Wiedza

14 Sierpnia 2019

Dlaczego warto oddać zarządzanie dofinansowanym projektem firmie doradczej?

Jeśli jesteś przedsiębiorcą, którego projekt znalazł się na liście rankingowej, stajesz przed trudnym wyborem. Musisz wybrać strategię zarządzania projektem. Opcji jest kilka – możesz realizować projekt samodzielnie, zatrudnić w firmie eksperta lub przekazać to zadanie firmie doradczej. Pamiętaj jednak, że w tym ostatnim przypadku doświadczenie opiekuna zarządzającego Twoim projektem to tak naprawdę suma wiedzy i doświadczeń pracowników całej firmy doradczej, a zatem większa szansa na sukces przy formalnym rozliczeniu dotacji.

Wybór modelu zarządzania dofinansowanym projektem to naprawdę bardzo ważna decyzja. Dlatego przed jej podjęciem warto dobrze się zastanowić i rozważyć wszystkie opcje. Pierwsza myśl, jaka pojawia się u wielu Beneficjentów to „a może zrobię to sam”. Oczywiście, że możesz rozliczyć projekt sam – nie zapłacisz za to pieniędzmi, ale czasem pracy, który – z dużym prawdopodobieństwem – zahaczy także o życie prywatne. Wielu Beneficjentów nie zdaje sobie sprawy jak czasochłonna i wymagająca jest obsługa nawet „najprostszego” i najkrótszego projektu. A jeśli nie masz w tym doświadczenia i co chwilę musisz szukać porady u specjalistów lub przeszukiwać internet w poszukiwaniu nie zawsze sprawdzonych sugestii – musisz wiedzieć, że rozpoczynasz drogę pełną nerwów, wątpliwości, czasu spędzonego w dokumentach i… niekoniecznie wartą „zaoszczędzonych” pieniędzy.

Drugą możliwością jest zatrudnienie w firmie dedykowanego pracownika, który zajmie się realizacją projektu. Wówczas musisz zaufać, że jego doświadczenie (o ile w ogóle takie będzie posiadał) wystarczy, żeby obronić Twój projekt w toku realizacji. Celowo używam tu słowa „obronić” – bo realizowanie projektu to ciągła walka o fizyczne otrzymanie dotacji, którą się teoretycznie „dostało”. Nie wystarczy realizować wniosku zgodnie z zapisami we wniosku aplikacyjnym, należy przede wszystkim odpowiednio udokumentować pojedyncze prace, co wbrew pozorom nie jest wcale proste.

Wreszcie – możesz zatrudnić opiekuna z firmy doradczej. Koszt z dużym prawdopodobieństwem okaże się niższy, niż kwota przeznaczana na utrzymanie swojego pracownika, a otrzymane w gratisie doświadczenie jego kolegów z zespołu – realizujących w tym samym czasie wiele podobnych do Twojego projektów, na których zdobywają wiedzę i testują scenariusze postępowania – będą wręcz bezcenne.

Wiedza vs doświadczenie

Samodzielne zarządzanie projektem to bez wątpienia najtrudniejsza z form zarządzania. Wymaga wielu poświęceń i tak naprawdę pracy na co najmniej dwa etaty. Musisz przecież wciąż zajmować się bieżącym funkcjonowaniem firmy. Do tego w krótkim czasie, poza szefem przedsiębiorstwa, musisz stać się również specjalistą od rozliczania projektu.

Ryzyko takiego rozwiązania jest ogromne. Dlaczego? Zmieniające się wytyczne wymuszają bieżące weryfikowanie procedur, tworzenie wzorów dokumentów, udział w szkoleniach, pełną kontrolę nad procesem ofertowania oraz wnioskowania o środki. Jeżeli jakimś cudem uda się to połączyć z dotychczasowymi obowiązkami, nie ciesz się za szybko. Jesteś dopiero w połowie drogi. Masz teoretyczną wiedzę, którą teraz należy przełożyć na działanie. Musisz opanować odpowiednie programy do publikacji zapytań ofertowych, składania wniosków o płatność i wprowadzania zmian we wniosku aplikacyjnym. Musisz stworzyć od zera dokumenty, na których będziesz pracował. Poza realizacją projektu powinieneś zająć się także odpowiednim dokumentowaniem całego procesu. A pamiętaj, że każdy Twoja pomyłka to, co najmniej wydłużenie czasu rozliczania projektu i tym samym otrzymania refundacji.

Powyższy scenariusz zakłada, że wszystko będzie się toczyło według ustalonego harmonogramu, a Ty nigdy nie popełnisz żadnego błędu. A co, jeśli jednak nie wszystko pójdzie zgodnie z planem?

Szczególne przypadki wymagają szczególnego działania i niestety na wiele pytań nie udaje się znaleźć odpowiedzi w dokumentach. Jeżeli w firmie doradczej z wieloletnim doświadczeniem pracownicy niemal codziennie mają powody do robienia tzw. „burzy mózgów”, bo zaskakują ich nowe sytuacje Beneficjentów to jak Ty, bez tej wiedzy, chcesz sobie radzić z tym sam?

Pracownik na etacie

Zatem może warto zdecydować się na zatrudnienie dedykowanego pracownika do pracy przy dotacji. Nie będzie on zajmował się prowadzeniem firmy, więc łatwiej mu będzie skoncentrować się na obowiązkach wynikających z zarządzania projektem. Mając wcześniejsze doświadczenie będzie potrafił poruszać się w sferze procedur i wytycznych. Będzie miał zapewne również wypracowane kontakty z instytucją. Zatrudniając go korzystasz jednak wyłącznie z doświadczenia jednej osoby i bazujesz na projektach, przy których dotychczas pracował. A co więcej za jego wynagrodzenie zapłacisz kilka razy tyle, ile kosztuje wynajęcie firmy doradczej. Twój pracownik może zachorować, może wyjechać na urlop albo po prostu nagle odejść. Zostaniesz czasowo lub na stałe bez specjalisty, od którego zależy czy zachowasz, czy stracisz pieniądze z dotacji.

Dlaczego najlepszą opcją jest wynajęcie opiekuna z firmy doradczej?

Gdy Twój projekt dostaje opiekuna – tak naprawdę korzystasz z opieki całej firmy doradczej. Każdemu klientowi przypisujemy jednego pracownika – to on wprowadza Cię w tajniki dotacji, tłumaczy po kolei obowiązujące procedury, wyjaśnia wytyczne. On przygotowuje wzory pism, doradza w jaki sposób skonstruować zapytanie ofertowe, jak działać, żeby w świetle obowiązujących przepisów być wzorowym Beneficjentem. On składa wnioski o płatność, pisze pisma wnoszące o zmiany, publikuje zapytania ofertowe. Wreszcie przygotowuje Cię do kontroli w taki sposób, aby była ona jedynie formalnością. Co się dzieje, jeśli pojawia się kwestia niestandardowa? Jeżeli Twój opiekun nie zna odpowiedzi na pojawiające się pytanie, w zdobycie odpowiedzi angażuje cały zespół specjalistów ds. realizacji projektów. Na tym etapie zostaje rozstrzygnięta większość nietypowych kwestii. Wieloletnie doświadczenie pracowników, a także wspólna wymiana myśli pozwala na znalezienie odpowiedniego rozwiązania. Zdarzają się natomiast sytuacje, kiedy zaangażować trzeba pozostałe zespoły – zespół konsultantów oraz specjalistów przygotowujących projekty. Wszystkim pracownikom zależy na tym, żebyś nie stracił dotacji, dlatego każdy z nich będzie starał się Ci pomóc.

Wiedza, kontakty z instytucjami i szersza perspektywa

To jak będzie wyglądać rozliczenie dotacji w dużej mierze zależy od tego, jaki system pracy ma opiekun  przypisany do projektu po stronie Instytucji Zarządzającej. Od jego pracy zależy tempo wypłacenia refundacji, które nieraz jest kluczowe dla zachowania płynności finansowej przedsiębiorcy. O to przecież chodzi w dotacji, żebyś jak najszybciej ją fizycznie otrzymał. Firma doradcza pracująca od lat z tymi samymi urzędnikami zna ich zwyczaje i wie w jaki sposób przygotowywać pisma oraz wnioski, aby rozliczanie było jak najsprawniejsze.

Korzystając z usług firmy doradczej nigdy nie zostaniesz też pozostawiony bez wsparcia – jeśli Twój opiekun pojedzie na urlop, otrzymasz odpowiednie zastępstwo. System ciągłości obsługi jest tak skonstruowany, że możesz spokojnie realizować projekt mając gwarancję pomocy ze strony osoby zastępującej.

To co jednak najważniejsze – współpracując z firmą doradczą zyskujesz szersze spojrzenie na to, co się dzieje. Każda sprawa jest rozpatrywana w szerszym kontekście, ponieważ wszystko co się dzieje w projekcie, ma swoje późniejsze konsekwencje. Nie mając doświadczenia, nie jesteś w stanie ich przewidzieć.

Oddaj swój projekt w dobre ręce

Ty jako Beneficjent znasz się na merytorycznej stronie realizacji projektu. My potrafimy realizować projekty formalnie. Niech każdy robi to, co umie najlepiej. Oddając swój projekt w ręce specjalistów z działu zarządzania realizacją projektów UE zapewniasz sobie największe szanse na formalny sukces rozliczania projektu oraz spokój. Merytoryczny sukces zależy wyłącznie od Ciebie.

Autor: 
Katarzyna Wałczyńska

Specjalizuję się w rozliczaniu projektów inwestycyjnych oraz badawczo-rozwojowych zarówno w konkursach regionalnych jak i ogólnokrajowych. Mam doświadczenie w realizowaniu projektów w perspektywie 2007-2013 oraz 2014-2020.