Zasady wydatkowania zaliczki w programie Ścieżka Smart

Często stosowaną formą finansowania prac badawczo-rozwojowych w projektach dofinansowywanych z Funduszy Europejskich jest wykorzystanie środków z zaliczki, o którą Beneficjenci mogą się ubiegać na zasadach określonych w umowie o dofinasowanie. Ponieważ przestrzeganie tych zobowiązań warunkuje uznanie poniesionych kosztów za kwalifikowalne, w artykule przypominamy o zalecanych mechanizmach dokonywania płatności z konta zaliczkowego na przykładzie działania Ścieżka SMART.

Zasady przyznawania zaliczki

Zgodnie z umową o dofinansowanie projektu, w instrumencie Ścieżka SMART Beneficjenci mogą wnioskować o wypłatę transzy zaliczki w kwocie nie przekraczającej 40% całkowitej wartości przyznanego dofinansowania. Przygotowując kolejne wnioski o płatność należy pamiętać, że suma kwoty zaliczki wnioskowanej oraz zaliczki nierozliczonej w poprzednich wnioskach także nie może przekroczyć  40% całkowitej wartości dofinansowania. Łączna kwota dofinansowania w formie zaliczki nie może natomiast przekroczyć 90% całkowitej kwoty dofinansowania projektu. Zaliczka przekazywana jest na wyodrębniony w tym celu rachunek bankowy.

Zaliczka wypłacana jest na poczet wydatków kwalifikowalnych, określonych w budżecie projektu. Nie jest możliwe regulowanie z konta zaliczkowego płatności niezwiązanych z projektem lub dotyczących wydatków niekwalifikowalnych, a transakcje dokonywane na wyodrębnionym rachunku bankowym przeznaczonym do obsługi zaliczki będą podlegały weryfikacji na podstawie wyciągu
z rachunku bankowego.

Mechanizm dokonywania płatności

Beneficjenci, którzy chcą uregulować zobowiązanie jednym przelewem, mogą dokonać płatności z innego konta firmowego, a następnie przelać środki w wysokości odpowiadającej kwocie dofinansowania z konta zaliczkowego na konto firmowe. Dopuszczalne jest także uprzednie zrealizowanie przelewu z konta zaliczkowego na inne konto firmowe w celu zasilenia konta firmowego na poczet uregulowania zobowiązania, ale przelew wewnętrzny powinien być dokonany w tym samym dniu co zapłata zobowiązania. Konieczne jest opisanie transakcji w ramach przelewu wewnętrznego w sposób, który powiąże ją z poniesionymi wydatkami kwalifikowalnymi. Wszelkie działania muszą być dokonane w sposób przejrzysty, ponieważ niezbędne będzie  udokumentowanie wykorzystania środków zaliczkowych na wydatki kwalifikowalne.

Dodatkowo, w przypadku  realizacji modułu B+R możliwe jest pobranie z konta zaliczkowego na inne konto firmowe kwoty odpowiadającej odpisom amortyzacyjnym po dokonaniu tych odpisów, jeżeli w projekcie zaplanowano koszty amortyzacji sprzętu i aparatury naukowo-badawczej.

Po poniesieniu każdego wydatku stanowiącego koszt kwalifikowalny w projekcie, Beneficjentom przysługuje prawo do proporcjonalnej wypłaty kosztów pośrednich. Przed dokonaniem przelewu należy się jednak upewnić, że kwota ryczałtu została prawidłowo obliczona, ponieważ w przypadku dokonania przelewu o zbyt wysokiej wartości, różnica może zostać uznana za wydatkowaną niezgodnie z przeznaczeniem.

Rozliczanie zaliczki w projekcie

Zgodnie z umową o dofinansowanie, zaliczkę należy rozliczyć w ciągu 6 miesięcy od dnia otrzymania przelewu na rachunek bankowy. Nieterminowe rozliczenie zaliczki skutkować będzie naliczeniem odsetek jak dla zaległości podatkowych. Rozliczenie zaliczki polega na wykazaniu faktycznie poniesionych wydatków we wniosku o płatność lub zwrocie niewykorzystanej zaliczki. O kolejną transzę zaliczki można wnioskować najwcześniej po rozliczeniu 70% przekazanej łącznej kwoty zaliczki.

Zalecamy, aby rachunek bankowy dedykowany do obsługi zaliczki był rachunkiem nieoprocentowanym. Ewentualne odsetki bankowe narosłe w ciągu roku kalendarzowego od dofinansowania przekazanego w formie zaliczki, Beneficjent zobowiązany jest zwrócić w terminie do 15 stycznia roku następnego, oddzielnym przelewem.

Podsumowanie

Ponieważ w umowie o dofinansowanie określono wiele zasad warunkujących prawidłowe rozliczanie środków pobieranych w formie zaliczki, przed dokonaniem płatności warto zapoznać się z wszystkimi mechanizmami, które gwarantują poprawne rozliczenie wydatkowania w tej formie. Wszelkie nieprawidłowości w tym zakresie mogą skutkować problemami w skutecznej realizacji dofinansowanego przedsięwzięcia. Jeśli potrzebujesz wsparcia – zgłoś się do naszego Działu Realizacji Projektów.

Autor

Julia Kłosowska

Starsza Specjalistka ds. realizacji projektów UE