Rozliczenie dotacji z ARiMR polega na wykazaniu, że inwestycja została zrealizowana zgodnie z umową: wydatki zostały poniesione i udokumentowane, zakres rzeczowy wykonany, a cele projektu osiągnięte. W artykule omawiamy najważniejsze zasady rozliczania dotacji inwestycyjnych dla firm z sektora przetwórstwa rolno-spożywczego, pamiętając, że szczegółowe wymagania zależą od programu, naboru, rodzaju inwestycji i umowy.
Spis treści
Na czym polega rozliczenie dotacji z ARiMR?
ARiMR wdraża różne programy wsparcia, dlatego sposób rozliczenia zależy od konkretnego programu, rodzaju inwestycji oraz zapisów umowy o przyznaniu pomocy. Niniejszy artykuł dotyczy dotacji inwestycyjnych dla przedsiębiorców z sektora przetwórstwa rolno-spożywczego, w ramach których pomoc jest wypłacana w związku z realizacją określonego przedsięwzięcia inwestycyjnego.
Rozliczenie dotacji polega przede wszystkim na wykazaniu, że inwestycja została zrealizowana zgodnie z umową oraz że wydatki objęte pomocą zostały faktycznie poniesione i prawidłowo udokumentowane. Proces ten obejmuje w szczególności:
- przygotowanie i złożenie wniosku o płatność,
- przedstawienie faktur i dowodów zapłaty,
- udokumentowanie wykonania zakresu rzeczowego inwestycji.
W zależności od rodzaju projektu może obejmować także: przedstawienie protokołów odbioru, dokumentacji budowlanej, dokumentów dotyczących środków trwałych czy wymaganych decyzji i pozwoleń.
Przy rozliczeniu istotne jest również zachowanie zasad dotyczących kwalifikowalności wydatków, dokumentowania racjonalności kosztów, realizacji obowiązków informacyjnych oraz innych zobowiązań wynikających z umowy. ARiMR weryfikuje przedstawioną dokumentację i może wezwać beneficjenta do złożenia wyjaśnień lub uzupełnienia dokumentów, a także przeprowadzić kontrolę realizacji inwestycji.
Nie istnieje zatem jeden uniwersalny zestaw dokumentów i jedna procedura rozliczania wszystkich dotacji ARiMR. Zakres dokumentacji zależy od programu, umowy i rodzaju inwestycji.
Więcej o prawidłowej realizacji projektu współfinansowanego ze środków UE pisaliśmy także w artykułach: Jak prawidłowo rozliczać dotacje? Najważniejsze zasady i obowiązki oraz Etapy realizacji i rozliczenia projektu unijnego. Warto przeczytać, aby poznać ramowe zasady obowiązujące beneficjentów funduszy.
Wniosek o płatność ARiMR – jak prawidłowo rozliczyć wydatki?
Jakie informacje trzeba wykazać we wniosku?
Składając wniosek o płatność w systemie właściwym dla danego programu, należy wypełnić m.in. dane dotyczące kosztów realizacji przedsięwzięcia dla danego etapu, wnioskowanej kwoty wsparcia, numeru rachunku odbiorcy wsparcia, formy prowadzonej ewidencji księgowej, wykazu faktur oraz – w zależności od rodzaju inwestycji – parametrów maszyn i urządzeń, wykazu kont księgowych i innych informacji wymaganych dla danego działania. Do wniosku należy również dołączyć niezbędne załączniki.
Kiedy składa się wniosek o płatność w ARiMR? Wniosek o płatność końcową a wniosek o płatność częściową
Termin składania wniosków o płatność wynika z umowy o przyznaniu pomocy i zasad danego programu określonych w regulaminie naboru wniosków o dofinansowanie.
Przykładowo w interwencji I.10.7.1 „Rozwój współpracy w ramach łańcucha wartości (dotacja) – poza gospodarstwem”, realizowanej w ramach Planu Strategicznego dla Wspólnej Polityki Rolnej na lata 2023–2027, operacja może być zrealizowana maksymalnie w dwóch etapach. Po zrealizowaniu każdego etapu składany jest odrębny wniosek o płatność, co oznacza, że w przypadku operacji realizowanej dwuetapowo może zostać złożony jeden wniosek o płatność pośrednią i jeden wniosek o płatność końcową.
Wnioski refundacyjne w tym przypadku należy złożyć w okresie nie dłuższym niż 24 miesiące od dnia zawarcia umowy o przyznaniu pomocy, nie później niż do 30 czerwca 2029 r. Szczegółowe terminy złożenia wniosków o płatność określa każdorazowo umowa o przyznaniu pomocy.
Gdzie składa się wniosek o płatność ARiMR?
Co do zasady, w większości projektów rozliczanych z ARiMR, wnioski o płatność składane są w systemie teleinformatycznym PUE ARiMR. System ten jest stosowany w większości programów krajowych, Planie Strategicznym dla Wspólnej Polityki Rolnej na lata 2023–2027 oraz w działaniach z Krajowego Planu Odbudowy (KPO), gdzie ARiMR jest bezpośrednią instytucją odpowiedzialną za rozliczenie.
Jakie dokumenty są potrzebne do rozliczenia dotacji inwestycyjnych z ARiMR dla firm?
Zakres dokumentacji zależy od rodzaju inwestycji i zrealizowanych zadań: inny będzie przy zakupie maszyny, inny przy robotach budowlanych czy inwestycji wymagającej decyzji administracyjnych. Szczegółowo wszystkie załączniki wymienia dokument „Wykaz załączników do wniosku o płatność” określony odrębnie dla każdego działania. Katalog obejmuje m.in. takie dokumenty, jak: faktury, dowody zapłaty, umowy z dostawcami lub wykonawcami, dokumentację księgową, protokoły odbioru, dokumenty dotyczące środków trwałych, dokumentację budowlaną oraz dokumenty potwierdzające wykonanie obowiązków informacyjnych.
Przygotowanie do rozliczenia projektu powinno obejmować więc zgromadzenie pełnej dokumentacji w okresie jego realizacji. Oznacza to, że przed złożeniem końcowego wniosku o płatność należy uregulować wszystkie faktury, dokonać odbioru środków trwałych oraz sfinalizować wszelkie prace budowlane.
Faktury i dokumenty księgowe
Podstawowym dokumentem potwierdzającym poniesienie kosztu jest faktura lub dokument o równoważnej wartości dowodowej. Dokument powinien pozwalać na powiązanie wydatku z konkretnym elementem inwestycji, dlatego też bardzo istotne jest zwrócenie uwagi na prawidłową nazwę pozycji na fakturze. Jeżeli sama faktura nie pozwala jednoznacznie określić, czego dotyczył wydatek, do dokumentacji należy dołączyć również umowę z wykonawcą zawierającą odpowiednią specyfikację lub inne dokumenty pozwalające na identyfikację zakresu wydatku.
Dowody zapłaty
Faktura nie potwierdza sama w sobie dokonania zapłaty, dlatego istotne są również dowody zapłaty. Koszty kwalifikowalne będące podstawą wypłaty pomocy powinny być poniesione w formie rozliczenia bezgotówkowego, dokonanego przelewem.
Protokoły odbioru
Przy robotach budowlanych i dostawach urządzeń istotne są dokumenty potwierdzające wykonanie zakresu rzeczowego. Mogą to być protokoły odbioru robót, protokoły dostawy, montażu i rozruchu maszyn – w zależności od charakteru inwestycji.
Dokumentacja dotycząca inwestycji budowlanych
Inwestycje budowlane wymagają dodatkowego udokumentowania. W zależności od zakresu prac mogą być potrzebne dokumenty potwierdzające zakończenie robót, kosztorysy powykonawcze, rysunki zamienne czy oświadczenia dotyczące wykonania robót zgodnie z projektem.
Pozwolenia, decyzje i zaświadczenia
Jeżeli charakter inwestycji wymaga uzyskania określonych decyzji lub spełnienia wymogów branżowych, dokumenty te również są elementem rozliczenia. Dotyczy to m.in. dokumentacji budowlanej, środowiskowej, sanitarnej, weterynaryjnej czy dokumentów związanych z systemami jakości – jeżeli są wymagane w związku z konkretną inwestycją.
Inne dokumenty potwierdzające realizację projektu
Do innych dokumentów potwierdzających realizację projektu zalicza się takie dokumenty, jak m.in.:
- umowy z wykonawcami oraz zamówienia,
- dokumentacja potwierdzająca przyjęcie środków trwałych do użytkowania,
- dokumenty potwierdzające, że beneficjent prowadzi oddzielny system rachunkowości lub korzystał z odpowiedniego kodu rachunkowego dla wszystkich transakcji związanych z realizacją operacji – jeżeli taki obowiązek wynika z zasad danego programu,
- dla inwestycji budowlanych: kosztorys różnicowy wraz z rysunkami zamiennymi do projektu budowlanego, jeśli dotyczy, oraz kosztorys powykonawczy szczegółowy,
- dokumenty potwierdzające realizację działań informacyjno-promocyjnych.
Wybór wykonawców i dostawców – co trzeba udokumentować?
Prawidłowe rozliczenie zaczyna się jeszcze przed poniesieniem wydatku. Wszelkie koszty należy ponosić z zachowaniem zasad równego traktowania, przejrzystości i racjonalności oraz z unikaniem konfliktu interesów.
Przykładowo, w przypadku interwencji I.10.7.1 wymagane jest udokumentowanie racjonalności planowanych kosztów. Jeżeli koszt przekracza 20 tys. zł netto (z wyjątkiem określonych kosztów budowy, przebudowy lub remontu połączonego z modernizacją), już do wniosku o przyznanie pomocy należy przedstawić co najmniej dwie oferty od różnych dostawców lub wykonawców. Jeżeli z obiektywnych przyczyn nie można uzyskać dwóch ofert, możliwe jest przedstawienie jednej, zgodnie z zasadami określonymi dla tego instrumentu.
W trakcie realizacji projektu należy zadbać o to, aby ponoszone wydatki odpowiadały zakresowi rzeczowemu i finansowemu określonemu w umowie oraz były prawidłowo udokumentowane. Warto podkreślić, że skoro instytucja ocenia racjonalność kosztów już na etapie ubiegania się o pomoc, to na etapie realizacji projektu nie trzeba ponownie szacować kosztów ani przeprowadzać przetargu czy konkurencyjnego postępowania wyboru wykonawcy. Istotne jest natomiast zachowanie dokumentacji dotyczącej ofert i sposobu ustalenia kosztów, zgodnie z zasadami obowiązującymi przy ubieganiu się o pomoc.
Ważne jest również, aby ten sam wydatek nie został przedstawiony do rozliczenia w więcej niż jednym źródle finansowania. W przypadku interwencji I.10.7.1 obowiązuje zakaz podwójnego finansowania. Zasady dotyczące jego niedopuszczalności należy każdorazowo sprawdzić w dokumentacji właściwego instrumentu wsparcia.
Obowiązki informacyjno-promocyjne przy realizacji projektu
Rozliczenie dotacji obejmuje również obowiązki informacyjne związane z otrzymaną pomocą. W przypadku projektów inwestycyjnych realizowanych w ramach PS WPR potwierdzenie spełnienia obowiązku informowania i rozpowszechniania informacji o pomocy może należeć do dokumentacji składanej wraz z wnioskiem o płatność.
Do obowiązków informacyjno-promocyjnych zalicza się m.in.:
- umieszczenie w odpowiednim miejscu tablicy informacyjnej,
- umieszczenie informacji o przyznaniu dofinansowania na stronie internetowej i w mediach społecznościowych,
- umieszczenie właściwych logotypów na środkach trwałych i dokumentach wytworzonych w ramach projektu – jeżeli wymagają tego zasady danego programu.
Obowiązki informacyjne powinny być realizowane zgodnie z zasadami właściwymi dla danego programu, a ich wykonanie musi być możliwe do wykazania na etapie rozliczenia. Nie należy więc traktować ich jako elementu dodatkowego, który można uzupełnić dopiero po zakończeniu inwestycji.
Co sprawdza ARiMR podczas rozliczania dotacji inwestycyjnych dla przedsiębiorstw – jak przygotować dokumentację?
ARiMR weryfikuje, czy operacja została zrealizowana zgodnie z umową oraz czy spełnione zostały warunki wypłaty pomocy. Agencja jest również uprawniona do przeprowadzania kontroli na miejscu wnioskodawcy lub beneficjenta, m.in. w zakresie danych podanych we wniosku oraz zobowiązań wynikających z umowy.
Dokumentacja powinna tworzyć spójną całość: faktura, płatność, umowa, protokół odbioru i zakres rzeczowo-finansowy powinny odnosić się do tego samego elementu inwestycji.
Warto pamiętać, że wypłata refundacji nie kończy wszystkich obowiązków beneficjenta. W przypadku I.10.7.1 okres związania celem wynosi pięć lat od wypłaty płatności końcowej. W tym okresie beneficjent powinien utrzymać spełnienie warunków przyznania pomocy i realizować zobowiązania określone dla interwencji.
Warto wiedzieć: Co zrobić, kiedy w projekcie zostanie nałożona korekta finansowa?
Rozlicz dotację z ARiMR ze wsparciem ekspertów ECDF
ECDF ma doświadczenie w przygotowywaniu i rozliczaniu projektów realizowanych ze środków obsługiwanych przez ARiMR, w tym projektów dotyczących przetwórstwa oraz przedsięwzięć infrastrukturalnych. Obejmuje ono także etap rozliczenia inwestycji i weryfikację dokumentacji związanej z poniesionymi wydatkami.
Wsparcie przy rozliczaniu dotacji inwestycyjnej z ARiMR może obejmować analizę dokumentacji projektu, weryfikację kwalifikowalności wydatków oraz przygotowanie dokumentów niezbędnych do prawidłowego rozliczenia. Każdorazowo odnosimy się przy tym do regulacji właściwych dla konkretnego programu, naboru, zawartej umowy i rodzaju realizowanej inwestycji.
Dzięki współpracy z doradcami ECDF można uporządkować dokumentację i przygotować ją zgodnie z wymaganiami właściwego instrumentu wsparcia.
FAQ:
Czy wydatek w ramach ARiMR musi być zapłacony przed złożeniem wniosku o płatność?
Co do zasady tak. W rozliczeniu trzeba odróżnić cztery etapy: wykonanie dostawy lub usługi, wystawienie faktury, poniesienie wydatku, czyli jego zapłatę, oraz wykazanie kosztu we wniosku o płatność. Dostawa lub usługa, a nawet sama faktura, nie oznaczają jeszcze, że wydatek został poniesiony. Koszt kwalifikowalny można wykazać we wniosku dopiero wtedy, gdy został faktycznie zapłacony i odpowiednio udokumentowany. Dlatego płatność za fakturę powinna nastąpić przed złożeniem wniosku o płatność, chyba że przepisy danego działania lub umowa przewidują wyjątek.
Czy w ramach ARiMR można rozliczyć wydatek poniesiony przed rozpoczęciem projektu?
Zależy to od programu i rodzaju kosztu. W przypadku I.10.7.1 koszty kwalifikowalne co do zasady nie mogą być ponoszone wcześniej niż od dnia złożenia wniosku o przyznanie pomocy. Wyjątek stanowią koszty ogólne, które mogą być ponoszone od 1 stycznia 2023 r. Koszty ogólne to m.in. określone koszty przygotowania dokumentacji technicznej, takie jak biznesplan czy kosztorysy i projekty budowlane.
Czy ARiMR może wezwać firmę do dodatkowych wyjaśnień?
Tak. W trakcie weryfikacji przez ARiMR wniosku o płatność mogą pojawić się wezwania do uzupełnienia lub wyjaśnienia dokumentacji. Wnioskodawca jest zobowiązany przedstawić odpowiednie wyjaśnienia i uzupełnić brakującą dokumentację.
Czy po wypłacie dotacji ARiMR może przeprowadzić kontrolę projektu?
Tak. W przypadku I.10.7.1 ARiMR jest uprawniona do kontroli na miejscu w trakcie realizacji projektu, jak i po jego zakończeniu, a beneficjent pozostaje związany określonymi zobowiązaniami również po wypłacie płatności końcowej. Okres związania celem wynosi pięć lat od tej płatności.
Chcesz, żeby żadne dofinansowanie Ci nie uciekło?
Skorzystaj z bezpłatnego monitoringu i otrzymuj krótkie powiadomienia o nowych dotacjach i pożyczkach unijnych. [Zapisz się teraz]
Informacje o możliwościach rozwoju Twojego biznesu publikujemy też tutaj: [Obserwuj nas na LinkedIn]
