Wybór wykonawcy w ramach zamówień udzielanych w projektach unijnych – jak to zrobić poprawnie?

Postępowania ofertowe są kluczowym elementem realizacji niemal każdego projektu dofinansowanego ze środków unijnych. To właśnie poprzez zamówienia publiczne dokonuje się wyboru wykonawcy dla interesującej nas usługi/dostawy/budowy przewidzianych we wniosku o dofinansowanie. Od poprawności przeprowadzenia postępowania zależy dalsza pozytywna realizacja projektu, a – co za tym idzie – otrzymanie pełnego przyznanego dofinansowania. Jakie sposoby wyłaniania wykonawców są zgodne z obowiązującymi wytycznymi?

Punktem wyjścia każdego zamówienia jest sporządzenie odpowiedniego opisu przedmiotu zamówienia. Jego zapisy są wnikliwie analizowane przez Instytucje Pośredniczące, a jego błędne sformułowanie może nieść ze sobą ryzyko korekty finansowej (jak sporządzić poprawny opis przedmiotu zamówienia przeczytacie w tym artykule).

Nie mniej istotnymi elementami są także kryteria wejścia, wymagane dokumenty, załączniki czy punktowane kryteria oceny ofert. Zwłaszcza te ostatnie pozwalają wymiernie ocenić oferty poprzez przyznanie każdej z nich punktów zgodnie z przewidzianą w zapytaniu ofertowym metodologią.

Jednak sposób wyboru wykonawcy może się różnić w zależności od przyjętej procedury zamówień. Jak więc wygląda to w praktyce?

Zasada Konkurencyjności a wybór najkorzystniejszej oferty

Najczęściej spotykaną formą stosowaną dla zamówień jest Zasada Konkurencyjności. Ponieważ jest to „najwyższa” procedura i dotyczy wszystkich zamówień o wartości powyżej 50 tys. zł netto, wymaga oa od Beneficjenta publikacji zapytania ofertowego na Bazie Konkurencyjności i dochowania szczególnej staranności przy wyborze wykonawcy.

Chcąc wyłonić zwycięzcę w postępowaniu ofertowym w ramach tej zasady, konieczne jest dokonanie wnikliwej analizy otrzymanych ofert w kilku wspomnianych wcześniej aspektach.

• Kryteria wejścia – należy ocenić, czy dany oferent spełnił postawione w zapytaniu kryteria dostępu i czy wykazał to zgodnie z wymaganiami zapytania.

Zgodnie z wytycznymi, wymogiem obligatoryjnym jest wykazanie braku powiązań pomiędzy zamawiającym a oferentem (dokładny opis tego, co rozumiane jest pod pojęciem braku powiązań, znajduje się w Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków EFRR, EFS oraz FS na lata 2014-2020).

Innym przykładowym kryterium może być dysponowanie odpowiednim potencjałem technicznym do wykonania zamówienia, a sposobem wykazania – oświadczenie. Konieczne jest zatem zweryfikowanie, czy oferent załączył do oferty oświadczenie potwierdzające posiadanie potencjału technicznego.

Należy w tym miejscu pamiętać, że kryteria nie mogą w żaden sposób dyskryminować żadnego potencjalnego oferenta oraz zawężać konkurencyjności.

• Wymagane dokumenty i załączniki – zamawiający ma obowiązek zweryfikować, czy oferent załączył do oferty wszystkie wymagane zapisami zapytania ofertowego dokumenty i załączniki, na przykład:
  • czy oferta została złożona na wymaganym formularzu,
  • czy załączono wymagane referencje i czy są aktualne,
  • czy do oferty załączono specyfikację techniczną pozwalającą ocenić parametry oferowanego sprzętu,
  • czy wszystkie dokumenty są podpisane przez osobę upoważnioną do reprezentowania oferenta,
  • czy oferta wpłynęła do zamawiającego w wyznaczonym terminie itp.

Ilość dokumentów wymaganych sprawdzenia może być oczywiście dłuższa w przypadku postawienia w zapytaniu dodatkowych wymagań.

• Kryteria oceny – są to kryteria ustalane przez zamawiającego i służą przyznaniu punktów każdej z ofert. To w oparciu o uzyskaną punktację wybiera się najkorzystniejszą ofertę.

Takimi kryteriami mogą być cena, gwarancja, czas reakcji serwisu itp. Jednakże trzeba pamiętać, że ocenie punktowej mogą zostać poddane jedynie oferty, które spełniły wymogi formalne zapytania, tzn. spełniły warunki formalne (jak kryteria wejścia) oraz są kompletne i podpisane.

Pamiętajmy, że jeżeli któraś z ofert jest niepełna lub niejasna dla zamawiającego, powinien on zwrócić się do oferenta o uzupełnienie i wyjaśnienie wątpliwych kwestii.

Uzyskana w wyniku oceny punktacja poszczególnych poprawnych ofert jest obligująca do wyboru wykonawcy, którego oferta otrzymała najwyższą łączną liczbę punktów z kryteriów punktowanych. Nie ma możliwości wyboru oferty, która uzyskała niższą liczbę punktów, chyba, że oferent, który wygrał odmówi podpisania umowy – wówczas, jeżeli przewidywało to zapytanie, zamawiający ma prawo zwrócić się do oferenta, którego oferta zajęła kolejne miejsce wg uzyskanych punktów.

Postępowanie zgodnie z zasadą konkurencyjności wymaga także od zamawiającego sporządzenia protokołu wyboru ofert, który powinien stanowić opis i podsumowanie całej procedury. Wyniki postępowania należy także upublicznić na Bazie Konkurencyjności. Po zakończeniu tych formalności można przystąpić do podpisania umowy z wyłonionym wykonawcą.

Rozeznanie rynku – jak wyłonić wykonawcę?

Zasada rozeznania rynku dotyczy zamówień o wartości zawartej w przedziale 20-50 tys. zł netto. Pozwala ona również na udzielenie zamówienia wykonawcy w sposób konkurencyjny, jednak jest dużo mniej sformalizowana. Nie znaczy to jednak, że zamawiający posiada pełną dowolność przy wyborze.

By właściwie wyłonić wykonawcę w tej procedurze, konieczne jest dokonanie analizy cenników/ofert zebranych z rynku. W tym celu można np. wysłać opis przedmiotu zamówienia do potencjalnych wykonawców lub pobrać cenniki ze stron internetowych. Należy pamiętać, że oferty/cenniki muszą zawierać przedmiot zamówienia zgodny z dokumentacją aplikacyjną.

Gdy mamy już to za sobą, możemy przystąpić do wyboru najkorzystniejszej oferty. Co istotne, dokonanie analizy wybranych ofert lub cenników nie obliguje zamawiającego do wyboru którejś z nich – jeżeli zamawiający znajdzie ofertę korzystniejszą od zupełnie innej firmy (nie uwzględnionej w analizie), może dokonać zamówienia właśnie u niej. W przypadku rozeznania rynku formalizowanie zamówienia poprzez podpisanie umowy nie jest wymagane.

Zakup z wolnej ręki

By wyczerpać temat, warto w kilku słowach poruszyć również zagadnienie zamówień o wartości nieprzekraczającej 20 tys. zł netto. Jest to procedura o najniższym stopniu sformalizowania, która pozwala zamawiającemu na wybór wykonawcy z wolnej ręki.

Oznacza to w praktyce, że zamawiający, posiadający wiedzę na temat przedmiotu zamówienia, samodzielnie dokonuje wyboru wykonawcy, u którego chce dokonać zamówienia i dokonuje zamówienia bezpośrednio u niego, bez konieczności tworzenia zapytania ofertowego czy dokonywania analizy rynku.

Na względzie trzeba mieć oczywiście zapewnienie zgodności zamawianego sprzętu/usługi z parametrami z dokumentacji aplikacyjnej. Mimo prostoty tej procedury, zaleca się jednak sporządzenie notatki z całego procesu, gdzie można opisać sposób wyboru i przebieg całej procedury.

Reasumując – wybór wykonawcy zamówienia to finalizacja każdego postępowania ofertowego. Wiąże się to jednak z koniecznością dochowania wielu procedur, by nie naruszyć konkurencyjności postępowania i tym samym nie narazić się na ewentualną korektę finansową.

Jeżeli chcesz mieć pewność poprawności przeprowadzanych w projekcie unijnym postępowań o udzielenie zamówienia, warto zwrócić się do podmiotu doradczego i skorzystać z jego wiedzy oraz doświadczenia, by uniknąć późniejszych nieprzyjemności w trakcie realizacji.