorzystania z możliwości zastosowania takich sformułowań, nie można odrzucić oferty jako niezgodnej z zapytaniem ofertowym, jeżeli potencjalny wykonawca udowodni w swojej ofercie, że proponowane rozwiązania w równoważnym stopniu spełniają wymagania określone w zapytaniu ofertowym.

Wielkość parametrów w zapytaniu – czy mogą być niższe?

Pomimo deklaracji w dokumentacji aplikacyjnej dotyczącej parametrów kupowanych przez nas środków trwałych, często zastanawiamy się, czy możemy kupić inną maszynę –  o mniejszych lub większych parametrach.

Co do zasady, przy konstruowaniu opisu przedmiotu zamówienia wszystkie parametry i funkcjonalności wpisane w dokumentacji aplikacyjnej są obligatoryjne i należy je traktować jako minimalne. To znaczy, że nie wolno dokonać zakupu sprzętu, który będzie gorszy pod względem parametrów i funkcjonalności.

Wynika to z faktu, że Wnioskodawca we wniosku o dofinansowanie musi przedstawić konkretne cechy, parametry i funkcjonalności planowanych do zakupu elementów projektu wraz z uzasadnieniem. Na tej podstawie jest oceniany wniosek i zostaje przyznane dofinansowanie. Dlatego zakup urządzeń o gorszych parametrach jest traktowany jako realizacja projektu niezgodnie z założeniami i skutkuje korektą finansową.

Są jednak przypadki, w których zakup maszyny innej (często mniejszej) staje się uzasadniony. Może stać się tak w sytuacji, gdy maszyna nie była dostępna na rynku w momencie pisania wniosku, a – pomimo na przykład mniejszej przestrzeni roboczej czy innych parametrów – wciąż jest wystarczająca.

A dokładniej – zapewnia rezultaty nie gorsze niż pierwotnie założona maszyna oraz spełnia wszystkie założenia innowacyjności (jeżeli maszyna była wpisana w opinii o innowacyjności jako element innowacyjny). Wówczas możemy zakupić takie urządzenie – ale po wcześniejszym uzyskaniu zgody Instytucji Zarządzającej danym programem na taką zmianę.

Ochrona tajemnicy przedsiębiorstwa

W projektach traktujących o innowacjach wdrażanych w przedsiębiorstwach istotnym zagadnieniem jest tajemnica przedsiębiorstwa. O ile dokumentacja aplikacyjna jest obwarowana ochroną zawartej w niej treści, tak zapytanie ofertowe jest dokumentem ogólnie dostępnym i upublicznianym np. w Bazie Konkurencyjności. Co w takim razie zrobić, aby uchronić się przed koniecznością publikacji informacji, które są istotne z punktu widzenia złożenia oferty przez oferentów i jednocześnie stanowią „know-how” firmy?

Z pomocą przychodzi możliwość ograniczenia części opisu z zapytania. Polega ono na wyłączeniu z opisu części stanowiącej tajemnicę przedsiębiorstwa i publikacji zapytania w „uproszczonej” formie. Wyłączoną część jesteśmy zobowiązani udostępnić potencjalnym oferentom, którzy zobowiązali się do zachowania poufności.

W praktyce wygląda to tak: załącznikiem do zapytania staje się umowa poufności, którą każdy oferent jest zobowiązany podpisać i odesłać zamawiającemu, jeżeli chce uczestniczyć w przetargu i zapoznać się z całością opisu przedmiotu zamówienia.

W przypadku odmowy podpisania umowy o zachowaniu poufności, nie mamy obowiązku udostępniania pełnego opisu. W taki sposób unikamy publikacji informacji stanowiących tajemnicę firmy, natomiast sami oferenci, na mocy podpisanej umowy, zostają zobligowani do zachowania poufności w przypadku otrzymania wyłączonej części opisu przedmiotu zamówienia.

Kod CPV – co to takiego?

Do opisu przedmiotu zamówienia stosuje się nazwy i kody określone we Wspólnym Słowniku Zamówień, czyli kod CPV. Stanowi on obligatoryjny element każdego zapytania ofertowego. Choć jest traktowany dość pobieżnie, to pełni istotną rolę – stanowi bowiem swego rodzaju identyfikator przedmiotu zamówienia, który pozwala potencjalnym oferentom w szybki sposób ocenić, czy dane zapytanie ofertowe jest w kręgu ich zainteresowań.

W ten sposób można przefiltrować zapytania ofertowe i wybrać tylko te, które dotyczą np. konkretnej dziedziny związanej z działalnością firmy.

Kod CPV jest dla nas ważny również z innego powodu. Wpisanie w zapytaniu błędnego kodu może zostać potraktowane jako ograniczenie konkurencyjności, w wyniku czego wielu oferentów mogło zostać zmylonych i nie złożyć ofert na dane zapytanie.

Taka sytuacja może się wiązać z korektą finansową. Dlatego istotne jest zadbanie o to, by zapytanie było oznaczone właściwym i możliwie najbardziej dokładnym kodem CPV. W przypadku, gdy zapytanie obejmuje zakup kilku elementów projektu różnych rodzajowo, należy podać więcej niż jeden kod, tak aby każdy przedmiot zamówienia można było przyporządkować do określonego kodu.

Reasumując – opis przedmiotu zamówienia to kluczowy element każdego zapytania ofertowego. Między innymi od jego poprawności zależy to, czy zostanie wypłacone pełne przyznane dofinansowanie. Przy jego konstruowaniu należy zwrócić uwagę, by był jednoznaczny i wyczerpujący, a także pamiętać o stosowaniu odpowiednich sformułowań, które nie ograniczą konkurencyjności postępowania. Właśnie dlatego warto podejść do tego zagadnienia profesjonalnie – aby zrobić to dobrze.

*Wytyczne w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020.